home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / zpay300b.arc / ZPAY32.ARC / ZPAY3.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-08-07  |  257KB  |  6,976 lines
  1.          *******NOTICE THIS MANUAL IS ABOUT 227 PAGES IN LENGTH*******
  2.  
  3.                      ***  DO NOT CALL FOR TECHNICAL SUPPORT  ***
  4.                      ***   IF YOU HAVE NOT REGISTERED YOUR   ***
  5.                      ***  COPY OF THE ZPAY 3 PAYROLL SYSTEM. ***
  6.  
  7.           You may call and register your copy with a mastercard visa charge
  8.           card by calling (312) 671-3364
  9.  
  10.                                   ZPAY 3 Order Form
  11.  
  12.           Registration fee: $69.95 plus $5.00 shipping and handling.
  13.  
  14.           Upon registration you will receive a registered copy of ZPAY 3
  15.           along with a printed illustrated manual and become eligible for
  16.           technical support.  You will also become eligible for the ZPAY 3
  17.           upgrade program.
  18.  
  19.           Fill out this form and return it along with your check payable to
  20.           ZPAY Payroll Systems in US currency to:
  21.  
  22.                                 ZPAY Payroll Systems
  23.                                     P.O. Box 445
  24.                             Franklin Park, IL 60131-0445
  25.  
  26.           Check enclosed ____  or charge my Visa ____ or Master Card ____
  27.  
  28.           Card number:____________________________ Expires:______________
  29.  
  30.           Signature:_____________________________________________________
  31.  
  32.           Name:________________________________________
  33.  
  34.           Company:_____________________________________
  35.  
  36.           Street Address:______________________________
  37.  
  38.           City:________________________________________
  39.  
  40.           State:_____________ Zip Code:________________
  41.  
  42.           Telephone number:____________________________
  43.  
  44.           Where did you receive your copy of ZPAY 3:_______________________
  45.  
  46.           _________________________________________________________________
  47.  
  48.           Version number:__________________________________________________
  49.  
  50.           Comments:________________________________________________________
  51.  
  52.           _________________________________________________________________
  53.  
  54.           _________________________________________________________________
  55.  
  56.  
  57.                                 ZPAY 3 PAYROLL SYSTEM
  58.  
  59.                                      VERSION 3.0
  60.  
  61.  
  62.                                 Copyright (C) 1986-90
  63.                                  All Rights Reserved
  64.  
  65.                                 ZPAY Payroll Systems
  66.                                      Paul Mayer
  67.                    Member, Association of Shareware Professionals
  68.  
  69.  
  70.           ZPAY 3 Payroll System is designed for IBM Personal Computers and
  71.           100% compatibles. ZPAY Payroll Systems reserves the COPYRIGHT to
  72.           this program and all related materials. The user is granted a
  73.           nonexclusive license to use the program and is encouraged to pay
  74.           for the program if it is found to be useful. Payment of the
  75.           $69.95 registration fee will entitle the user to full
  76.           registration including an illustrated printed manual, user
  77.           support and the ZPAY 3 upgrade program. Government and business
  78.           entities may not use the program without paying the full
  79.           registration fee. Please register your program with the form
  80.           included at the front of the documentation or call ZPAY Payroll
  81.           Systems with your Visa or Mastercard.
  82.  
  83.           REMEMBER:
  84.           Shareware is not free! Send payments to:
  85.  
  86.  
  87.           ZPAY Payroll Systems
  88.           P.O. Box 445
  89.           Franklin Park, Illinois 60131-0445
  90.  
  91.  
  92.           The user is also granted permission to make unlimited copies of
  93.           the program and to distribute those copies as long as no fee is
  94.           charged for the program. A duplication charge not to exceed $5
  95.           may be collected.
  96.  
  97.           SHAREWARE DISK VENDORS ARE REQUIRED TO OBTAIN WRITTEN PERMISSION
  98.           FROM ZPAY PAYROLL SYSTEMS BEFORE DISTRIBUTING THIS PROGRAM.
  99.           REQUESTS MUST INCLUDE A COPY OF THE VENDOR'S CURRENT CATALOG
  100.           ALONG WITH A LETTER REQUESTING PERMISSION.
  101.  
  102.           MEMBER - ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  103.  
  104.           The author of this program is a member of ASP and has agreed to
  105.           comply with its standards:
  106.  
  107.           Programming standards:
  108.  
  109.               *  The program meets ASP's definition of Shareware.
  110.  
  111.  
  112.               *  The program has been thoroughly tested by the author and
  113.                  should not be harmful to other files or hardware if used
  114.                  properly (although ASP cannot warrant this; therefore, the
  115.                  user should take normal precautions in trying new
  116.                  software).
  117.  
  118.           Documentation standards:
  119.  
  120.               *  The program author will respond as described in the
  121.                  documentation to people who send registration payments.
  122.                  At a minimum, the author will send an acknowledgment of
  123.                  payment.
  124.  
  125.               *  The author will respond to written bug reports from
  126.                  registered users when the user provides a self-addressed,
  127.                  stamped envelope (some authors will respond by phone, but
  128.                  this is not an ASP requirement).
  129.  
  130.               *  Incompatibilities with other software or hardware, major
  131.                  or unusual program limitations, or known problems are
  132.                  noted in the documentation that comes with the shareware
  133.                  version of the program. Sufficient documentation is
  134.                  provided to allow the average user to try all major
  135.                  functions of the program.
  136.  
  137.               *  The program author has explained the Shareware concept in
  138.                  a professional and positive manner.
  139.  
  140.           Support standards:
  141.  
  142.               *  The program author will respond as described in the
  143.                  documentation to people who send registration payments.
  144.                  At a minimum, the author will send an acknowledgment of
  145.                  payment.
  146.  
  147.               *  The author will respond to written bug reports from
  148.                  registered users when the user provides a self-addressed,
  149.                  stamped envelope (some authors will respond by phone, but
  150.                  this is not an ASP requirement).
  151.  
  152.               *  Incompatibilities with other software or hardware, major
  153.                  or unusual program limitations, or known problems are
  154.                  noted in the documentation that comes with the shareware
  155.                  version of the program.
  156.  
  157.           General:
  158.  
  159.               *  The author keeps his/her membership in ASP current.
  160.  
  161.               *  The author recognizes that any user may appeal to ASP for
  162.                  any unresolved dispute that arises.
  163.  
  164.  
  165.           If you feel that the author has not complied with these standards
  166.           in some manner or if you register the program with the author and
  167.           subsequently have any disputes with the author which cannot be
  168.           resolved, please write the ASP at:
  169.  
  170.  
  171.           Association of Shareware Professionals
  172.           P.O. Box 5786
  173.           Bellevue, WA 98005
  174.  
  175.  
  176.           While ASP cannot warrant programs nor the actions of members, ASP
  177.           will do what it can to assure that all authors who claim
  178.           membership comply with ASP standards. These standards are the
  179.           assurance of quality and support that you will get when you
  180.           register Shareware produced by ASP members.
  181.  
  182.           SHAREWARE
  183.  
  184.  
  185.           To promote better understanding of the shareware concept, ASP has
  186.           developed the following official definition of shareware:
  187.  
  188.           Shareware distribution gives users a chance to try software
  189.           before buying it. If you try a Shareware program and continue
  190.           using it, you are expected to register. Individual programs
  191.           differ on details -- some request registration while others
  192.           require it, some specify a maximum trial period. With
  193.           registration, you get anything from the simple right to continue
  194.           using the software to an updated program with printed manual.
  195.  
  196.           Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  197.           and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  198.           exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished
  199.           programmers, just like commercial authors, and the programs are
  200.           of comparable quality. (In both cases, there are good programs
  201.           and bad ones!) The main difference is in the method of
  202.           distribution. The author specifically grants the right to copy
  203.           and distribute the software, either to all and sundry or to a
  204.           specific group. For example, some authors require written
  205.           permission before a commercial disk vendor may copy their
  206.           Shareware.
  207.  
  208.           Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  209.           should find software that suits your needs and pocketbook,
  210.           whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  211.           fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  212.           And because the overhead is low, prices are low also. Shareware
  213.           has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the
  214.           product, you don't pay for it.
  215.  
  216.  
  217.  
  218.                      Software written and published by:
  219.  
  220.                                  Paul Mayer
  221.                          ZPAY Payroll Systems, Inc.
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.                               Manual written by:
  229.  
  230.                                  Pahl Meyers
  231.                                 Word Exchange
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.        
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.                               NOTICE
  244.      We have done our best to insure that the material found in this 
  245.      publication is both useful and accurate.  However, please be aware that 
  246.      errors may exist in this publication, and neither the authors nor Paul 
  247.      Mayer and ZPAY Payroll Systems makes any guarantees concerning the 
  248.      accuracy of the information found here or in the use to which it may be 
  249.      put. 
  250.  
  251.  
  252.         DISCLAIMER OF ALL WARRANTIES AND LIABILITY
  253.         
  254.         THIS SOFTWARE IS DISTRIBUTED BY ZPAY PAYROLL
  255.         SYSTEMS, AND IS A PROPRIETARY PRODUCT OF PAUL
  256.         MAYER.  IT IS LICENSED, NOT SOLD.
  257.  
  258.         ZPAY PAYROLL SYSTEMS MAKES NO WARRANTIES,
  259.         EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, WITH RESPECT TO
  260.         THE SOFTWARE DESCRIBED IN THIS MANUAL, ITS
  261.         QUALITY, PERFORMANCE, MERCHANTABILITY, OR
  262.         FITNESS FOR ANY PARTICULAR PURPOSE.  THIS
  263.         SOFTWARE IS LICENSED "AS-IS".  THE ENTIRE RISK AS
  264.         TO ITS QUALITY AND PERFORMANCE IS WITH THE
  265.         BUYER.  SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE,
  266.         THE BUYER (NOT ZPAY PAYROLL SYSTEMS OR PAUL
  267.         MAYER) ASSUMES THE ENTIRE COST OF ALL
  268.         NECESSARY SERVICING, REPAIR,OR CORRECTION AND
  269.         NAY INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES
  270.         RESULTING FROM ANY DEFECT IN THE SOFTWARE,
  271.         EVEN IF ZPAY PAYROLL SYSTEMS HAS BEEN ADVISED
  272.         OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.
  273.  
  274.  
  275.      Copyright (c) 1986, 1987, 1988, 1989, 1990 by Paul Mayer and ZPAY Payroll 
  276.      Systems.  All rights reserved.  No portion of the contents of this 
  277.      publication may be reproduced or transmitted in any form or by any means 
  278.      without the express written permission of Paul Mayer and ZPAY Payroll 
  279.      Systems. 
  280.  
  281.  
  282.                         TRADEMARKS
  283.  
  284.      ZPAY, ZPAYII and ZPAY 3 are trademarks of Paul Mayer and ZPAY
  285.      Payroll Systems.
  286.  
  287.      IBM, IBM-PC, IBM-XT, IBM-AT and PC-DOS are trademarks of the
  288.      International Business Machines Company.
  289.  
  290.      MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation.
  291.  
  292.      HP, HP LaserJet, LaserJet Plus, LaserJet II, LaserJet IID, LaserJet III, 
  293.      and DeskJet are trademarks of the Hewlett-Packard Corporation.
  294.  
  295.      Epson is a trademark of the Epson Printer Corporation.
  296.  
  297.  
  298.  
  299.                      Table of Contents
  300.  
  301.      Introduction
  302.        Introduction to ZPAY 3  . . . . . . . . . . 1-1
  303.        Features of ZPAY 3  . . . . . . . . . . . . 1-2
  304.        System Requirements . . . . . . . . . . . . 1-7
  305.        About This Manual . . . . . . . . . . . . . 1-8
  306.          Description of the Sections . . . . . . . 1-9
  307.        Password Protection . . . . . . . . . . . .1-11
  308.        Navigating in ZPAY 3 Menus  . . . . . . . .1-12
  309.        Editing Controls  . . . . . . . . . . . . .1-13
  310.        Customer Support  . . . . . . . . . . . . .1-16
  311.        Warranty  . . . . . . . . . . . . . . . . .1-16
  312.  
  313.      Installation
  314.        Installing ZPAY 3 . . . . . . . . . . . . . 2-1
  315.  
  316.      Menus
  317.        ZPAY 3 Menu Selections  . . . . . . . . . . 3-1
  318.        Navigating ZPAY 3 Menus . . . . . . . . . . 3-2
  319.        Main Control Menu . . . . . . . . . . . . . 3-3
  320.          Work file . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
  321.          Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
  322.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
  323.        Data Edit Menu  . . . . . . . . . . . . . . 3-7
  324.          Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
  325.          Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
  326.          Utility . . . . . . . . . . . . . . . . .3-11
  327.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-11
  328.        Payroll Reporting Menu  . . . . . . . . . .3-13
  329.          Period  . . . . . . . . . . . . . . . . .3-15
  330.          Month . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  331.          Quarter . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  332.          Year  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  333.          Checks  . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  334.          Misc  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-17
  335.          Utility . . . . . . . . . . . . . . . . .3-17
  336.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-18
  337.        Payroll Entry Menu  . . . . . . . . . . . .3-21
  338.          Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-21
  339.          Utilities . . . . . . . . . . . . . . . .3-22
  340.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-22
  341.  
  342.      Test Drive
  343.        Test Drive  . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
  344.          Start ZPAY 3  . . . . . . . . . . . . . . 4-2
  345.          Enter Password  . . . . . . . . . . . . . 4-2
  346.          Enter Payroll Cut-Off Date  . . . . . . . 4-2
  347.          Select Payroll File Name  . . . . . . . . 4-3
  348.          Review Tax Tables . . . . . . . . . . . . 4-4
  349.          Review Data Files . . . . . . . . . . . . 4-8
  350.          Enter a New Employee  . . . . . . . . . .4-12
  351.          Enter Payroll Pay Period Data . . . . . .4-16
  352.          Print Paychecks . . . . . . . . . . . . .4-25
  353.          Print a Payroll Report  . . . . . . . . .4-29
  354.          Back-Up the Payroll . . . . . . . . . . .4-31
  355.  
  356.  
  357.      Starting a New Payroll
  358.        Procedure "At-A-Glance" . . . . . . . . . . 5-1
  359.          Start ZPAY 3  . . . . . . . . . . . . . . 5-3
  360.          Create Tax Tables . . . . . . . . . . . . 5-5
  361.          Enter Payroll Data  . . . . . . . . . . .5-10
  362.          Run The Payroll . . . . . . . . . . . . .5-14
  363.          Print Payroll Checks and Reports  . . . .5-20
  364.          Back-Up and Save the Payroll  . . . . . .5-28
  365.  
  366.      Appendix A
  367.        Tax Tables  . . . . . . . . . . . . . . . . A-1
  368.          Federal . . . . . . . . . . . . . . . . . A-3
  369.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . A-3
  370.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . . A-4
  371.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . . A-5
  372.          State . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-7
  373.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . A-7
  374.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . .A-14
  375.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . .A-15
  376.            Page Four . . . . . . . . . . . . . . .A-16
  377.            Page Five . . . . . . . . . . . . . . .A-17
  378.            Page Six  . . . . . . . . . . . . . . .A-18
  379.          Local . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-23
  380.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . .A-23
  381.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . .A-30
  382.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . .A-31
  383.  
  384.      Appendix B
  385.        Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . B-1
  386.          Employer  . . . . . . . . . . . . . . . . B-3
  387.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . B-3
  388.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . . B-5
  389.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . . B-6
  390.          Employee  . . . . . . . . . . . . . . . . B-9
  391.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . B-9
  392.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . .B-16
  393.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . .B-19
  394.  
  395.      Appendix C
  396.        Calculator  . . . . . . . . . . . . . . . . C-1
  397.  
  398.      Appendix D
  399.        Forms Used By ZPAY 3  . . . . . . . . . . . D-1
  400.          Checks  . . . . . . . . . . . . . . . . . D-2
  401.          W-2 Forms . . . . . . . . . . . . . . . . D-3
  402.          1099-MISC Forms . . . . . . . . . . . . . D-3
  403.  
  404.      Appendix E
  405.        LHarc Archiving Program . . . . . . . . . . E-1
  406.  
  407.      Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I-1
  408.  
  409.  
  410.                    INTRODUCTION Page 1-1
  411.  
  412.                   INTRODUCTION TO ZPAY 3
  413.  
  414.      Congratulations!  you have the most powerful and easy to use payroll
  415.      system available for the IBM-PC/XT/AT family of computers.  It is
  416.      our sincere wish that ZPAY 3 will fulfill your expectations and give
  417.      you the same enjoyment of using it as it has for us in developing it.
  418.  
  419.                     FEATURES OF ZPAY 3
  420.  
  421.      User-Friendly
  422.      ZPAY 3 has been made as user-friendly as possible by utilizing simple
  423.      menus along with use of the [F1] and [F2] function keys for on-screen
  424.      help.  At the touch of a key, help windows will appear to guide you
  425.      along your way.  By using the help windows, we have eliminated the
  426.      possibilities of your entering incorrect data that could cause problems
  427.      in your system.  If you were to enter erroneous data, a window will
  428.      appear to show you the possible entries that would be acceptable.  This
  429.      makes the system as easy to use as possible.
  430.  
  431.      Menu Selections
  432.      ZPAY 3 uses simple menus for you to select the operations you want
  433.      to perform.  Menu selections can be made by using the keyboard or a
  434.      mouse.
  435.  
  436.      Mouse Support
  437.      ZPAY 3 supports the use of a mouse for menu selections.
  438.  
  439.      Keyboard Control
  440.      ZPAY 3 utilizes full IBM keyboard control for editing.  If you were to
  441.      make a spelling error, or change your mind on an entry, you can
  442.      quickly change it.  Full edit capabilities are provided using arrow keys,
  443.      insert, delete character and delete fields.
  444.  
  445.      Built-In Tax Tables and Table Editor
  446.      ZPAY 3 has a built-in tax table editor so you may change your own
  447.      tax tables when necessary.  With this feature there will be no costly
  448.      updates required, and it will be unnecessary to hire a programmer to
  449.      change any of the tables for you.  The employee data base is a
  450.      valuable asset in itself since it contains much more than just the
  451.      employee payroll information, and it can be used for printing labels for
  452.      mailing and other functions.
  453.  
  454.      Built-In Sample Payroll
  455.      ZPAY 3 has a built-in sample payroll you can use to practice with or
  456.      test drive without using your own payroll files.
  457.  
  458.      Simple To Operate - Not Complicated
  459.      ZPAY 3 is for those who do not really need the complications of a
  460.      system that must be integrated with a general ledger system.
  461.  
  462.      Stand Alone System
  463.      ZPAY 3 is a "stand alone system" with easy to read reports, simple to
  464.      use menu driven functions, and on-line help to guide you along your
  465.      way.
  466.  
  467.                    INTRODUCTION Page 1-2
  468.  
  469.      Control Over Your Payroll
  470.      ZPAY 3 is designed for those who use a professional accountant to
  471.      handle their numbers, but who would like to have control over their
  472.      own payroll.
  473.  
  474.      No Accounting Experience Required
  475.      ZPAY 3 does not require that you have any accounting experience or
  476.      specialized training to use it.
  477.  
  478.      Anyone Can Use It
  479.      ZPAY 3 is easy to use for the executive, manager, or designated
  480.      employee.
  481.  
  482.      Incorporates Our User's Suggestions
  483.      ZPAY 3 is a complete re-write of our popular predecessor payroll
  484.      systems "ZPAY" and "ZPAYII", incorporating the many useful and
  485.      valuable suggestions of our users.
  486.  
  487.      More Efficient
  488.      ZPAY 3 is the result of many years developing a payroll system that is
  489.      faster, easier to use, and more efficient than those that have been
  490.      available for the IBM-PC/XT/AT family of computers.
  491.  
  492.      No Special Accessories
  493.      Besides the required hardware and operating system, nothing else is
  494.      needed to run ZPAY 3.
  495.  
  496.      Different Pay Periods
  497.      ZPAY 3 will handle different pay periods by your selection.
  498.  
  499.      Different Pay Scales
  500.      ZPAY 3 will handle salaried, hourly, commissioned, and salary plus
  501.      commission employees.
  502.  
  503.      Non-Employees
  504.      ZPAY 3 will allow you to pay non-employee compensation for "non-
  505.      standard workers" or "outside individual contractors" which handle
  506.      their own tax deductions.  You can print checks for them, track their
  507.      pay, and print 1099 forms at the end of the year.
  508.  
  509.      Two Overtime Rates
  510.      ZPAY 3 will allow you to have two overtime rates, such as time-and-
  511.      a-half and double-time rates.
  512.  
  513.      Bonuses
  514.      ZPAY 3 allows you to pay bonuses and track them on records.
  515.  
  516.      Six Additional Pay Deductions
  517.      ZPAY 3 will handle six additional pay deductions in addition to the
  518.      normal federal taxes, FICA taxes, state taxes, local taxes, and SDI type
  519.      taxes.
  520.  
  521.      Cost Accounting
  522.      ZPAY 3 does cost accounting for you.
  523.  
  524.                    INTRODUCTION Page 1-3
  525.  
  526.      Title Assignments
  527.      ZPAY 3 allows title assignments for up to ten different department
  528.      accounts.
  529.  
  530.      Payroll Computations
  531.      ZPAY 3 computes the payroll and prints many different reports,
  532.      including the pay period, month-to-date, quarter-to-date, as well as
  533.      year-to-date figures.
  534.  
  535.      Tax Reports
  536.      ZPAY 3 will generate reports containing FUTA and SDI information.
  537.  
  538.      Prints Checks
  539.      ZPAY 3 will print paychecks with stub information similar to the
  540.      payroll reports.  The check format is a general purpose check available
  541.      from many computer forms sources.
  542.  
  543.      Automatically Posts Periods
  544.      ZPAY 3 automatically posts pay period information so you won't have
  545.      to remember when each month or quarter starts.
  546.  
  547.      Data File Security
  548.      ZPAY 3 uses an encrypted data file format that cannot reveal its data
  549.      except by using ZPAY 3.
  550.  
  551.      Password Protection Security
  552.      ZPAY 3 has three levels of password protection to keep prying eyes
  553.      and fingers from confidential information.
  554.  
  555.      Limited Only By Disk Space
  556.      The limit of the number of employees is limited only by the amount of
  557.      disk space you have on your computer system.
  558.  
  559.      Fast Access OF Data
  560.      ZPAY 3 uses a data access method called Turbo ISAM with B-Tree
  561.      indexing, allowing it to find a record in a file of over 32,000 in under
  562.      two seconds!
  563.  
  564.      Different Companies On The Same Disk
  565.      ZPAY 3 allows you to select which file you want to be working with,
  566.      without getting out of ZPAY 3.  This includes support of paths and
  567.      directories as well.
  568.  
  569.      Prints End Of The Year Forms
  570.      ZPAY 3 will print the W-2 forms and 1099-MISC forms in addition to
  571.      the Year-End Payroll information reports.
  572.  
  573.      Makes A Back Up Of Your Payroll
  574.      ZPAY 3 provides an easy way to back up your payroll data to floppy
  575.      disk for security storage.  The data is compressed onto the floppy disk
  576.      using the auxiliary archiving program "LHarc".  ZPAY also uses it to
  577.      un-compress backed-up files and restore them back on your hard disk.
  578.  
  579.      Files backed-up by the LHarc program are compressed to less than half
  580.      their original size.  A payroll file of 500 employees will compress to a
  581.      back-up file of approximately 75 K-bytes.
  582.  
  583.                    INTRODUCTION Page 1-4
  584.  
  585.      LHARC Archiving Program Built-In
  586.      You can use this LHarc program to archive and compress any files on
  587.      your computer, not just those in ZPAY 3.  From the DOS command
  588.      line, you can type "LHarc" and press the [Enter] key.  The screen will
  589.      display the parameters for using this program outside ZPAY 3.
  590.  
  591.      Change Colors To Suit
  592.      If your computer has a color graphics driver and monitor, you can
  593.      change the colors of ZPAY 3 to suit your tastes.  From the DOS
  594.      command screen, enter: CHGCOLOR and press the [Enter] key.  Follow
  595.      the prompts on the screen to select the colors you want.
  596.  
  597.  
  598.                     SYSTEM REQUIREMENTS
  599.  
  600.      Computer
  601.      IBM-PC, IBM-XT, IBM-AT, or truly compatible computer.
  602.  
  603.      Disk Drives
  604.      One hard disk drive and one floppy disk drive.
  605.  
  606.      Memory (RAM)
  607.      A minimum of 375 K (kilobytes) of free memory is necessary. 
  608.      Extended or expanded memory will enhance program operation by
  609.      allowing the overlay files to be loaded into it.
  610.  
  611.      Printers
  612.      Any printer compatible with the IBM-PC/XT/AT family of systems. 
  613.      Also special LaserJet and compatible laser printer types are supported.
  614.  
  615.      Operating Systems
  616.      PC-DOS 2.0 or later.  MS-DOS 2.0 or later.
  617.  
  618.                    INTRODUCTION Page 1-5
  619.  
  620.                      ABOUT THIS MANUAL
  621.  
  622.      Since we designed ZPAY 3 to be as easy to use as possible, we have
  623.      also designed this manual to be the same.  You should not have to
  624.      read the entire manual before you start.
  625.  
  626.      If you are like us, you want to jump right in and start using the
  627.      program.  You may not open the manual except to read about the
  628.      program's features in the introduction and find out how to install the
  629.      program.
  630.  
  631.      Also, because of publishing deadlines, there may be some late-breaking
  632.      information about the program that could not be included in this
  633.      manual at the time of printing.  Look on the ZPAY 3 distribution disks
  634.      to see if there are any files named "READ ME".  If so, you can print
  635.      it for any new information not contained in this manual.
  636.  
  637.      We have designed this manual to be used as a reference.
  638.  
  639.              First-Time Users of ZPAY Systems
  640.      If you are a first-time user of ZPAY payroll systems, we recommend
  641.      you read these sections:
  642.                 *  READ ME file on the ZPAY
  643.                    3 distribution disk (if one is
  644.                    there).
  645.                 *  Installing ZPAY 3.
  646.                 *  Test Drive.
  647.                 *  Starting A New Payroll
  648.                 *  Menus
  649.                 *  Appendix A - Tax Tables
  650.                 *  Appendix B - Data Files
  651.  
  652.  
  653.              Experienced Users of ZPAY Systems
  654.      If you are experienced in the use of previous ZPAY payroll systems,
  655.      we recommend that you at least read the Installation section and any
  656.      "READ ME" files that may be on the ZPAY distribution disks.
  657.  
  658.                    INTRODUCTION Page 1-6
  659.  
  660.                 DESCRIPTION OF THE SECTIONS
  661.  
  662.      Title Pages with Front Matter
  663.      This contains the title of this manual as well as various legal notices.
  664.  
  665.      Table of Contents
  666.      This is a list of the sections of this manual in the order they are
  667.      arranged.
  668.  
  669.      Introduction
  670.      This contains some of the major points and features of ZPAY 3.
  671.  
  672.      Installation
  673.      This contains a description of the procedure to install ZPAY 3.
  674.  
  675.      Menus
  676.      This is a reference section that explains each selection available to you
  677.      in the menus of ZPAY 3.
  678.  
  679.      Test Drive
  680.      This is a step-by-step procedure for new users of ZPAY payroll
  681.      systems.  It guides you through a sample file we have included for you
  682.      to see how ZPAY 3 works without using any of your own payroll
  683.      data.
  684.  
  685.      Start A New Payroll
  686.      This is a step-by-step procedure for new users of ZPAY payroll
  687.      systems.  It guides you through the steps for you to actually start your
  688.      new payroll using your own payroll data.
  689.  
  690.      Appendix A
  691.      This is a reference section that explains each selection available to you
  692.      in the tax tables of ZPAY 3.
  693.  
  694.      Appendix B
  695.      This is a reference section that explains each selection available to you
  696.      in the data files of ZPAY 3.
  697.  
  698.      Appendix C
  699.      This is a reference section about the use of the built-in calculator.
  700.  
  701.      Appendix D
  702.      This is a reference section of sources for forms used for ZPAY 3, such
  703.      as checks, W-2 forms, etc.
  704.  
  705.      Appendix E
  706.      This is a reference section about the file compression program "LHarc"
  707.      that is used within the ZPAY 3 program.
  708.  
  709.      Index
  710.      This is an alphabetic list of topics and the pages in which those topics
  711.      will be found in this manual.
  712.  
  713.  
  714.                    INTRODUCTION Page 1-7
  715.  
  716.                     PASSWORD PROTECTION
  717.  
  718.      Password
  719.      ZPAY 3 will ask you for a password before you can use the program. 
  720.      There are three levels of password access to ZPAY 3:
  721.  
  722.      *  Password Level 1
  723.         This is the minimum password level.  The person with this
  724.         password can only access the "Main Control Menu" (and its Utility
  725.         selections), and the "Payroll Reporting Menu" (and all its
  726.         selections).  This password allows checks, reports, lists, etc. to be
  727.         printed.
  728.  
  729.         This password level cannot access the "Payroll Entry Menu" nor
  730.         the "Data Edit Menu", since they contain confidential pay
  731.         information about the employees.
  732.  
  733.      *  Password Level 2
  734.         This is the next higher password level.  The person with this
  735.         password can access the "Payroll Entry Menu" as well as the
  736.         accesses of Password Level 1.  This password allows pay
  737.         information to be entered for the employees, but does not allow
  738.         access to employer or employee records.
  739.  
  740.         This password level cannot access the "Data Edit Menu".
  741.  
  742.      *  Password Level 3
  743.         This is the master password level.  The person with this password
  744.         can access all menus, including the "Data Edit Menu".
  745.  
  746.      It is very important that you assign the three passwords to be different
  747.      from each other.  If any two, or all three, were the same, and the first
  748.      level password were detected on an entry to the second or third level,
  749.      you would not be allowed access.
  750.  
  751.      You can change the passwords at any time by selecting from the Main
  752.      Control Menu, Utility, Password, and enter the code LAUPREYAM.
  753.  
  754.                    INTRODUCTION Page 1-8
  755.  
  756.                   NAVIGATING ZPAY 3 MENUS
  757.  
  758.      You can move freely around in ZPAY 3 using the menu selections. 
  759.      There is more than one way you can make selections from these
  760.      menus.
  761.  
  762.  
  763.      *  Press the CAPITALIZED letter of the menu selection.
  764.  
  765.         This is the fastest way of making selections from the menu.  Just
  766.         press the capitalized letter of the menu selection and that selection
  767.         is made.
  768.  
  769.  
  770.  
  771.      *  Move the cursor to the menu selection.
  772.  
  773.         Mouse
  774.  
  775.         Use a mouse to move the cursor to a menu selection.  Click the
  776.         left button and the selection is made.
  777.  
  778.         Keyboard
  779.  
  780.         Press the arrow keys to move the cursor to the selection you want and 
  781.         press the enter [Enter] key.  A brief description of each selection's 
  782.         function will be displayed above the menu as the cursor moves across 
  783.         the selections.  Also the path and file name you are currently working 
  784.         within will be displayed above the function descriptions 
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.      Refer to the "Menus" section for further information about the menus.
  790.  
  791.  
  792.  
  793.                    INTRODUCTION Page 1-9
  794.  
  795.                      EDITING CONTROLS
  796.  
  797.      When you are entering data for your payroll, you can conveniently
  798.      make changes or edit the contents.  ZPAY 3 uses the standard IBM-
  799.      PC/XT/AT keyboard keys:
  800.  
  801.                       Cursor Movement
  802.  
  803.      Arrow Key - Left 
  804.      Moves the cursor to the left in the edit field.
  805.  
  806.      Arrow Key - Right 
  807.      Moves the cursor to the right in the edit field.
  808.  
  809.      Arrow Key - Up 
  810.      Moves the cursor to the previous edit field.
  811.  
  812.      Arrow Key - Down 
  813.      Moves the cursor to the next edit field.
  814.  
  815.      Home Key
  816.      Moves the cursor to the extreme left side of an edit field.
  817.  
  818.      End Key
  819.      Moves the cursor to the extreme right side of an edit field.
  820.  
  821.      Page Down Key
  822.      Moves to the next data entry screen if more than one screen is
  823.      available.
  824.  
  825.      Page Up Key
  826.      Moves to the previous data entry screen if more than one screen is
  827.      available.
  828.  
  829.      Escape [Esc] Key
  830.      Aborts and exits the data entry screen without saving your current
  831.      entries.
  832.  
  833.  
  834.                    INTRODUCTION Page 1-10
  835.  
  836.                     Deleting Characters
  837.  
  838.      Back Space Key 
  839.      Deletes one character to the left of the cursor in the edit field for 
  840.      each press of the key.  Deletes multiple characters if the key is held 
  841.      down. 
  842.  
  843.      Delete Key
  844.      Deletes one character to the right of the cursor in the edit field for
  845.      each press of the key.  Deletes multiple characters if the key is held
  846.      down.
  847.  
  848.      Ctrl + End Key
  849.      Deletes all characters to the right of the cursor in the edit field.
  850.  
  851.  
  852.                       Mode Variations
  853.  
  854.      Insert Key
  855.      Toggles character Insert Mode and character Overwrite Mode.  The
  856.      status of the toggle is displayed on the screen.
  857.      -  Insert Mode pushes existing characters to the right as you type.
  858.      -  Overwrite Mode types new characters in place of existing
  859.         characters.
  860.  
  861.      Num Lock Key
  862.      Toggles the keypad between numeral use and cursor movement.  The
  863.      status of the toggle is displayed on the screen.
  864.  
  865.      Caps Lock Key
  866.      Toggles the character keys between lower case and upper case.  The
  867.      status of the toggle is displayed on the screen.
  868.  
  869.  
  870.                    INTRODUCTION Page 1-11
  871.  
  872.                        Function Keys
  873.  
  874.      F1 Key
  875.      Displays the help screen.
  876.  
  877.      F2 Key
  878.      Displays the help screen in the employee data entry mode.
  879.  
  880.      F3 Key
  881.      Displays a pop-up calculator available in many of the numerical data
  882.      entry fields.
  883.  
  884.      F10 Key
  885.      Completes edit entries and save the data.
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.                    INTRODUCTION Page 1-12
  891.  
  892.                      CUSTOMER SUPPORT
  893.  
  894.      Assistance and support will be given only to registered users.
  895.  
  896.      If you have an unregistered copy of ZPAY 3 and want to register, you may 
  897.      do so with VISA or MASTERCARD.  Refer to the "READ ME" file included with 
  898.      the ZPAY 3 program files.  It will provide you with our current telephone 
  899.      number to call for registering ZPAY 3 by phone. 
  900.  
  901.      We ask that you try to see if the problem can be resolved by referring 
  902.      to your manual first.
  903.  
  904.      Because of the low cost of the ZPAY 3 shareware package, we have an 
  905.      answering machine on line when we are not available.  If you would like 
  906.      telephone support, leave a message including the date, time of day, your 
  907.      name, and telephone number (include your area code), so we can call you 
  908.      back.  We do not charge for our support time, however we will call you 
  909.      collect for htese support calls.  We prefer to make support calls during 
  910.      the evening hours whenever possible. 
  911.  
  912.      We provide ZPAY 3 registered customer support free for one year from the
  913.      purchase date.
  914.  
  915.      If you need telephone support, refer to the "README" file included with 
  916.      the ZPAY 3 registered program files.  It will provide you with the 
  917.      current telephone numbers to call for support, including FAX, Compuserve, 
  918.      MCI Mail, Genie, etc. 
  919.  
  920.      Also, the "README" file contains our address if you wish to contact
  921.      us by mail.
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.                          WARRANTY
  929.  
  930.      The ZPAY 3 registered distribution disks are guaranteed for ninety
  931.      days from date of purchase.  Any defective disks will be replaced free
  932.      of charge during this period.  After the initial ninety day period, there
  933.      will be a fee of $10 for replacement.
  934.  
  935.  
  936.                    INSTALLATION Page 2-1
  937.  
  938.                     INSTALLING ZPAY 3
  939.  
  940.      Copy the Distribution Disks
  941.  
  942.      Copy your ZPAY 3 distribution disks to make back-up copies to use for 
  943.      installation.  Do not use your original ZPAY 3 distribution disks for 
  944.      installation.  Use the copies and store the original disks in a safe 
  945.      place. 
  946.  
  947.      * If you are familiar with the procedure to copy disks, you can skip to
  948.        the installation procedure.
  949.  
  950.      Have ready two double-sided double-density (DS-DD) blank floppy disks
  951.      formatted with the DOS format.  Label one "ZPAY 3 - Disk 1" and the
  952.      other "ZPAY 3 - Disk 2".
  953.  
  954.      * The blank formatted disks must be the same type as your ZPAY 3
  955.        distribution disks, either 5-1/4 inch or 3-1/2 inch disks.
  956.  
  957.      Place a write-protect sticker over the notch on the side of your original
  958.      ZPAY 3 distribution disks to prevent any existing files from being
  959.      accidentally changed or erased.  Use your computer's "DISKCOPY"
  960.      command to copy each disk:
  961.  
  962.      Type "DISKCOPY A: A:" and press the [Enter] key.  Follow the
  963.      prompts on the screen to copy the disks:
  964.  
  965.      * The "source" disk is your original ZPAY 3 distribution disk, which
  966.        you applied the write-protect sticker.  This is the disk you copy from.
  967.  
  968.      * The "target" disk is your blank formatted disk.  It is the disk you 
  969.        copy to. 
  970.  
  971.      You will copy "Source" Disk 1 to "Target" Disk 1.
  972.  
  973.      You will copy "Source" Disk 2 to "Target" Disk 2.
  974.  
  975.      When you have made copies of both ZPAY 3 distribution disks, store
  976.      them in a cool, dry place.  Use the copies for the installation.
  977.  
  978.                    INSTALLATION Page 2-2
  979.  
  980.  
  981.      Installation
  982.  
  983.      Before you can use ZPAY 3 you have to use the "install" program it so
  984.      it will work properly on your computer.
  985.  
  986.      Place your copy of ZPAY 3 "Disk 1" in your floppy drive "A".
  987.  
  988.      Type "A:INSTALL" and press the [Enter] key.
  989.  
  990.      The ZPAY 3 installation program will do several things that are necessary
  991.      for proper operation of the ZPAY 3 Payroll System:
  992.  
  993.      * It will create a directory named "ZPAY3" on your hard disk.  You will
  994.        be given the opportunity to use a different disk drive designation or
  995.        directory name, or accept the one it suggests.
  996.  
  997.      * It will create and place the necessary program files onto your ZPAY
  998.        3 directory.
  999.  
  1000.      * It will examine to see if you have a "CONFIG.SYS" file on your root
  1001.        directory.
  1002.  
  1003.        - If one does not exist, it will create one containing these statements
  1004.          which are required for ZPAY 3 to operate properly:
  1005.                         FILES = 16
  1006.                        BUFFERS = 20
  1007.  
  1008.        - If one does exist, it will examine it for a sufficient amount of
  1009.          "FILES" and "BUFFERS":
  1010.                         FILES = 16
  1011.                        BUFFERS = 20
  1012.          If it finds files and buffers amounts greater than those, it will 
  1013.          leave them unchanged. 
  1014.  
  1015.      * It will notify you when the installation is completed.
  1016.  
  1017.                    INSTALLATION Page 2-3
  1018.  
  1019.      First Start of ZPAY 3
  1020.  
  1021.      From the DOS command line prompt on your screen, change to the
  1022.      ZPAY3 directory by typing:
  1023.  
  1024.      "CD\ZPAY3" (or CD\ and the name of your ZPAY 3 directory)
  1025.  
  1026.      You can start the ZPAY 3 program from this directory by typing:
  1027.  
  1028.      "ZPAY3" and press the [Enter] key.
  1029.  
  1030.      When this is the first time you are starting ZPAY 3, you will be
  1031.      requested for the password.  This first time only type:
  1032.  
  1033.           "LAUPREYAM" and press the [Enter] key.
  1034.  
  1035.      It will ask if you want to change the password.  This is your first
  1036.      opportunity to establish different levels of password security.
  1037.  
  1038.      It is very important that you assign the three passwords to be different 
  1039.      from each other.  If any two, or all three, were the same, and the first 
  1040.      level password were detected on an entry to the second or third level, 
  1041.      you would not be allowed access. 
  1042.  
  1043.      You can change the passwords at any time by selecting from the Main
  1044.      Control Menu, Utility, Password, and enter the code LAUPREYAM.
  1045.  
  1046.      Type "Y" (for yes).
  1047.  
  1048.      It will ask you to enter a different password for each of three levels.
  1049.  
  1050.              Enter Password for level 1 ______
  1051.  
  1052.      This is the minimum password level.  The person with this password can
  1053.      only access the "Main Control Menu" (and its Utility selections), and the
  1054.      "Payroll Reporting Menu" (and all its selections).  This password allows
  1055.      checks, reports, lists, etc. to be printed.
  1056.  
  1057.                    INSTALLATION Page 2-4
  1058.  
  1059.  
  1060.      This password level cannot access the "Payroll Entry Menu" nor the
  1061.      "Data Edit Menu", since they contain confidential pay information about
  1062.      the employees.
  1063.  
  1064.      Type the password you want for access to this level of ZPAY 3, and press 
  1065.      the [Enter] key.  You will be asked to enter the password for the next 
  1066.      level: 
  1067.  
  1068.              Enter Password for level 2 ______
  1069.  
  1070.      This is the next higher password level.  The person with this password
  1071.      can access the "Payroll Entry Menu" as well as the accesses of Password
  1072.      Level 1.  This password allows pay information to be entered for the
  1073.      employees, but does not allow access to employer or employee records.
  1074.  
  1075.      This password level cannot access the "Data Edit Menu".
  1076.  
  1077.      Type the password you want for access to this level of ZPAY 3, and press 
  1078.      the [Enter] key.  You will be asked to enter the password for the next 
  1079.      level: 
  1080.  
  1081.              Enter Password for level 3 ______
  1082.  
  1083.      This is the master password level.  The person with this password can
  1084.      access all menus, including the "Data Edit Menu".
  1085.  
  1086.      Type the password you want for access to this level of ZPAY 3, and
  1087.      press the [Enter] key.
  1088.  
  1089.      You will then be shown the current date and asked if it is correct.  This 
  1090.      date is to be the payroll period cut-off date so that printed reports 
  1091.      will reflect the proper pay periods. 
  1092.  
  1093.      Enter the date in the format: MM/DD/YY.
  1094.  
  1095.      MM = Two digit designation for the month.
  1096.      DD = Two digit designation for the day of the month.
  1097.      YY = Two digit designation for the year.
  1098.  
  1099.                    INSTALLATION Page 2-5
  1100.  
  1101.  
  1102.      When you enter the date and press the [Enter] key, the Main Control Menu
  1103.      will be displayed:
  1104.  
  1105.                                 Main Control Menu             
  1106.                      -----------------------------------------
  1107.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1108.                      ----------------------------------------- 
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.      Installation Completed
  1115.  
  1116.      ZPAY 3 is installed and ready to use.
  1117.  
  1118.      If you are not familiar with ZPAY Payroll Systems, you can take a test
  1119.      drive using some sample payroll data we have included.  This way you
  1120.      don't have to learn how to use ZPAY 3 for the first time while using
  1121.      your own payroll data.
  1122.  
  1123.      Refer to these sections in this manual for additional information about
  1124.      using ZPAY 3:
  1125.  
  1126.        * Test Drive
  1127.        * Starting a New Payroll
  1128.        * Menus
  1129.  
  1130.  
  1131.                    MENUS Page 3-1
  1132.  
  1133.                        ZPAY 3
  1134.                    Menu Selections
  1135.  
  1136.        Password Password Password
  1137.          Level   Level    Level
  1138.            2       1        3
  1139.            |       |        |
  1140.            |       |        |   Main Control Menu
  1141.         ---|-------|--------|-------------------- 
  1142.        |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1143.         ---|-------|--------|------|---------|--- 
  1144.            |       |        |    Date      Stay
  1145.            |       |        |    File      Exit
  1146.            |       |        |    Password
  1147.            |       |        |    Backup
  1148.            |       |        |    Restore
  1149.            |       |        |    Export
  1150.            |       |        | 
  1151.            |       |        | 
  1152.            |       |        | 
  1153.            |       |        |       Data Edit Menu
  1154.            |       |     ----------------------------------- 
  1155.            |       |    |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1156.            |       |     ---|---------|----------|-------|--
  1157.            |       |       Federal Employer    Date    Stay
  1158.            |       |       State   eMployee    File    Exit
  1159.            |       |       Local               Index
  1160.            |       |       Copy state          Rework
  1161.            |       |       cOpy local
  1162.            |       | 
  1163.            |       | 
  1164.            |       |                Payroll Reporting Menu
  1165.            |  --------------------------------------------------------------- 
  1166.            | | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit|
  1167.            |  ---|-------|------|------|---------|---------|-----|---------|- 
  1168.            |   Single  Month Quarter Yearly    Checks    Phone Date      Stay
  1169.            |   Current       Tax     W2 forms  Register  Short File name Exit
  1170.            |   Active                1099forms No checks Long
  1171.            |   cOmplete              1099 Totals         laBels
  1172.            |   Employer                                  Mail
  1173.            |   cosT
  1174.            |   Wide current
  1175.            |   wIde active
  1176.            |   wiDe complete
  1177.            |  
  1178.            |  
  1179.            |  
  1180.            |     Payroll Entry Menu
  1181.         ------------------------------ 
  1182.        |  Pay        Utilities  Exit  |
  1183.         ----|----------|----------|---
  1184.           Prepare    Date       Stay
  1185.           Enter      File name  Exit
  1186.           Add & post
  1187.  
  1188.                    MENUS Page 3-2
  1189.  
  1190.  
  1191.                 NAVIGATING ZPAY 3 MENUS
  1192.  
  1193.      You can move freely around in ZPAY 3 using the menu selections. 
  1194.      There is more than one way you can make selections from these menus.
  1195.  
  1196.  
  1197.      *  Press the CAPITALIZED letter of the menu selection.
  1198.  
  1199.         This is the fastest way of making selections from the menu.  Just 
  1200.         press the capitalized letter of the menu selection and that selection 
  1201.         is made. 
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.      *  Move the cursor to the menu selection.
  1206.  
  1207.         Mouse
  1208.  
  1209.         Use a mouse to move the cursor to a menu selection.  Click the left
  1210.         button and the selection is made.
  1211.  
  1212.         Keyboard
  1213.  
  1214.         Press the arrow keys to move the cursor to the selection you want
  1215.         and press the [Enter] key.  A brief description of each selection's
  1216.         function will be displayed above the menu as the cursor moves across
  1217.         the selections.  Also the path and file name you are currently working
  1218.         within will be displayed above the function descriptions
  1219.  
  1220.                    MENUS Page 3-3
  1221.  
  1222.                   Main Control Menu
  1223.  
  1224.      This is the first menu displayed when you start ZPAY 3.  It is accessible
  1225.      by all password levels.
  1226.  
  1227.      Work file: C:\ZPAY3\XXXXXX
  1228.      Xxxx xx xxxx xxxxxx     
  1229.                                 Main Control Menu
  1230.                      ----------------------------------------- 
  1231.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1232.                      ---------------------------|---------|--- 
  1233.                                               Date      Stay
  1234.                                               File      Exit
  1235.                                               Password
  1236.                                               Backup
  1237.                                               Restore
  1238.                                               Export
  1239.  
  1240.      Work file: C:\ZPAY3\XXXXXX
  1241.      This identifies the payroll file you are currently working with.  It will 
  1242.      be displayed for all the major menus so you always know which file you 
  1243.      are working on. 
  1244.  
  1245.         C:\ZPAY3
  1246.         This is the path (drive and directory) where the ZPAY 3 files are
  1247.         located on your computer.
  1248.  
  1249.         \XXXXXX
  1250.         We used the "X's" in this manual to represent the name of the
  1251.         payroll file you are currently working on.  The name must conform
  1252.         to the DOS rules of eight characters maximum for file names.  (Refer
  1253.         to your computer's DOS manual for file name rules.)
  1254.  
  1255.         We recommend you use the default name "ZPAY" or something like
  1256.         "PAYROLL".  However, CPA's may want to use clients' descriptive
  1257.         names such as, "ACME" for Acme Plumbing Co.
  1258.  
  1259.      Xxxx xx xxxx xxxxxx
  1260.      This is a brief description of the menu selection that the cursor resides
  1261.      upon.  We used "X's" in this manual to represent the description.
  1262.  
  1263.      Edit
  1264.      You must have a Level 3 password to get access to the "Data Edit
  1265.      Menu".  Refer to Page 3-5 for the description of this selection.
  1266.  
  1267.                    MENUS Page 3-4
  1268.  
  1269.      Reports
  1270.      The minimum password Level 1 (or higher) can get access to the "Payroll
  1271.      Reporting Menu".  Refer to Page 3-7 for the description of this 
  1272.      selection. 
  1273.  
  1274.      Pay
  1275.      You must have a Level 2 (or higher) password to get access to the
  1276.      "Payroll Entry Menu" selection.  Refer to Page 3-11 for the description
  1277.      of this selection.
  1278.  
  1279.      Utility
  1280.      Use this utility for changing: dates, files, passwords, and: backing-up,
  1281.      restoring, and exporting the payroll data.
  1282.  
  1283.         Date
  1284.         Use this to change the payroll cut-off date.
  1285.  
  1286.         File
  1287.         Use this for selecting a different payroll file.
  1288.  
  1289.         Password
  1290.         Use this to change the password access level.
  1291.  
  1292.         Backup
  1293.         Use this to backup your payroll data files to floppy disk.
  1294.  
  1295.         Restore
  1296.         Use this to restore payroll data files from your back-up disks.  You
  1297.         can use this to restore damaged or corrupted payroll data files.
  1298.  
  1299.         Export
  1300.         Use this to export your payroll data for further importing by other
  1301.         computer programs.  The export format is the standard comma quote
  1302.         delimited type.
  1303.  
  1304.      Exit
  1305.      Use this selection to exit out of the ZPAY 3 program.
  1306.  
  1307.         Stay
  1308.         This selection allows you to stay in this menu.
  1309.  
  1310.                    MENUS Page 3-5
  1311.  
  1312.         Exit
  1313.         This selection exits out of the ZPAY 3 program.
  1314.     (MENUS Page 3-6 is blank)
  1315.  
  1316.                    MENUS Page 3-7
  1317.  
  1318.                    Data Edit Menu
  1319.  
  1320.      Use this selection to create, edit, or copy your tax tables.  You must 
  1321.      have a Level 3 password to make this selection. 
  1322.  
  1323.                                    Data Edit Menu
  1324.                         ----------------------------------- 
  1325.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1326.                         ---|---------|----------|-------|-- 
  1327.                           Federal Employer    Date    Stay
  1328.                           State   eMployee    File    Exit
  1329.                           Local               Index
  1330.                           Copy state          Rework        
  1331.                           cOpy local
  1332.  
  1333.      Tax
  1334.      These are the tax tables you must create for each payroll.  They are
  1335.      necessary for properly taxing the employees.  
  1336.  
  1337.         Federal
  1338.         The 1st tax table you must fill-in.  This tax table must be up to date
  1339.         with the current federal tax booklet.
  1340.  
  1341.         State
  1342.         The 2nd tax table you must fill-in if there are any state taxes
  1343.         applicable.
  1344.  
  1345.         Local
  1346.         The 3rd tax tables you must fill-in if there are any city, county, or
  1347.         municipal taxes applicable.
  1348.  
  1349.         Copy State
  1350.         Use this to copy your existing state tax tables to make a different
  1351.         payroll file.
  1352.  
  1353.         These selections ("Copy State" and "Copy Local") are provided for
  1354.         CPA's and Accountants to be able to create new payroll files without
  1355.         having to enter the Tax Tables information again.
  1356.  
  1357.         Copy Local
  1358.         Use this to copy your existing local tax tables to make a different
  1359.         payroll file.
  1360.  
  1361.                    MENUS Page 3-8
  1362.  
  1363.      Data files
  1364.      Use this to create or edit payroll data files for the employer and
  1365.      employees.
  1366.  
  1367.         Employer
  1368.         This is where you enter the employer's name, address, tax numbers,
  1369.         department labels, deductions, etc.
  1370.  
  1371.         Employee
  1372.         This is where you enter new employees' number, name, exemptions,
  1373.         hours, etc.
  1374.  
  1375.           Employee Numbers
  1376.  
  1377.           Here are some tips about assigning employee numbers for your
  1378.           payroll:
  1379.  
  1380.           * Department Employee Number Series
  1381.  
  1382.             You can use employee numbers to designate the department
  1383.             that each employee belongs.  Give each of your departments
  1384.             a number series containing enough digits to include the largest
  1385.             number of employees in any department.  Example:
  1386.  
  1387.                 100 through 199 = Administration Dept.
  1388.                 200 through 299 = Accounting Dept.
  1389.                 300 through 399 = Engineering Dept.
  1390.                 400 through 499 = Manufacturing Dept.
  1391.                 500 through 599 = Warehouse Dept.
  1392.  
  1393.             When you print checks, reports, etc. you can print them in
  1394.             groups by department.  Just enter the employee's number for
  1395.             the "First Record" to "Start printing with:" and the employee's
  1396.             number for the "Last Record" to "End printing with:" for the
  1397.             employees in a specific department.  Repeat the same
  1398.             procedure for the employees in the next department, ...and so
  1399.             on.
  1400.  
  1401.                    MENUS Page 3-9
  1402.  
  1403.           * Consecutive Employee Number Series
  1404.  
  1405.             If you do not use the department employee number series, but
  1406.             instead use a consecutive employee number series, then you
  1407.             must use zeros in front of the numbers with less digits than
  1408.             the largest number.
  1409.  
  1410.             Use zeros in front of your employee numbers so that all the
  1411.             employee numbers for the entire payroll contain the same
  1412.             quantity of digits.  Example:
  1413.  
  1414.             If you start your numbering consecutively from "one" enter
  1415.             the numbers in this manner: "001, 002, 003, 004, 005", etc.
  1416.             through "023".  The numbers will be sorted in the same order:
  1417.  
  1418.                            001
  1419.                            002
  1420.                            003
  1421.                            004
  1422.                            005
  1423.                            006
  1424.                            007
  1425.                            008
  1426.                            009
  1427.                            010
  1428.                            011
  1429.                            012
  1430.                            013
  1431.                            014
  1432.                            015
  1433.                            016
  1434.                            017
  1435.                            018
  1436.                            019
  1437.                            020
  1438.                            021
  1439.                            022
  1440.                            023
  1441.  
  1442.                    MENUS Page 3-10
  1443.  
  1444.             However, if you start your numbering consecutively from
  1445.             "one" and you were to enter the numbers in this manner: "1,
  1446.             2, 3, 4, 5", etc. through "23", the numbers will be sorted in
  1447.             this order:
  1448.  
  1449.                            1
  1450.                            10
  1451.                            11
  1452.                            12
  1453.                            13
  1454.                            14
  1455.                            15
  1456.                            16
  1457.                            17
  1458.                            18
  1459.                            19
  1460.                            2
  1461.                            20
  1462.                            21
  1463.                            22
  1464.                            23
  1465.                            3
  1466.                            4
  1467.                            5
  1468.                            6
  1469.                            7
  1470.                            8
  1471.                            9
  1472.  
  1473.             So, be sure to use the "0" prefixes if you use consecutive
  1474.             numbering to make the sorting useful.
  1475.  
  1476.  
  1477.                    MENUS Page 3-11
  1478.  
  1479.      Utility
  1480.      Use this utility to change payroll dates or payroll files.
  1481.  
  1482.         Date
  1483.         Use this to change the payroll cut-off date.
  1484.  
  1485.         File
  1486.         Use this to change to different payroll data files.
  1487.  
  1488.         Index
  1489.         Use this to rebuild a damaged or corrupted payroll data file index.  
  1490.  
  1491.  
  1492.                            NOTE!
  1493.                 We recommend you use this selection
  1494.                 after extensive editing where
  1495.                 employees' names and numbers have
  1496.                 been changed.
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.         Rework
  1501.         Use this only at the end of the payroll year.  It will close out all 
  1502.         the totals on all employees, and it will permanently delete inactive 
  1503.         or unemployed personnel. 
  1504.  
  1505.      Exit
  1506.      Use this selection to exit back to the "Main Control Menu".
  1507.  
  1508.         Stay
  1509.         This selection allows you to stay in this "Data Edit Menu".
  1510.  
  1511.         Exit
  1512.         This selection exits out of this "Data Edit Menu".
  1513.     (MENUS 3-12 is blank)
  1514.  
  1515.                    MENUS Page 3-13
  1516.  
  1517.                  Payroll Reporting Menu
  1518.  
  1519.      Use this selection for listing and printing reports of the payroll data.  
  1520.      This selection is accessible by all password levels. 
  1521.  
  1522.                                Payroll Reporting Menu
  1523.           ---------------------------------------------------------------- 
  1524.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  1525.           ---|-------|------|------|---------|---------|-----|---------|-- 
  1526.            Single  Month Quarter Yearly    Checks    Phone Date      Stay
  1527.            Current       Tax     W2 forms  Register  Short File name Exit
  1528.            Active                1099forms No checks Long
  1529.            cOmplete              1099 Totals         laBels
  1530.            Employer                                  Mail
  1531.            cosT
  1532.            Wide current
  1533.            wIde active
  1534.            wiDe complete
  1535.  
  1536.      This Payroll Reporting Menu gives you a very flexible way of printing
  1537.      your reports, checks, W-2's, etc.  When you make a selection for
  1538.      printing, you will be prompted on the screen for the record you want to
  1539.      start printing with and the last record you want to end printing with:
  1540.  
  1541.      Start printing with:  First Record
  1542.  
  1543.      End printing with:    Last Record
  1544.  
  1545.      ZPAY 3 defaults to start printing with the first record in your selected 
  1546.      file and to end printing with the last record in your selected file.  
  1547.      However, ZPAY 3 gives you the flexibility to start and end the printing 
  1548.      with specific records if you want. 
  1549.  
  1550.      *  If the paper were to run out in your printer, or get torn, you can
  1551.         resume printing with the next record in line when the printer paper
  1552.         is restored.
  1553.  
  1554.         All you have to do is over-type the name (or number) of the next
  1555.         record in line for "Start printing with:".  You can leave the "End
  1556.         printing with:" to be "Last Record" to continue printing to the end of
  1557.         the records.
  1558.  
  1559.      *  If you want to begin a printing session with a selected range of
  1560.         records, just over-type the beginning and ending record name (or
  1561.         number).
  1562.  
  1563.                    MENUS Page 3-14
  1564.  
  1565.      ZPAY 3 also provides for printing with different types of printers.  It 
  1566.      will prompt you for a reply about the printer type you are using: 
  1567.  
  1568.           Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  1569.  
  1570.      *  Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to use a 
  1571.         LaserJet or compatible laser printer. 
  1572.  
  1573.      *  Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to use a dot-
  1574.         matrix, daisy wheel, or any non-laser printer. 
  1575.  
  1576.      "Init string" codes are displayed to allow you to change the printing 
  1577.      characteristics if you want.  The default codes should apply in most 
  1578.      cases. If you are not familiar with the codes your printer uses, it would 
  1579.      be best to leave the default codes as they are. 
  1580.  
  1581.         Init string:
  1582.           
  1583.      *  These are the default initializing codes for Epson dot-matrix printers 
  1584.         (non-laser printers).  This "init" code selects compressed print for 
  1585.         the printer. 
  1586.  
  1587.         The codes for laser printers are built-in to ZPAY 3 and are not
  1588.         displayed.
  1589.  
  1590.         Exit string:
  1591.  
  1592.      *  These are the corresponding default exit codes for Epson dot-matrix 
  1593.         printers.  This "exit" code returns the printer to 10 characters per 
  1594.         inch (cpi) printing. 
  1595.  
  1596.         As for the "init" codes, the ones for laser printers are not 
  1597.         displayed. 
  1598.  
  1599.      ZPAY 3 will also ask you to select the order you want your records
  1600.      printed, by name or by number.
  1601.  
  1602.      *  Enter "N" if you want your records printed in order of last names.
  1603.  
  1604.      *  Enter "C" if you want your records printed in order of code numbers.
  1605.  
  1606.                    MENUS Page 3-15
  1607.  
  1608.      Period
  1609.      This selection is applicable for the last pay period entered.  Use it to 
  1610.      print the different types of reports listed below. 
  1611.  
  1612.      We recommend you always print at least the Employee Report and the
  1613.      Employer Report each time.
  1614.  
  1615.           Single
  1616.           Data of one individual employee.
  1617.  
  1618.           Current
  1619.           Data of all employees that were paid this pay period.
  1620.  
  1621.           Active
  1622.           Data of all employees except those marked as unemployed.
  1623.  
  1624.           Complete
  1625.           Data of all employees, including those marked as unemployed.
  1626.  
  1627.           Employer
  1628.           Data of the complete payroll information compiled from the
  1629.           employee records.
  1630.  
  1631.           Cost
  1632.           Data of the cost accounting totals of each department.
  1633.  
  1634.           Wide current
  1635.           Same as "Current" above, but it will print on two lines across a
  1636.           page.  It allows more employees to be listed on each page.
  1637.  
  1638.           Wide active
  1639.           Same as "Active" above, but it will also print on two lines across
  1640.           a page.
  1641.  
  1642.           Wide complete
  1643.           Same as "Complete" above, for printing on two lines across a
  1644.           page.
  1645.  
  1646.                    MENUS Page 3-16
  1647.  
  1648.      Month
  1649.      This reports information by month-to-date.
  1650.  
  1651.           Month
  1652.           This selects the month-to-date report.
  1653.  
  1654.      Quarter
  1655.      This reports information by quarter-to-date.
  1656.  
  1657.           Quarter
  1658.           This selects the quarter-to-date report.
  1659.  
  1660.           Tax
  1661.           You can use this report for filling in the 941 forms for completing
  1662.           the FUTA, SUTA, and federal liabilities.
  1663.  
  1664.      Year
  1665.      This reports information by year-to-date.
  1666.  
  1667.           Yearly
  1668.           This selects the year-to-date report.
  1669.  
  1670.           W2 forms
  1671.           Use this to print the W2 forms at the end of the year.  It will 
  1672.           print on standard forms available from most computer form suppliers. 
  1673.  
  1674.           1099 forms
  1675.           Use this to print the forms of non-employee workers.
  1676.  
  1677.           1099 Totals
  1678.           Use this to print reports of the total amount paid to non-employee
  1679.           workers.
  1680.  
  1681.      Checks
  1682.      Use this to print checks.
  1683.  
  1684.           Checks
  1685.           Use this selection to print the paychecks.
  1686.  
  1687.                    MENUS Page 3-17
  1688.  
  1689.           Register
  1690.           Use this selection to print a register of the paychecks (after the
  1691.           paychecks have been printed).  If you are not going to print the
  1692.           checks, you must use the "No checks" selection before you can
  1693.           print only the register.
  1694.  
  1695.           No checks
  1696.           Use this selection first when you do not want to print checks, but
  1697.           only the register.  If you are not going to print checks, you must
  1698.           use this selection before you can print the register.
  1699.  
  1700.      Misc
  1701.      Use this for printing various types of listings of employees.
  1702.  
  1703.           Phone
  1704.           This prints a list of employees along with their telephone numbers.
  1705.  
  1706.           Short
  1707.           This prints a list of employees and their employee numbers.  You
  1708.           can post the list next to a time clock.
  1709.  
  1710.           Long
  1711.           This prints a listing of the employees personal data.
  1712.  
  1713.           Labels
  1714.           This prints labels for payroll envelopes.
  1715.  
  1716.           Mail
  1717.           This prints mailing labels of each employee.
  1718.  
  1719.      Utility
  1720.      Use this utility for changing payroll dates and payroll files.
  1721.  
  1722.           Date
  1723.           Use this to change the payroll cut-off date.
  1724.  
  1725.           File name
  1726.           Use this to select a different payroll file.
  1727.  
  1728.                    MENUS Page 3-18
  1729.  
  1730.      Exit
  1731.      Use this selection to exit back to the "Main Control Menu".
  1732.  
  1733.           Stay
  1734.           This selection allows you to stay in this "Payroll Reporting Menu".
  1735.  
  1736.           Exit
  1737.           This selection exits out of this "Payroll Reporting Menu".
  1738.  
  1739.       (MENUS Page 3-19 and 3-20 are blank)
  1740.  
  1741.  
  1742.                    MENUS Page 3-21
  1743.  
  1744.                   Payroll Entry Menu
  1745.  
  1746.      Use this selection to do the entering and posting for your payroll.  You
  1747.      must have a Level 2 (or higher) password to make this selection.
  1748.  
  1749.  
  1750.                                 Payroll Entry Menu
  1751.                            ------------------------------ 
  1752.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  1753.                            ----|----------|----------|---   
  1754.                              Prepare    Date       Stay
  1755.                              Enter      File name  Exit
  1756.                              Add & post
  1757.  
  1758.  
  1759.      Pay
  1760.      Use this selection to enter payroll data.
  1761.  
  1762.           Prepare
  1763.           This selection will "zero-out" the current pay period figures so you
  1764.           can enter new payroll data.  It also clears out the old month-to-
  1765.           date and quarter-to-date figures on the first payday of a new month
  1766.           or quarter.  At the beginning of a new month-to-date or quarter-to-
  1767.           date the system will check the last date paid and automatically
  1768.           change the m-t-d and q-t-d totals.
  1769.  
  1770.  
  1771.                           CAUTION
  1772.              If you did not print your Quarterly Reports on
  1773.              the last payday of a quarter, DO NOT SELECT
  1774.              PREPARE!  If you do, Prepare will erase the
  1775.              data for the Quarterly Report!
  1776.  
  1777.              Use the [Esc] key to back out of this "Pay"
  1778.              selection.  Exit this Payroll Entry Menu and
  1779.              select the Payroll Reporting Menu to print your
  1780.              Quarterly report.  Then return to this "Pay"
  1781.              selection to select "Prepare".
  1782.  
  1783.                    MENUS Page 3-22
  1784.  
  1785.           Enter
  1786.           Use this selection to enter employees' personal information, hours
  1787.           worked, commissions, dependents, etc.
  1788.  
  1789.           Add & post
  1790.           Use this to add and post the information, after you have
  1791.           completed entering the information above.
  1792.  
  1793.      Utilities
  1794.      Use this utility to change payroll dates and payroll file names.
  1795.  
  1796.           Date
  1797.           Use this to change the payroll cut-off date.
  1798.  
  1799.           File name
  1800.           Use this to enter different payroll file names.
  1801.  
  1802.  
  1803.      Exit
  1804.      Use this selection to exit back to the "Main Control Menu".
  1805.  
  1806.           Stay
  1807.           This selection allows you to stay in this "Payroll Entry Menu".
  1808.  
  1809.           Exit
  1810.           This selection exits out of this "Payroll Entry Menu".
  1811.  
  1812.  
  1813.                    TEST DRIVE Page 4-1
  1814.  
  1815.                        TEST DRIVE
  1816.  
  1817.      We have included a sample payroll file that you can use to "test drive" 
  1818.      ZPAY 3 to get a feel of how it works.  You can look it over, kick the 
  1819.      tires, and actually drive it without using your actual payroll data.  
  1820.      Sample information has already been entered, except for the addition of 
  1821.      one employee ... you.  You will have the opportunity to see operation 
  1822.      with existing data, and also you can interact and add data yourself!  
  1823.  
  1824.      There are certain things that you must already have done before you can
  1825.      run this test drive:
  1826.  
  1827.                  * Completed the installation.
  1828.  
  1829.                  * Established your three levels of passwords.
  1830.  
  1831.      During this test drive you will see how to do these things to run a 
  1832.      payroll for your company: 
  1833.  
  1834.                  * Start ZPAY 3 (Page 4-2)
  1835.  
  1836.                  * Enter your level password (Page 4-2)
  1837.  
  1838.                  * Select a payroll file name (Page 4-3)
  1839.  
  1840.                  * Review the tax tables (Page 4-4)
  1841.  
  1842.                  * Review the data files (Page 4-8)
  1843.  
  1844.                  * Enter a new employee (Page 4-12)
  1845.  
  1846.                  * Enter payroll period data (Page 4-16)
  1847.  
  1848.                  * Print the paychecks (Page 4-25)
  1849.  
  1850.                  * Print a payroll report (Page 4-29)
  1851.  
  1852.                  * Save and copy the payroll (Page 4-31)
  1853.  
  1854.                    TEST DRIVE Page 4-2
  1855.  
  1856.                   OK! Test Drive ZPAY 3!
  1857.  
  1858.      *  Start ZPAY 3
  1859.  
  1860.         When you have the DOS command line prompt on your screen, and
  1861.         have changed to the ZPAY3 directory, you can start the ZPAY 3
  1862.         program by typing:
  1863.  
  1864.         ZPAY3 and press the [Enter] key.
  1865.  
  1866.         Refer to the Getting Started section in this manual and your
  1867.         computer's DOS operation manual for more information about
  1868.         prompts, commands, and directories.
  1869.  
  1870.      *  Enter Your Level Password
  1871.  
  1872.         For this test drive you will need the highest level password, Level 3,
  1873.         because you will be going into the restricted areas of ZPAY 3.  So,
  1874.         enter your Level 3 Password and press the [Enter] key.
  1875.  
  1876.      *  Enter the Payroll Cut-Off Date
  1877.  
  1878.         After you enter your password, ZPAY 3 displays a date on the screen
  1879.         and asks you if this is correct.  The date asked about is the cut-off
  1880.         date of your payroll.
  1881.  
  1882.         For this test drive, enter the date that is the last day of this 
  1883.         month. 
  1884.         
  1885.         Just type the date in the format "MM/DD/YY" (Month/Day/Year as two 
  1886.         digits, such as: 01/01/90 for January 1, 1990) and press the [Enter] 
  1887.         key.  Type the letter "Y" (for Yes) where it asks if that date is 
  1888.         correct. 
  1889.  
  1890.         The program will automatically display the Main Control Menu.
  1891.  
  1892.                                 Main Control Menu
  1893.                      ----------------------------------------- 
  1894.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1895.                      ----------------------------------------- 
  1896.  
  1897.                    TEST DRIVE Page 4-3
  1898.  
  1899.      *  Select a Payroll File Name
  1900.  
  1901.         You need to select a specific payroll file name to work on.  In this
  1902.         test drive we have provided you with a hypothetical sample payroll
  1903.         using the file name SAMPLE.  Here's how to use it:
  1904.  
  1905.         - Select Utility
  1906.  
  1907.                                 Main Control Menu
  1908.                      ----------------------------------------- 
  1909.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1910.                      ---------------------------|------------- 
  1911.                                               Date      
  1912.                                               File      
  1913.                                               Password
  1914.                                               Backup
  1915.                                               Restore
  1916.                                               Export
  1917.         - Select File
  1918.  
  1919.           Notice that the default file name is ZPAY, appearing at the
  1920.           prompt for the file name.  But we want you to use the sample file
  1921.           we have provided.  So, you need to look at a "pick" list of file
  1922.           names.
  1923.  
  1924.         - Press the [F1] key for a list of existing payroll file names.
  1925.  
  1926.           Move the highlight bar to the file name SAMPLE.EMR (if it is
  1927.           not at that position already).
  1928.  
  1929.         - Press the [Enter] key.
  1930.  
  1931.           Your selection of the file SAMPLE.EMR now replaces the
  1932.           default ZPAY file name.
  1933.  
  1934.         - Press the [Enter] key again.
  1935.           You will be placed back on the Main Control Menu.
  1936.  
  1937.  
  1938.                    TEST DRIVE Page 4-4
  1939.  
  1940.      *  Review the Tax Tables
  1941.  
  1942.         You get to a payroll's tax tables by using the Data Edit Menu.  You
  1943.         will need a Level 3 password to get access to this menu.
  1944.  
  1945.                                 Main Control Menu
  1946.                      ----------------------------------------- 
  1947.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1948.                      ----------------------------------------- 
  1949.  
  1950.         - Select eDit
  1951.  
  1952.           The Date Edit Menu will be displayed.
  1953.  
  1954.                                    Data Edit Menu
  1955.                         ----------------------------------- 
  1956.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1957.                         ----------------------------------- 
  1958.  
  1959.         - Select Tax (from the Data Edit Menu)
  1960.  
  1961.           Now you can see the selections you use to create or edit Federal,
  1962.           State, and Local tax information.
  1963.  
  1964.                                    Data Edit Menu
  1965.                         ----------------------------------- 
  1966.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1967.                         ---|------------------------------- 
  1968.                           Federal    
  1969.                           State      
  1970.                           Local      
  1971.                           Copy state  
  1972.                           cOpy local  
  1973.  
  1974.  
  1975.                    TEST DRIVE Page 4-5
  1976.  
  1977.         - Select Federal
  1978.  
  1979.           The first page of the Federal Tax is displayed.  The number of
  1980.           pages for this table is displayed at the top of the screen.  These
  1981.           figures are taken from the Circular E booklet of the Internal
  1982.           Revenue Service.
  1983.  
  1984.           You can browse through these pages by pressing the [Page Down]
  1985.           key.  If you have a Circular E booklet handy, you can compare
  1986.           the figures to see where they came from.  These are the figures
  1987.           ZPAY 3 uses in computing various pay period pay rates. 
  1988.           Remember, all these figures are entered as yearly figures.
  1989.  
  1990.           When you have finished looking over these Federal tax figures, press 
  1991.           the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the cursor 
  1992.           poised on Tax.  Press [Enter] again to re-display the selections 
  1993.           available under Tax. 
  1994.  
  1995.                                    Data Edit Menu
  1996.                         ----------------------------------- 
  1997.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |                
  1998.                         ---|------------------------------- 
  1999.                           Federal 
  2000.                           State   
  2001.                           Local   
  2002.                           Copy state  
  2003.                           cOpy local  
  2004.  
  2005.  
  2006.  
  2007.                    TEST DRIVE Page 4-6
  2008.  
  2009.         - Select State
  2010.  
  2011.           The first page of the State tax tables is displayed.  We have 
  2012.           already filled in this sample tax table as it would apply for the 
  2013.           state of Illinois.  Notice that Illinois uses a percentage of the 
  2014.           gross pay for its tax computations.  Also, notice that $1,000 is 
  2015.           deducted from the gross pay for each dependant before the tax is 
  2016.           computed. 
  2017.  
  2018.           Just like the Federal tables, you can browse through the pages by
  2019.           pressing the [Page Down] key.
  2020.  
  2021.           Notice that the last page is for California only.  (If you were to
  2022.           enter California in the state name and CA in the state
  2023.           abbreviation, the bottom half of the page would be disabled since
  2024.           it does not apply to California.)
  2025.  
  2026.           When you have finished looking over these State tax figures, press 
  2027.           the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the cursor 
  2028.           poised on Tax.  Press [Enter] again to re-display the selections 
  2029.           available under Tax 
  2030.  
  2031.                                    Data Edit Menu
  2032.                         ----------------------------------- 
  2033.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2034.                         ---|------------------------------- 
  2035.                           Federal 
  2036.                           State   
  2037.                           Local   
  2038.                           Copy state 
  2039.                           cOpy local 
  2040.  
  2041.  
  2042.                    TEST DRIVE Page 4-7
  2043.  
  2044.         - Select Local
  2045.  
  2046.           The Local tax tables are presented in the same manor as the
  2047.           Federal and State that you just looked over.  You can look these
  2048.           over in the same way you did for the others, and exit back to the
  2049.           Data Edit Menu.
  2050.  
  2051.                                    Data Edit Menu
  2052.                         ----------------------------------- 
  2053.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2054.                         ----------------------------------- 
  2055.  
  2056.  
  2057.                    TEST DRIVE Page 4-8
  2058.  
  2059.      *  Review the Data Files
  2060.  
  2061.         - Select Data files
  2062.  
  2063.         Now you can see the selections you use to create or edit information
  2064.         for the employer and the employees.
  2065.  
  2066.                                    Data Edit Menu
  2067.                         ----------------------------------- 
  2068.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2069.                         -------------|--------------------- 
  2070.                                   Employer  
  2071.                                   eMployee  
  2072.  
  2073.  
  2074.  
  2075.                    TEST DRIVE Page 4-9
  2076.  
  2077.         - Select Employer
  2078.  
  2079.           This sample employer is our own ZPAY Payroll Systems, Inc. 
  2080.           The first page displayed contains the identity, name and address, 
  2081.           etc. information about this employer.
  2082.  
  2083.           Press the [Page Down] key to look at the next page.  It has the
  2084.           company code and departments information.  As you can see, we
  2085.           have used several of the entries.
  2086.  
  2087.           The last entry is Non-Employee Workers.  This will be the label
  2088.           for your 1099 form for reporting this type of worker.  
  2089.  
  2090.  
  2091.                            Important!
  2092.                     Any "Non-employee" label
  2093.                     must reside in the last entry!
  2094.  
  2095.  
  2096.  
  2097.           Press the [Page Down] key to go to the next page, which is for
  2098.           miscellaneous deductions.  Our sample uses this for medical
  2099.           deductions.  (It could also be used for a health insurance
  2100.           program.)  Notice we have listed the last entry here also as Non-
  2101.           employee Pay.  Remember, any Non-employee label must be the
  2102.           last entry.
  2103.  
  2104.           When you have finished looking over these entries for Employer,
  2105.           press the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the
  2106.           cursor poised on Data files.  Press [Enter] again to re-display the
  2107.           selections available under Data files.
  2108.  
  2109.                                    Data Edit Menu
  2110.                         ----------------------------------- 
  2111.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2112.                         -------------|--------------------- 
  2113.                                   Employer  
  2114.                                   eMployee  
  2115.  
  2116.                    TEST DRIVE Page 4-10
  2117.  
  2118.         - Select eMployee
  2119.  
  2120.           The program will ask you to choose the sorting order for the
  2121.           listing of employees, by name (N) or by employee number (C). 
  2122.           This determines the order that they will be displayed.  For our
  2123.           sample test drive, select "C" for employee number (code) order.
  2124.  
  2125.           The employee information is not displayed yet, but a menu bar is
  2126.           at the bottom of the screen.  Now you can browse through some
  2127.           sample employee records we have entered for you.
  2128.  
  2129.           Next
  2130.           Press "N" for "Next" and you will see a display of the first
  2131.           employee record in our sample list.  You can browse through each
  2132.           of the employees in turn by pressing "N" for "Next".
  2133.  
  2134.           Edit
  2135.           Now we are going to show you the Edit selection feature so you
  2136.           can see how it works.  Press "E" for "Edit".  A cursor highlights
  2137.           the first entry of the employees record.
  2138.  
  2139.           This first page allows you to change information about the
  2140.           employee as well as the employee's pay basis.
  2141.  
  2142.           Now watch this!  You have the assistance of on-screen help while
  2143.           you are in these records.
  2144.  
  2145.           - If you press the [F1] key, it will display a listing of keys you
  2146.             can use to move around and edit these entries.  
  2147.  
  2148.           - If you press the [F2] key, it will display a brief help message
  2149.             about what kind of entry ZPAY 3 allows at this cursor
  2150.             location.  Move from entry to entry and press the [F2] key as
  2151.             you pause on each one.  (Names and addresses, etc. usually
  2152.             will not display help because these are the kind of entries that
  2153.             only you would know what to enter.)
  2154.  
  2155.                    TEST DRIVE Page 4-11
  2156.  
  2157.           - If you press the [F3] key when the cursor is on an entry
  2158.             requiring numbers, it will display a calculator for your
  2159.             convenience.
  2160.  
  2161.           When you have become familiar with each item on this first page,
  2162.           press the [Page Down] key to move to the next page.
  2163.  
  2164.           If you were starting to use ZPAY 3 to set up a payroll after the
  2165.           first of the fiscal year, this page and the next are the ones you
  2166.           would use to convert from another payroll system.
  2167.  
  2168.           The second page allows you to change the payroll's monetary
  2169.           information for the current pay period, Month-To-Date, Quarter-
  2170.           To-Date, and Year-To-Date.  You will see a column for a
  2171.           miscellaneous deductions amount that is labeled "Constant".  It
  2172.           allows you to have a repeating deduction that will be deducted
  2173.           each payday.
  2174.  
  2175.           Press the [Page Down] key to move to the third page.  This page
  2176.           allows you to change the hours and commissions for this
  2177.           employee.  This is similar to the data on the previous page.
  2178.  
  2179.           You can page through these same pages again by pressing the
  2180.           [Page Down] or the [Page Up] keys, if you wish.
  2181.  
  2182.           When you are through looking over these pages, press the [F10]
  2183.           key to exit back to the menu bar at the bottom of the screen.
  2184.  
  2185.           We have already entered three common types of employees for
  2186.           you: salaried, hourly, and commissioned.  Now we want you to
  2187.           enter the last type which is the non-employee worker, such as
  2188.           contract or temporary help.  This will be you!
  2189.  
  2190.  
  2191.                    TEST DRIVE Page 4-12
  2192.  
  2193.      *  Enter a New Employee
  2194.  
  2195.           Add
  2196.           Select Add.  Follow the cursor and enter the appropriate
  2197.           information at each entry that applies to you.  Press the [F2] key
  2198.           at each entry to display help about certain ones.
  2199.  
  2200.           - Employee No:
  2201.             Type in "104" and press the [Enter] key.  (The last number we
  2202.             used for these sample records was 103.)
  2203.  
  2204.           - Marital Status Fed:
  2205.             Press [F2] to display the type of entry ZPAY 3 allows.  Type in 
  2206.             the entry that applies to your marital status.  Press the [Enter] 
  2207.             key. 
  2208.  
  2209.           - State:
  2210.             Same thing here.  Type in the entry that applies to your marital
  2211.             status for State, and press the [Enter] key.
  2212.  
  2213.           - Pay Period:
  2214.             Type "52" and press [Enter].  You have just made yourself a 
  2215.             weekly-paid worker.
  2216.  
  2217.           - Last Name:
  2218.             Type in your last name and press [Enter].
  2219.  
  2220.           - First Name:
  2221.             Type in your first name and press [Enter].
  2222.  
  2223.           - Street:
  2224.             Type in your street address (where you live) and press [Enter].
  2225.  
  2226.           - City:
  2227.             Type in the name of the city where you live and press [Enter].
  2228.  
  2229.           - State:
  2230.             Type in the two letter abbreviation of the state where you live
  2231.             and press [Enter].
  2232.  
  2233.                    TEST DRIVE Page 4-13
  2234.  
  2235.           - Zip:
  2236.             Type in the zip code of your address (with four digit extension
  2237.             if you have one) and press [Enter].
  2238.  
  2239.           - Phone:
  2240.             Type in your area code number first, then your telephone
  2241.             number and press [Enter].  (You do not have to type in the dash,
  2242.             just the numbers.)
  2243.  
  2244.           - SSAN:
  2245.             Type in your Social Security Account Number and press [Enter]. 
  2246.             (You do not have to type the dashes, just the numbers.)
  2247.  
  2248.           - Date Employed (MM/DD/YY):
  2249.             Type in today's date and press [Enter].  (Use two digit numbers
  2250.             for the date, month first, day, the year, such as "01/01/90" and
  2251.             you do not have to type in the slashes, just the numbers.)
  2252.  
  2253.           - Cost Accounting Code:0
  2254.             Type in "10" and press [Enter] for this code.  (We use "10" for
  2255.             this non-employee code.)
  2256.  
  2257.           - Pay Rate: 0.00
  2258.             Don't type an entry here, leave it blank for a non-employee.  
  2259.             Press [F2] to see what types of entries would be used for other
  2260.             employee types.  Just press [Enter] to scroll through the next
  2261.             entries.
  2262.  
  2263.           - Overtime Rate One:  0
  2264.             Don't type an entry here either for a non-employee.  Press 
  2265.             [Enter]. 
  2266.  
  2267.           - Rate two: 0
  2268.             Don't type an entry here either for a non-employee.  Press 
  2269.             [Enter]. 
  2270.  
  2271.           - Number of Exemptions Federal:0
  2272.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2273.  
  2274.                    TEST DRIVE Page 4-14
  2275.  
  2276.           - State:  0
  2277.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2278.  
  2279.           - Exempt from W/H? (Y/N)
  2280.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].  (Non-employees are exempt
  2281.             from the following deductions also.)
  2282.  
  2283.           - FICA:
  2284.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2285.  
  2286.           - Federal:
  2287.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2288.  
  2289.           - State:
  2290.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2291.  
  2292.           - Local:
  2293.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2294.  
  2295.           - SDI:
  2296.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2297.  
  2298.           - Additional W/H Federal:  0
  2299.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2300.  
  2301.           - Additional W/H State:    0
  2302.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2303.  
  2304.           - Employee Type - H, S, C, N, or U:
  2305.             Enter "N" for non-employee and press [Enter].  The cursor returns
  2306.             to the top of the page on the first entry you made.
  2307.  
  2308.           [F10]
  2309.           Press [F10] to save the information you just entered.  The cursor
  2310.           is returned to the menu bar at the bottom of the screen.  You've
  2311.           just entered yourself as a new employee into the records of the
  2312.           test drive sample files!
  2313.  
  2314.                    TEST DRIVE Page 4-15
  2315.  
  2316.           If you want to review what you have just entered, press "E" to
  2317.           edit.  Press [Enter] to scroll within the page, and [Page Down] to
  2318.           scroll to the next pages.  You can even make changes to your
  2319.           entries.  If you do make any changes, just be sure to press [F10]
  2320.           to save the information again.
  2321.  
  2322.           - Quit
  2323.             Press "Q" to quit this employee data entry.  You will be
  2324.             returned to the Data Edit Menu.
  2325.  
  2326.                                    Data Edit Menu
  2327.                         ----------------------------------- 
  2328.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2329.                         ----------------------------------- 
  2330.  
  2331.             Then press "E" twice to exit back to the Main Control Menu.
  2332.  
  2333.                                 Main Control Menu
  2334.                      ----------------------------------------- 
  2335.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2336.                      ----------------------------------------- 
  2337.  
  2338.  
  2339.                    TEST DRIVE Page 4-16
  2340.  
  2341.      *  Enter Payroll Period Data
  2342.         Now you are going to run the payroll for this pay period.  You will
  2343.         be entering the employees' work information that ZPAY 3 uses to
  2344.         calculate their pay for this pay period.  You will use the "Pay"
  2345.         selection from the Main Control Menu.
  2346.  
  2347.                                 Main Control Menu
  2348.                      ----------------------------------------- 
  2349.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2350.                      ----------------------------------------- 
  2351.  
  2352.         - Select Pay
  2353.  
  2354.           The Payroll Entry Menu will be displayed.
  2355.  
  2356.                                 Payroll Entry Menu
  2357.                            ------------------------------ 
  2358.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2359.                            ------------------------------   
  2360.  
  2361.         - Select Pay (from the Payroll Entry Menu selections)
  2362.           You must have a Level 2 (or greater) password to be able to
  2363.           access this selection, because it contains personal information
  2364.           about the employees.)
  2365.  
  2366.           Now, the next selections must be done in a 1, 2, 3 order:
  2367.  
  2368.                     1st:You Prepare
  2369.                     2nd:You Enter
  2370.                     3rd:You Add & post
  2371.  
  2372.  
  2373.                    TEST DRIVE Page 4-17
  2374.  
  2375.                                 Payroll Entry Menu
  2376.                            ------------------------------ 
  2377.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2378.                            ----|-------------------------   
  2379.                              Prepare    
  2380.                              Enter      
  2381.                              Add & post
  2382.  
  2383.  
  2384.         - Select Prepare
  2385.  
  2386.           There is nothing for you to enter with this selection.  When you 
  2387.           select Prepare, it automatically clears-out any existing payroll 
  2388.           figures to clear the way for the payroll entries for this pay 
  2389.           period. It automatically places the cursor on the Enter selection, 
  2390.           ready for you to select. 
  2391.  
  2392.  
  2393.                           CAUTION
  2394.              If you exit this Payroll Entry Menu for
  2395.              any reason and then return to it, do NOT repeat
  2396.              the Prepare selection again.  It would clear
  2397.              out all the totals you just completed for this
  2398.              payroll period.
  2399.  
  2400.  
  2401.  
  2402.  
  2403.                    TEST DRIVE Page 4-18
  2404.  
  2405.                                 Payroll Entry Menu
  2406.                            ------------------------------ 
  2407.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2408.                            ----|-------------------------   
  2409.                              Prepare    
  2410.                              Enter      
  2411.                              Add & post
  2412.  
  2413.  
  2414.         - Select Enter
  2415.  
  2416.           ZPAY 3 allows you to select the order of sorting the employees'
  2417.           records, either by their last names or by their employee numbers. 
  2418.           For your convenience, you can select the order in which the
  2419.           records will be displayed, depending on how your employees'
  2420.           time cards are sorted.
  2421.  
  2422.           Since you do not have any time cards for this test drive, select
  2423.           "C" for employee number.  The first employee's number record
  2424.           appears on the screen.
  2425.  
  2426.           Notice that you have two windows of information about this
  2427.           employee.  The window on the left contains personal information,
  2428.           and the window on the right contains payday information.  The
  2429.           date at the bottom of the right window tell you when this
  2430.           employee was last paid.
  2431.  
  2432.           You can browse through the employees by pressing "N" (for
  2433.           Next) and "P" (for Previous).
  2434.  
  2435.           You can search for a particular employee's record by pressing "F"
  2436.           (for Find).
  2437.  
  2438.           Now you're ready to start entering information for this payroll. 
  2439.           The first record will be an example of a salaried employee, the
  2440.           second commissioned, the third hourly, and the fourth is you ..
  2441.           non-employee help.
  2442.  
  2443.                    TEST DRIVE Page 4-19
  2444.  
  2445.  
  2446.           Salaried Employee
  2447.  
  2448.           Press "E" (for Enter).  The cursor goes to the left window poised
  2449.           at the entry for Regular Hours Worked.
  2450.  
  2451.           Since this is a salaried employee, you do not need to enter his 
  2452.           hours worked (or overtime).  You could enter his hours worked or 
  2453.           overtime if you wanted a record of them.  But they are not needed 
  2454.           for calculation of his base pay since it is the same amount each 
  2455.           payday until his salary is changed.  The rest of the entries in this 
  2456.           left hand window are already filled in from the employee's data that 
  2457.           was previously entered through the Data Edit Menu. 
  2458.  
  2459.           Press [Page Down] to move to the right hand window.  Notice
  2460.           that his Pay Rate amount was carried over from the left window
  2461.           to the right window.  However, his deductions such as taxes, etc.
  2462.           have not been made yet.  Press the [F9] key now, to have ZPAY
  2463.           3 make those calculations for you and display his net pay.
  2464.  
  2465.           That's all you have to do to enter payroll information for a
  2466.           salaried employee ... except now you must save it.  Press [F10] to
  2467.           save this employee's information, and you're placed back on the
  2468.           menu bar at the bottom of the screen.
  2469.  
  2470.  
  2471.  
  2472.                    TEST DRIVE Page 4-20
  2473.  
  2474.           Commissioned Employee
  2475.  
  2476.           Press "N" for the next employee's payroll record.  She is an
  2477.           employee who is paid a commission in addition to her base salary.
  2478.  
  2479.           Press "E" to enter her commission information.  Use the arrow
  2480.           key to move to the "Commission Paid" entry.  We can use this as
  2481.           a good example to show you how to use the built-in calculator.
  2482.  
  2483.           Calculator:
  2484.           Press [F3] to pop up the calculator on the screen.  For example,
  2485.           let's say this employee has $15,000.00 in sales, and gets a
  2486.           commission of 4%.  In the calculator, enter "15000", press the [*]
  2487.           key for multiplication and then enter "4", and press the [%] key
  2488.           for the answer.  You will see a result of "600" in the calculator
  2489.           window.  Now all you have to do to paste this answer in the
  2490.           "Commission Paid" entry (where you moved the cursor) is to
  2491.           press the [F10] key.  Do this now and watch it work for you!
  2492.  
  2493.           Now use the [Page Down] key to move over to the right window. 
  2494.           As you can see we have the salary and commission, but no
  2495.           deductions have been made yet.  Press the calculate key [F9] to
  2496.           calculate her net pay.  Don't forget to save this information by
  2497.           pressing the [F10] key.  Again, you are placed back on the menu
  2498.           bar at the bottom of the screen.
  2499.  
  2500.                    TEST DRIVE Page 4-21
  2501.  
  2502.           Hourly Employee
  2503.  
  2504.           Press "N" for the next employee's payroll record.  She is an
  2505.           employee who is paid by the hour.
  2506.  
  2507.           Press "E" (for Enter).  The cursor goes to the left window poised
  2508.           at the entry for Regular Hours Worked.  Type in "40" for the
  2509.           regular hours she worked and press the [Enter] key.  The cursor
  2510.           automatically moves to the next entry "Overtime One Hours
  2511.           Worked".  Type in "5.75" for her Overtime One hours and press
  2512.           [Enter] again.  That's all you need to enter on the left window, so
  2513.           press [Page Down] to move to the right window so you can have
  2514.           ZPAY 3 calculate her pay.  Press [F9] to calculate her pay, press
  2515.           [F10] to save it, and you're done.  See how simple it is!
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.                    TEST DRIVE Page 4-22
  2520.  
  2521.           Non-employee
  2522.  
  2523.           Hey, that's you!  You are going to pay yourself $475.00 for some
  2524.           contract work you did.
  2525.  
  2526.           Press "N" (for Next) to display the non-employee record you
  2527.           made for yourself in the Data Edit Menu.
  2528.  
  2529.           Press "E".  Since you are a non-employee, there is no information
  2530.           for you to enter in the left window.  Press [Page Down] to go
  2531.           directly to the right page.  Notice that the cursor will be
  2532.           automatically placed on the "Non-employee" position.
  2533.  
  2534.           Now, here is where a non-employee entry is different than those
  2535.           for employees:  Enter the amount as a minus number since it is
  2536.           a negative deduction.  This will make it a positive number for the
  2537.           "Net Pay".
  2538.  
  2539.           Enter "- 475.00" at the "Non-Emp." entry and press [Enter].  You do
  2540.           not press the [F9] key to calculate since the correct amount is
  2541.           already shown in the "Net Pay".  Furthermore, if you DO press
  2542.           the [F9] key, it will erase the entry you made.  Just press [F10]
  2543.           to save it and you are back on the menu bar at the bottom of the
  2544.           screen.
  2545.  
  2546.           Press "Q" to quit and back out to the Payroll Entry Menu.
  2547.  
  2548.           You will be automatically placed on Pay at the Enter selection
  2549.  
  2550.  
  2551.                    TEST DRIVE Page 4-23
  2552.  
  2553.                                 Payroll Entry Menu
  2554.                            ------------------------------ 
  2555.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2556.                            ----|-------------------------   
  2557.                              Prepare    
  2558.                              Enter      
  2559.                              Add & post
  2560.  
  2561.         - Select Add & post
  2562.  
  2563.           You must use this selection after the Pay entries are completed. 
  2564.           This function adds the totals of the pay entries you just
  2565.           completed.  If you do not use Add & post, the totals for your
  2566.           Month-To-Date, Quarter-To-Date, and Year-To-Date reports will
  2567.           not reflect this payroll.
  2568.  
  2569.  
  2570.                           CAUTION
  2571.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  2572.              and then return to it to add or change payroll
  2573.              information WITHOUT HAVING PRINTED
  2574.              THE CHECKS AND REPORTS, do not repeat
  2575.              the Prepare selection.  It would clear out all
  2576.              the totals you just completed for this payroll
  2577.              period.
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.                           CAUTION
  2582.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  2583.              and then return to it AFTER PRINTING THE
  2584.              CHECKS AND REPORTS, you DO repeat the
  2585.              Prepare selection.  You must clear out all
  2586.              the totals you just completed for this payroll
  2587.              period, or the SAME checks would be printed
  2588.              AGAIN!
  2589.  
  2590.  
  2591.                    TEST DRIVE Page 4-24
  2592.  
  2593.         OK, now you have entered all the employees' information so they
  2594.         can be paid for this pay period.  Now you are ready to print their
  2595.         paychecks.
  2596.  
  2597.                                 Payroll Entry Menu
  2598.                            ------------------------------ 
  2599.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2600.                            ------------------------------   
  2601.  
  2602.         Press "E" twice to return to the Main Control Menu.
  2603.  
  2604.                                 Main Control Menu
  2605.                      ----------------------------------------- 
  2606.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2607.                      ----------------------------------------- 
  2608.  
  2609.  
  2610.  
  2611.                    TEST DRIVE Page 4-25
  2612.  
  2613.      *  Print the Paychecks
  2614.  
  2615.         You print the pay checks and payroll reports from the Payroll
  2616.         Reporting Menu, which is accessed from this Main Control Menu. 
  2617.         You need only the minimum Level 1 (or greater) password to access
  2618.         this menu.
  2619.  
  2620.         Make sure that your printer is loaded with paper to print these test
  2621.         drive paychecks.  We recommend you do not load your regular blank
  2622.         paychecks for this test drive.  Plain paper will do for this purpose.
  2623.  
  2624.  
  2625.                                 Main Control Menu
  2626.                      ----------------------------------------- 
  2627.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2628.                      ----------------------------------------- 
  2629.  
  2630.      -  Select Reports (from the Main Control Menu)
  2631.         This selection displays the Payroll Reporting menu.
  2632.  
  2633.                                Payroll Reporting Menu
  2634.           ---------------------------------------------------------------- 
  2635.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2636.           ---------------------------------------------------------------- 
  2637.  
  2638.  
  2639.          Select Checks (from the Payroll Reporting Menu)
  2640.  
  2641.  
  2642.                                Payroll Reporting Menu
  2643.           ---------------------------------------------------------------- 
  2644.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2645.           -----------------------------------|---------------------------- 
  2646.                                            Checks    
  2647.                                            Register  
  2648.                                            No checks 
  2649.  
  2650.  
  2651.                    TEST DRIVE Page 4-26
  2652.  
  2653.          Select Checks (under the Checks selection)
  2654.  
  2655.          You will be asked to enter some information about printing your
  2656.          paychecks:
  2657.  
  2658.          -Enter the starting check number:XXXX
  2659.           Accept the number displayed for this test drive by pressing [Enter]. 
  2660.  
  2661.          -Are your check numbers pre-printed? (Y/N)
  2662.           Type "N" for No and press [Enter].  You can see how ZPAY 3
  2663.           prints the check numbers on the checks for this example.
  2664.  
  2665.          -Enter a comment if desired:
  2666.           Type "This check is NOT NEGOTIABLE - It is a TEST" and
  2667.           press [Enter].  It will prevent these test drive checks from being
  2668.           used, even if they are on plain paper!  You should destroy them
  2669.           when you are through with this test drive.
  2670.  
  2671.          -Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  2672.  
  2673.           Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print these
  2674.           test drive checks on a LaserJet or compatible laser printer.
  2675.  
  2676.           Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print these
  2677.           test drive checks on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-laser
  2678.           printer.
  2679.  
  2680.          -Init string:
  2681.           
  2682.           These are the default initializing codes for Epson dot-matrix
  2683.           printers (non-laser printers).  This "init" code selects compressed
  2684.           print for the printer.
  2685.  
  2686.           The codes for laser printers are built-in to ZPAY 3 and are not
  2687.           displayed.
  2688.  
  2689.                    TEST DRIVE Page 4-27
  2690.  
  2691.          -Exit string:
  2692.  
  2693.           These are the corresponding default exit codes for Epson dot-
  2694.           matrix printers.  This "exit" code returns the printer to 10
  2695.           characters per inch (cpi) printing.
  2696.  
  2697.           As for the "init" codes, the ones for laser printers are not
  2698.           displayed.
  2699.  
  2700.          Press [F10] to continue.
  2701.  
  2702.          Then you will be asked to select the way you want the paychecks
  2703.          sorted for printing, by employee name, or by employee number. 
  2704.          For this test drive select "C" to print in order of employee number. 
  2705.          When you enter your choice, ZPAY 3 begins printing your
  2706.          payroll's paychecks.
  2707.  
  2708.          When the printer has finished printing the paychecks, ZPAY 3 returns 
  2709.          you to the Payroll Reporting Menu.  Press [Enter] to re-display the 
  2710.          selections available under Check. 
  2711.  
  2712.                                Payroll Reporting Menu
  2713.           ---------------------------------------------------------------- 
  2714.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2715.           -----------------------------------|---------------------------- 
  2716.                                            Checks    
  2717.                                            Register  
  2718.                                            No checks 
  2719.  
  2720.  
  2721.          Now, prepare the printer for printing the check register.  Make sure 
  2722.          that your printer is loaded with plain print paper for this test 
  2723.          drive. 
  2724.  
  2725.  
  2726.  
  2727.                    TEST DRIVE Page 4-28
  2728.  
  2729.          Select Register (under the Checks selection)
  2730.  
  2731.          Remember, do not print the register first.  You must print the
  2732.          paychecks first, or use the "No checks" selection before you can
  2733.          print a register without first printing the paychecks.
  2734.  
  2735.          Your payroll's test drive paycheck register will be printed.
  2736.          When the printer has finished printing the check register, ZPAY 3
  2737.          returns you to the Payroll Reporting Menu.
  2738.  
  2739.                                Payroll Reporting Menu
  2740.           ---------------------------------------------------------------- 
  2741.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2742.           ---------------------------------------------------------------- 
  2743.  
  2744.                    TEST DRIVE Page 4-29
  2745.  
  2746.      * Print a Payroll Report
  2747.  
  2748.        Now, we are going to have you print only one of the reports that
  2749.        are available.  You will see how reports are printed without
  2750.        spending a lot of time.  Make sure that your printer is still loaded
  2751.        with the appropriate print paper.
  2752.  
  2753.        - Select Period
  2754.  
  2755.                                Payroll Reporting Menu
  2756.           ---------------------------------------------------------------- 
  2757.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2758.           ---|------------------------------------------------------------ 
  2759.            Single  
  2760.            Current 
  2761.            Active  
  2762.            cOmplete
  2763.            Employer
  2764.            cosT
  2765.            Wide current
  2766.            wIde active
  2767.            wiDe complete
  2768.  
  2769.           All the selections under Period are reports for the last pay
  2770.           period entered.  That's the payroll you just did.
  2771.  
  2772.          -Select Current
  2773.  
  2774.           Printing the Current record will print the pay roll data of all
  2775.           those employees (and non-employees) to be paid this pay period. 
  2776.           It will include your name because you were entered as a "non-
  2777.           employee" for contract labor.
  2778.  
  2779.           You will be asked to enter some information about the printer
  2780.           you are going to use to print this report:
  2781.  
  2782.      Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  2783.  
  2784.           -  Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print 
  2785.              this test drive report on a LaserJet or compatible laser printer. 
  2786.  
  2787.           -  Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print 
  2788.              this test drive report on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-
  2789.              laser printer. 
  2790.  
  2791.                    TEST DRIVE Page 4-30
  2792.  
  2793.           Then you will be asked to select the way you want the records
  2794.           of the report sorted for printing, by employee name, or by
  2795.           employee number.  For this test drive select "C" to print in order
  2796.           of employee number.  When you enter your choice, ZPAY 3
  2797.           begins printing your payroll's report.
  2798.  
  2799.          When the printer has finished printing the report, ZPAY 3 returns
  2800.          you to the Payroll Reporting Menu.
  2801.  
  2802.  
  2803.          -Select Employer
  2804.  
  2805.           Use the same procedure to print the Employer report.
  2806.  
  2807.           We recommend you always print at least the Employee Report
  2808.           and the Employer Report each time.
  2809.  
  2810.          When the printer has finished printing the report, ZPAY 3 returns
  2811.          you to the Payroll Reporting Menu.
  2812.  
  2813.                                Payroll Reporting Menu
  2814.           ---------------------------------------------------------------- 
  2815.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2816.           -------------------------------------------------------------|-- 
  2817.                                                                      Stay
  2818.                                                                      Exit
  2819.  
  2820.  
  2821.          You can refer to the Introduction section of this manual, under
  2822.          Menus for explanations of the remaining report selections.
  2823.  
  2824.          If you wish, you can print any other reports before continuing to
  2825.          the next procedure.
  2826.  
  2827.  
  2828.          -Press "E" (to Exit) twice to exit back to the Main Control Menu.
  2829.  
  2830.                                 Main Control Menu
  2831.                      ----------------------------------------- 
  2832.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2833.                      ----------------------------------------- 
  2834.  
  2835.                    TEST DRIVE Page 4-31
  2836.  
  2837.      * Back-Up the Payroll
  2838.  
  2839.        Now you will finish up by making a back-up copy of this payroll to
  2840.        a floppy disk for security.
  2841.  
  2842.        Use the Utility File selection from the Main Control Menu to select
  2843.        the Backup utility.
  2844.  
  2845.        - Select Backup.
  2846.  
  2847.                                 Main Control Menu
  2848.                      ----------------------------------------- 
  2849.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2850.                      ---------------------------|------------- 
  2851.                                               Date      
  2852.                                               File      
  2853.                                               Password
  2854.                                               Backup
  2855.                                               Restore
  2856.                                               Export
  2857.  
  2858.          ZPAY 3 will ask you the designation of the floppy drive to which
  2859.          you want to copy the back up files:
  2860.  
  2861.              What drive do you want to backup to? A
  2862.  
  2863.          The "A" floppy drive selection is already displayed for your
  2864.          convenience.
  2865.  
  2866.          -If you want to back-up your files to a different drive, enter the
  2867.           letter of that drive.  Place a floppy disk in that drive.  When you
  2868.           press the [Enter] key, ZPAY 3 will start copying your files to that
  2869.           drive
  2870.  
  2871.          -If you want to back-up your files to the "A" drive, place a floppy
  2872.           disk in drive "A" and just press the [Enter] key.  ZPAY 3 will start
  2873.           copying your files to drive "A".
  2874.  
  2875.          ZPAY 3 uses a built-in "archive" program, called "LHARC", to
  2876.          compress your payroll files into smaller ones as they are copied
  2877.          onto the floppy disk.
  2878.  
  2879.                    TEST DRIVE Page 4-32
  2880.  
  2881.          All the individual files that are copied are compressed onto the
  2882.          floppy disk as one file name.  This one file will be less than half
  2883.          the size of the original files combined.  ZPAY 3 automatically
  2884.          names this file using numbers corresponding to the date you make
  2885.          the back-up copy:
  2886.  
  2887.                     MMDDYY.LZH
  2888.                     |||||| |||      
  2889.                     ||||||  \\\_____
  2890.                    // || \\         |
  2891.                  //   ||  ||        |
  2892.               Month  Day  Year   Extension             
  2893.                                  Identifies
  2894.                                  Lharc File
  2895.  
  2896.          For example:
  2897.  
  2898.          If the date you make the back-up is March 10th 1991, ZPAY 3 will
  2899.          automatically name the compressed file to be: 031091.LZH
  2900.  
  2901.          When the back-up copy is completed, you will be returned to the
  2902.          Main Control Menu.
  2903.  
  2904.                                 Main Control Menu
  2905.                      ----------------------------------------- 
  2906.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2907.                      ----------------------------------------- 
  2908.                                                                            
  2909.  
  2910.  
  2911.  
  2912.  
  2913.      * You're Done!
  2914.  
  2915.        Press "E" (for Exit) twice to exit out of ZPAY 3 and you will be
  2916.        returned to your computer's DOS prompt.
  2917.  
  2918.                          C:\ZPAY3 
  2919.  
  2920.  
  2921.  
  2922.                    START NEW PAYROLL Page 5-1
  2923.  
  2924.                   STARTING A NEW PAYROLL
  2925.                   Procedure "At-A-Glance"
  2926.  
  2927.            1. Start ZPAY 3
  2928.               * Enter your password. (Level 3 Password)
  2929.               * Enter the payroll cut-off date.
  2930.               * Enter a name for your new payroll file.
  2931.                 - Utility
  2932.                   (File)
  2933.  
  2934.            2. Create Tax Tables (from Data Edit menu)
  2935.               * Enter the tax tables (from the Tax menu)
  2936.                 - Federal
  2937.                 - State
  2938.                 - Local
  2939.  
  2940.            3. Enter Payroll Data (from Data Edit Menu)
  2941.               * Data files (Enter Payroll Data for:)
  2942.                 - Employer
  2943.                 - Employee
  2944.                   (Salaried)
  2945.                   (Hourly)
  2946.                   (Commissioned)
  2947.                   (Non-Employees)
  2948.  
  2949.            4. Run the Payroll (From the Payroll Entry Menu)
  2950.               * Pay (Enter employees pay information)
  2951.                 - Prepare (Clears out previous payroll information)
  2952.                 - Enter (This payroll pay information)
  2953.                   Sort Order 
  2954.                 - Add & Post (Save this payroll)
  2955.  
  2956.            5. Print the Payroll Checks and Reports
  2957.               * Print the Paychecks
  2958.                 - Print the Check Register
  2959.               * Print the Payroll Reports
  2960.                 - Select Type of Report
  2961.  
  2962.  
  2963.                    START NEW PAYROLL Page 5-2
  2964.  
  2965.                   STARTING A NEW PAYROLL
  2966.                     Procedure in Detail
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.                            IMPORTANT!
  2971.                 You should begin a new payroll on the
  2972.                 first of the year, or on the first payday
  2973.                 of a new quarter.  This will allow the
  2974.                 proper system "tags" to be set.  Also, it
  2975.                 will require that you type in only the
  2976.                 "Year-to-Date" figures in the data entries
  2977.                 for employees.
  2978.  
  2979.  
  2980.                    START NEW PAYROLL Page 5-3
  2981.  
  2982.      1.Start ZPAY 3
  2983.        When you have the DOS command line prompt on your screen, and
  2984.        have changed to the ZPAY3 directory, you can start the ZPAY 3
  2985.        program by typing ZPAY3 and press the [Enter] key.  Refer to
  2986.        Navigating Around in the Introduction section of this manual, and
  2987.        your computer's DOS operation manual for more information about
  2988.        prompts, commands, and directories.
  2989.  
  2990.         * Enter your password.
  2991.           You must have the highest level password (Level 3) to be able to
  2992.           start a new payroll.  Starting a new payroll will require you to
  2993.           use the Data Edit Menu which requires a Level 3 password for
  2994.           access.
  2995.  
  2996.         * Enter the payroll date.
  2997.           After you enter your password, you will be shown a date on the 
  2998.           screen and asked if it is correct.  This is the cut-off date of your 
  2999.           payroll period. 
  3000.  
  3001.           - If the displayed date is correct for your payroll cut-off, simply
  3002.             press the [Enter] key to accept it.
  3003.  
  3004.           - If the displayed date is not correct for your payroll cut-off,
  3005.             then just type the letter "N" (for No).  The screen will display
  3006.             blank blocks for you to type in the correct payroll date.  Just
  3007.             type the date in the format "MM/DD/YY" (Month/Day/Year as
  3008.             two digits, such as: 01/01/90 for January 1, 1990) and press the
  3009.             [Enter] key.  Type the letter "Y" (for Yes) where it asks if
  3010.             that date is correct.
  3011.  
  3012.           - The program will automatically display the first menu which
  3013.             is the Main Control Menu.
  3014.  
  3015.                                 Main Control Menu
  3016.                      ----------------------------------------- 
  3017.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3018.                      ----------------------------------------- 
  3019.  
  3020.                    START NEW PAYROLL Page 5-4
  3021.  
  3022.         * Enter a name for your new payroll file.
  3023.           Use the Utility File selection from the Main Control Menu to
  3024.           enter a name for your new payroll file.
  3025.  
  3026.           - Select Utility.
  3027.  
  3028.                                 Main Control Menu
  3029.                      ----------------------------------------- 
  3030.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3031.                      ---------------------------|------------- 
  3032.                                               Date      
  3033.                                               File      
  3034.                                               Password
  3035.                                               Backup
  3036.                                               Restore
  3037.                                               Export
  3038.  
  3039.  
  3040.           - Select File.
  3041.  
  3042.             A default file name ZPAY will be displayed.  You can over-
  3043.             type your own choice of your payroll file name.  A file name
  3044.             must conform to the DOS rules of naming files:
  3045.  
  3046.             Refer to your computer's DOS manual if you are unfamiliar
  3047.             with the rules of naming files.  When you press the [Enter] key,
  3048.             you will be returned to the Main Control Menu.
  3049.  
  3050.             We recommend you use the default name "ZPAY" or
  3051.             something like "PAYROLL".  However, CPA's may want to
  3052.             use clients' descriptive names such as, "ACME" for Acme
  3053.             Plumbing Co.
  3054.  
  3055.  
  3056.                    START NEW PAYROLL Page 5-5
  3057.  
  3058.      2. Create Tax Tables
  3059.  
  3060.         - Select eDit
  3061.  
  3062.           ZPAY 3 checks to insure that all the necessary files to use this
  3063.           selection are present.
  3064.  
  3065.           - When all the files needed are not present, a list of the files 
  3066.             will be displayed, indicating which ones are not present.  When 
  3067.             you are starting a new payroll for the first time, only the 
  3068.             Federal tax table will be present (the one provided by ZPAY 3).  
  3069.             The list will look like this: 
  3070.  
  3071.  
  3072.          Checking your files for C:\ZPAY3\ZPAY company
  3073.                                                ------------------------ 
  3074.          The files if missing must be created |                        |
  3075.          in the following order:              |  If any of your files  |
  3076.                                               |  are MISSING you must  |
  3077.             Federal tax tables file. - OK     |  go into the data file |
  3078.             State tax tables file. - MISSING  |  menu and create the   |
  3079.             Local tax tables file. - MISSING  |  missing files.  DO    |
  3080.             Employer data file. - MISSING     |  NOT ATTEMPT TO RUN A  |
  3081.             Employee data file. - MISSING     |  PAYROLL WITH ANY OF   |
  3082.                                               |  YOUR FILES MISSING!   |
  3083.                                               |                        |
  3084.                                               |  Hit Any Key to Return |
  3085.                                               |                        |
  3086.                                                ------------------------
  3087.         - When all the files needed are present, this listing will display 
  3088.           only momentarily, then the Data Edit Menu will appear. 
  3089.  
  3090.           Press any key to display the Data Edit Menu.
  3091.  
  3092.                                    Data Edit Menu
  3093.                         ----------------------------------- 
  3094.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3095.                         ----------------------------------- 
  3096.  
  3097.  
  3098.         You must initialize all of the Tax Tables.  The program will abort 
  3099.         running the payroll if it does not find all these tax tables.  Even if 
  3100.         your payroll may not require state or local taxes, you must at least 
  3101.         open and then close each tax table without necessarily entering any 
  3102.         information. 
  3103.  
  3104.                    START NEW PAYROLL Page 5-6
  3105.  
  3106.                         IMPORTANT!
  3107.                 All tax entries must be annual figures
  3108.                 regardless of the pay periods selected.
  3109.  
  3110.  
  3111.         We recommend you create your new tax tables, your employer, and
  3112.         employee files in the order listed in the message ZPAY 3 displayed
  3113.         when you accessed this Date Edit Menu:
  3114.  
  3115.                         State tax table
  3116.                         Local tax table
  3117.                         Employer file
  3118.                         Employee file
  3119.  
  3120.  
  3121.         - Select Tax 
  3122.  
  3123.           Now you can see the selections available that you will use to
  3124.           create your tax tables.
  3125.  
  3126.                                    Data Edit Menu
  3127.                         ----------------------------------- 
  3128.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3129.                         ---|------------------------------- 
  3130.                           Federal    
  3131.                           State      
  3132.                           Local      
  3133.                           Copy state  
  3134.                           cOpy local  
  3135.  
  3136.  
  3137.  
  3138.           Many of the entries in these tax table will be self explanatory.  
  3139.           There are several "pages" to the tax tables.  Each page sequence
  3140.           is identified at the top of the screen so you know where you are.
  3141.  
  3142.           You can ask ZPAY3 to prompt you with information regarding
  3143.           the entry you are on.  ZPAY3 shows you which keys to press to
  3144.           get prompted about the entry.
  3145.  
  3146.           You have the assistance of on-screen help while you are in these
  3147.           records.
  3148.  
  3149.                    START NEW PAYROLL Page 5-7
  3150.  
  3151.           - If you press the [F1] key, it will display a listing of keys you
  3152.             can use to move around and edit these entries.  
  3153.  
  3154.           Also, ZPAY3 will automatically prompt you with the correct type
  3155.           of information needed if you do not fill-in entries that are
  3156.           necessary.
  3157.  
  3158.           When you go to a next page, ZPAY3 will identify any critical
  3159.           entries that you did not fill-in.  You can return to that (or any)
  3160.           entry to enter the appropriate information.
  3161.  
  3162.           If you are not familiar with the entries for the tax tables, you may 
  3163.           refer to the Appendix sections in the back of this manual for 
  3164.           explanations of the entries. 
  3165.  
  3166.           - Select Federal
  3167.  
  3168.             For your convenience, ZPAY 3 is shipped with a Federal Tax
  3169.             file containing federal tax information already entered for you
  3170.             from the Circular E booklet of the Internal revenue Service. 
  3171.             This file is included with the program files.  You can use this
  3172.             file for the Federal Tax table, but you should review the entries
  3173.             to be sure the data is up to date with your current Federal Tax
  3174.             booklet.
  3175.  
  3176.             The first page of the Federal Tax table is displayed.  The
  3177.             number of pages for this table is displayed at the top of the
  3178.             screen.
  3179.  
  3180.             You can browse through these pages by pressing the [Page
  3181.             Down] key.  Remember, all these figures are entered as yearly
  3182.             figures.
  3183.  
  3184.             When you have completed your review (and any entries), press
  3185.             the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the
  3186.             cursor poised on "Tax".  Press the [Enter] key again to 
  3187.             re-display the selections available under "Tax".
  3188.  
  3189.                    START NEW PAYROLL Page 5-8
  3190.  
  3191.           - Select State
  3192.  
  3193.             Since you have not made your State tax table yet, a message
  3194.             displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3195.  
  3196.               State Tax file missing. Create new file (Y/N) 
  3197.  
  3198.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3199.              now, but at a later time.  You will be placed
  3200.              back on the Data Edit Menu.
  3201.  
  3202.              Enter "Y" (for Yes) to create your State tax
  3203.              tables now.
  3204.  
  3205.             The first page of the State tax tables is displayed.
  3206.  
  3207.             This is where you enter information about the taxes for the
  3208.             state that your payroll applies.  This information must be
  3209.             accurate according to your current State Tax booklet so that
  3210.             ZPAY3 will be able to properly tax your employees.
  3211.  
  3212.             (If your payroll does not require any state tax table
  3213.             information, you still must open this file and then close it
  3214.             without entering any data.) 
  3215.  
  3216.             When you have completed your entries, close the table by
  3217.             pressing the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu,
  3218.             with the cursor poised on "Tax".  Press the [Enter] key again 
  3219.             to re-display the selections available under "Tax".
  3220.  
  3221.  
  3222.           - Select Local
  3223.  
  3224.             Since you have not made your Local tax table yet, a message
  3225.             displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3226.  
  3227.               Local Tax file missing. Create new file (Y/N) 
  3228.  
  3229.                    START NEW PAYROLL Page 5-9
  3230.  
  3231.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3232.              now, but at a later time.  You will be placed
  3233.              back on the Data Edit Menu.
  3234.  
  3235.              Enter "Y" (for Yes) to create your Local tax
  3236.              tables now.
  3237.  
  3238.             The first page of the Local tax tables is displayed.
  3239.  
  3240.             The Local tax tables are presented in the same manor as the
  3241.             ones for Federal and State that you just used.
  3242.  
  3243.             This is where you enter information about the taxes for the local 
  3244.             city (or county, municipal, etc.) that your payroll applies. This 
  3245.             information must be accurate according to your current Local Tax 
  3246.             booklet so that ZPAY 3 will be able to properly tax your 
  3247.             employees. 
  3248.  
  3249.             (If your payroll does not require any local tax table
  3250.             information, you still must open this file and then close it
  3251.             without entering any data.) 
  3252.  
  3253.             You can make your entries for these in the same way you did
  3254.             for the State tables.
  3255.  
  3256.             When you have completed your entries, press the [F10] key to
  3257.             exit back to the Data Edit Menu.
  3258.  
  3259.                                    Data Edit Menu
  3260.                         ----------------------------------- 
  3261.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3262.                         ----------------------------------- 
  3263.  
  3264.  
  3265.  
  3266.                    START NEW PAYROLL Page 5-10
  3267.  
  3268.      3. Enter Payroll Data 
  3269.  
  3270.  
  3271.         - Select Data files 
  3272.  
  3273.           This is where you enter information about your company
  3274.           (employer) and its employees.
  3275.  
  3276.  
  3277.                                    Data Edit Menu
  3278.                         ----------------------------------- 
  3279.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3280.                         -------------|--------------------- 
  3281.                                   Employer  
  3282.                                   eMployee  
  3283.  
  3284.  
  3285.           Now you can see the selections available that you will use to
  3286.           create your employer and employee files.
  3287.  
  3288.  
  3289.         - Select Employer
  3290.  
  3291.           Since you have not made your Employer file yet, a message
  3292.           displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3293.  
  3294.             Employer data file missing. Create new file (Y/N)
  3295.  
  3296.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3297.              now, but at a later time.  You will be placed
  3298.              back on the Data Edit Menu.
  3299.  
  3300.              Enter "Y" (for Yes) to create your Employer
  3301.              data files now.
  3302.  
  3303.           The first page of the Employer data file is displayed.
  3304.  
  3305.           There will be several "pages" of information that must be filled-in. 
  3306.           Each page sequence is identified at the top of the screen so you 
  3307.           know where you are.  
  3308.  
  3309.                    START NEW PAYROLL Page 5-11
  3310.  
  3311.           You have the assistance of on-screen help while you are in these
  3312.           records.
  3313.  
  3314.           - If you press the [F1] key, it will display a listing of keys you
  3315.             can use to move around and edit these entries.  
  3316.  
  3317.           - If you press the [F2] key, it will display a brief help message
  3318.             about what kind of entry ZPAY 3 allows at this cursor
  3319.             location.  Move from entry to entry and press the [F2] key as
  3320.             you pause on each one.  (Names and addresses, dollar amounts,
  3321.             etc. usually will not display help because these are the kind of
  3322.             entries that only you would know what to enter.)
  3323.  
  3324.           Also, ZPAY3 will automatically prompt you with the correct type
  3325.           of information needed if you do not fill-in entries that are
  3326.           necessary.
  3327.  
  3328.           If you are not familiar with these entries for your company, you
  3329.           may refer to the Appendix sections in the back of this manual for
  3330.           an explanation of each entry.
  3331.  
  3332.           When you have completed your entries, press the [F10] key to
  3333.           exit back to the Data Edit Menu, with the cursor poised on "Data
  3334.           files".  Press the [Enter] key again to re-display the selections
  3335.           available under "Data files".
  3336.  
  3337.                                    Data Edit Menu
  3338.                         ----------------------------------- 
  3339.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3340.                         -------------|--------------------- 
  3341.                                   Employer  
  3342.                                   eMployee  
  3343.  
  3344.         - Select eMployee
  3345.           This is where you enter information about each employee of your
  3346.           company.
  3347.  
  3348.           Since you have not made your Employee file yet, a message
  3349.           displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3350.  
  3351.             Employee files missing. Create new file (Y/N)
  3352.  
  3353.                    START NEW PAYROLL Page 5-12
  3354.  
  3355.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3356.              now, but at a later time.  You will be placed
  3357.              back on the Data Edit Menu.
  3358.  
  3359.              Enter "Y" (for Yes) to create your Employee
  3360.              data files now.
  3361.  
  3362.           The first page of the Employer data file is displayed.
  3363.  
  3364.           First, you will be prompted for the sorting order of all the
  3365.           employees: either by "N" (employees' last names), or "C"
  3366.           (employees' code numbers).
  3367.  
  3368.              Enter "N" if you want your employee data files
  3369.              listed in order of their last names.
  3370.  
  3371.              Enter "C" if you want them listed in order of
  3372.              their code numbers.
  3373.  
  3374.           The employee information page is not displayed yet, but a menu
  3375.           bar is shown at the bottom of the screen.
  3376.  
  3377.            ----------------------------------------------- 
  3378.           | Add  Find  Quit  Edit  Next  Previous  Delete |
  3379.            -----------------------------------------------
  3380.  
  3381.           - Select Add 
  3382.  
  3383.             The first page of information about the employee will be
  3384.             displayed.  After you have entered the information on this
  3385.             page, you can press the [Page Down] key to move to each next
  3386.             page in succession.
  3387.  
  3388.             You have the assistance of on-screen help while you are in
  3389.             these records.
  3390.  
  3391.             -If you press the [F1] key, it will display a listing of keys
  3392.              you can use to move around and edit these entries.  
  3393.  
  3394.                    START NEW PAYROLL Page 5-13
  3395.  
  3396.             -If you press the [F2] key, it will display a brief help message
  3397.              about what kind of entry ZPAY 3 allows at this cursor
  3398.              location.  Move from entry to entry and press the [F2] key
  3399.              as you pause on each one.  (Names and addresses, etc.
  3400.              usually will not display help because these are the kind of
  3401.              entries that only you would know what to enter.)
  3402.  
  3403.             -If you press the [F3] key when the cursor is on an entry
  3404.              requiring numbers, it will display a calculator for your
  3405.              convenience.
  3406.  
  3407.             If you are not familiar with these entries for your employees,
  3408.             you may refer to the Appendix sections in the back of this
  3409.             manual for an explanation of each entry.
  3410.  
  3411.             Use Add to enter all your types of employees: salaried, hourly,
  3412.             commissioned, etc., as well as "non-employees".
  3413.  
  3414.             When you have completed the entries for an employee, press
  3415.             the [F10] key to save the information. You will be returned to
  3416.             the menu bar at the bottom of the screen.
  3417.  
  3418.           - Select Add again to enter the next employee's information. 
  3419.             When you are done, press "Q" to Quit.  You will be returned
  3420.             to the Data Edit Menu.
  3421.  
  3422.                                    Data Edit Menu
  3423.                         ----------------------------------- 
  3424.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3425.                         ----------------------------------- 
  3426.  
  3427.             Now you are ready to begin running the payroll for this pay
  3428.             period.  You need to exit back to the Main Control Menu so
  3429.             you can make the selection to enter pay information for this
  3430.             payroll period.
  3431.  
  3432.           - Press "E" twice to exit back to the Main Control Menu.
  3433.  
  3434.                                 Main Control Menu
  3435.                      ----------------------------------------- 
  3436.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3437.                      ----------------------------------------- 
  3438.  
  3439.                    START NEW PAYROLL Page 5-14
  3440.  
  3441.      4. Run the Payroll
  3442.  
  3443.         You must have a Level 2 (or greater) password to be able to access
  3444.         this selection, because it contains personal information about your
  3445.         employees.
  3446.  
  3447.                                 Main Control Menu
  3448.                      ----------------------------------------- 
  3449.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3450.                      ----------------------------------------- 
  3451.  
  3452.         * Select Pay 
  3453.  
  3454.           The Payroll Entry Menu will be displayed.
  3455.  
  3456.                                 Payroll Entry Menu
  3457.                            ------------------------------ 
  3458.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3459.                            ------------------------------   
  3460.  
  3461.         * Select Pay (from this Payroll Entry Menu)
  3462.  
  3463.                                 Payroll Entry Menu
  3464.                            ------------------------------ 
  3465.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3466.                            ----|-------------------------   
  3467.                              Prepare    
  3468.                              Enter      
  3469.                              Add & post
  3470.  
  3471.  
  3472.           From this selection you will prepare, enter, and add & post the
  3473.           employees work information for this pay period.
  3474.  
  3475.           Now, in this selection you will be doing three things that must be
  3476.           done in a 1, 2, 3 order:
  3477.  
  3478.                     1st:You Prepare
  3479.  
  3480.                     2nd:You Enter
  3481.  
  3482.                     3rd:You Add & post
  3483.  
  3484.  
  3485.                    START NEW PAYROLL Page 5-15
  3486.  
  3487.           - Select Prepare
  3488.  
  3489.             You must select this first at the start of every payday's data
  3490.             entry.  Do this only once for each payroll session.
  3491.  
  3492.             There is nothing for you to enter with this selection.  When 
  3493.             selected, it will "zero-out" any existing payroll figures to clear 
  3494.             the way for this new payroll, and automatically place you on the 
  3495.             Enter selection. 
  3496.  
  3497.  
  3498.                           CAUTION
  3499.              If you exit this Payroll Entry Menu
  3500.              after selecting Prepare, and then return back
  3501.              to it, do NOT repeat the Prepare selection
  3502.              again.  It would clear out all the totals you just
  3503.              completed for this payroll period.
  3504.  
  3505.  
  3506.  
  3507.           - Select Enter
  3508.  
  3509.             First, you will be prompted for the sorting order of all the
  3510.             employees: either by "N" (employees' last names), or "C"
  3511.             (employees' code numbers).
  3512.  
  3513.             For your convenience, you can select the order in which the
  3514.             records will be displayed, depending on how your employees'
  3515.             time cards are sorted.
  3516.  
  3517.              Enter "N" if you want your employee data files
  3518.              listed in order of their last names.
  3519.  
  3520.              Enter "C" if you want them listed in order of
  3521.              their employee code numbers.
  3522.  
  3523.                    START NEW PAYROLL Page 5-16
  3524.  
  3525.           Your first employee's information page is displayed with a menu
  3526.           bar at the bottom of the screen.
  3527.  
  3528.            ------------------------------------------------
  3529.           | Find  Enter  Quit  Next  Previous    HELP <F1> |
  3530.            ------------------------------------------------
  3531.  
  3532.           Notice that you have two windows of information about this
  3533.           employee.  The window on the left contains personal information,
  3534.           and the window on the right contains payday information.  The
  3535.           date at the bottom of the right window tells you when this
  3536.           employee was last paid.
  3537.  
  3538.           You can browse through the employees by pressing "N" (for
  3539.           Next) and "P" (for Previous).
  3540.  
  3541.           You can search for a particular employee's record by pressing "F"
  3542.           (for Find).
  3543.  
  3544.           Now you're ready to start entering information for this payroll.  
  3545.  
  3546.           - Select Enter
  3547.  
  3548.             Use this selection to enter work information to be used to
  3549.             compute the employee's pay for this pay period (hours,
  3550.             overtime, commissions, vacation, etc.).  Press the [Page Down]
  3551.             key to toggle the cursor over to the other window where the
  3552.             regular pay will be displayed.  Press the [F9] key if you want
  3553.             to calculate the pay at this time.
  3554.  
  3555.             If an employee's pay is not sufficient to cover their
  3556.             miscellaneous deductions, a window will open to alert you of
  3557.             this.  You can use this window to decrease some of the
  3558.             miscellaneous deductions to bring the net amount above zero.
  3559.  
  3560.                    START NEW PAYROLL Page 5-17
  3561.  
  3562.  
  3563.  
  3564.                       NOTE FOR CPA's
  3565.              If you are a CPA, or are using the system as an
  3566.              after-the-fact payroll, do not use the [F9] key if
  3567.              you want to type in your own figures.  When
  3568.              you are satisfied with the results press the [F10]
  3569.              key to save the data.  Notice the right window
  3570.              will then display the date paid.
  3571.  
  3572.  
  3573.  
  3574.  
  3575.  
  3576.                   NOTE FOR REIMBURSEMENTS
  3577.              If you are making a repayment of expenses,
  3578.              enter the amount as a negative entry (such as  
  3579.              -45.00).  You can even change the employee's
  3580.              total gross and the pay will be automatically
  3581.              recalculated.
  3582.  
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.                   NOTE FOR NON-EMPLOYEES
  3588.              Enter the amount paid (net pay only) for non-
  3589.              employees by entering a negative amount (such
  3590.              as -300.00) in the deduction field only.  Do not
  3591.              make any other entries for this type of
  3592.              employee.  The entry should only be in the
  3593.              special deduction field.
  3594.  
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.                    START NEW PAYROLL Page 5-18
  3599.  
  3600.              Next
  3601.  
  3602.              Use this selection to display the next employee's windows
  3603.              for pay entries.  Continue until all employees have their pay
  3604.              information entered.  You can browse through any one to be
  3605.              sure all the information is entered correctly.
  3606.  
  3607.  
  3608.              Quit
  3609.  
  3610.              Use this selection to back out of the entry section.  You will
  3611.              be placed back to the Pay menu on the Add & post
  3612.              selection.
  3613.  
  3614.                                 Payroll Entry Menu
  3615.                            ------------------------------ 
  3616.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3617.                            ----|-------------------------   
  3618.                              Prepare    
  3619.                              Enter      
  3620.                              Add & post
  3621.  
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.             Select Add & post
  3626.  
  3627.             You must use this selection after the Pay entries are
  3628.             completed.  This function adds the totals of the pay entries you
  3629.             just completed.  If you do not Add & post, the totals for
  3630.             your Month-To-Date, Quarter-To-Date, and Year-To-Date will
  3631.             not reflect this payroll.
  3632.  
  3633.             If you found that you had missed entering an employee's pay
  3634.             information, and you have already selected Add & post,
  3635.             DO NOT re-enter this Pay selection.  You must print the
  3636.             checks and reports before entering payroll data again in this
  3637.             Pay selection.  You could then run a separate payroll for only
  3638.             the employee you missed.  Then remember you must select
  3639.             Prepare first to clear out the previous payroll's totals.
  3640.  
  3641.                    START NEW PAYROLL Page 5-19
  3642.  
  3643.  
  3644.                           CAUTION
  3645.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  3646.              and then return to it to add or change payroll
  3647.              information WITHOUT HAVING PRINTED
  3648.              THE CHECKS AND REPORTS, do not repeat
  3649.              the Prepare selection.  It would clear out all
  3650.              the totals you just completed for this payroll
  3651.              period.
  3652.  
  3653.  
  3654.  
  3655.                           CAUTION
  3656.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  3657.              and then return to it AFTER PRINTING THE
  3658.              CHECKS AND REPORTS, you MUST repeat
  3659.              the Prepare selection to clear the way for
  3660.              new payroll entries.  You must clear out all the
  3661.              totals you just completed for the checks you
  3662.              printed, or the existing totals would be added
  3663.              again, and the checks would be printed with
  3664.              wrong amounts!
  3665.  
  3666.  
  3667.             When you have selected Add & post, it will automatically
  3668.             return you to the Payroll Entry Menu.
  3669.  
  3670.             OK, now you have entered all the employees' information so
  3671.             they can be paid for this pay period.  Now you are ready to
  3672.             print their paychecks.
  3673.  
  3674.                                 Payroll Entry Menu
  3675.                            ------------------------------ 
  3676.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3677.                            ------------------------------   
  3678.  
  3679.         Press "E" twice to return to the Main Control Menu.
  3680.  
  3681.                                 Main Control Menu
  3682.                      ----------------------------------------- 
  3683.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3684.                      ----------------------------------------- 
  3685.  
  3686.  
  3687.                    START NEW PAYROLL Page 5-20
  3688.  
  3689.      5. Print the Payroll Checks and Reports
  3690.  
  3691.         You print the pay checks and payroll reports from the Payroll
  3692.         Reporting Menu, which is accessed from the Main Control Menu.
  3693.  
  3694.         You need only the minimum Level 1 (or greater) password to access
  3695.         this menu.
  3696.  
  3697.      The Payroll Reporting Menu gives you a very flexible way of printing
  3698.      your reports, checks, W-2's, etc.  When you make a selection for
  3699.      printing, you will be prompted on the screen for the record you want to
  3700.      start printing with and the last record you want to end printing with:
  3701.  
  3702.      Start printing with:  First Record
  3703.  
  3704.      End printing with:    Last Record
  3705.  
  3706.      ZPAY 3 defaults to start printing with the first record in your selected 
  3707.      file and to end printing with the last record in your selected file.  
  3708.      However, ZPAY 3 gives you the flexibility to start and end the printing 
  3709.      with specific records if you want. 
  3710.  
  3711.      *  If the paper were to run out in your printer, or get torn, you can
  3712.         resume printing with the next record in line when the printer paper
  3713.         is restored.
  3714.  
  3715.         All you have to do is over-type the name (or number) of the next 
  3716.         record in line for "Start printing with:".  You can leave the "End 
  3717.         printing with:" to be "Last Record" to continue printing to the end of 
  3718.         the records. 
  3719.  
  3720.      *  If you want to begin a printing session with a selected range of
  3721.         records, just over-type the beginning and ending record name (or
  3722.         number).
  3723.  
  3724.  
  3725.                    START NEW PAYROLL Page 5-21
  3726.  
  3727.      *  Print the Paychecks
  3728.  
  3729.         Make sure that your printer is loaded with the appropriate blank
  3730.         paychecks.
  3731.  
  3732.                                 Main Control Menu
  3733.                      ----------------------------------------- 
  3734.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3735.                      ----------------------------------------- 
  3736.  
  3737.         - Select Reports 
  3738.  
  3739.           This selection displays the Payroll Reporting menu.
  3740.  
  3741.                                Payroll Reporting Menu
  3742.           ---------------------------------------------------------------- 
  3743.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3744.           ---------------------------------------------------------------- 
  3745.  
  3746.  
  3747.          -Select Checks 
  3748.  
  3749.           Now you can see the selections available under Checks.
  3750.  
  3751.                                Payroll Reporting Menu
  3752.           ---------------------------------------------------------------- 
  3753.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3754.           -----------------------------------|---------------------------- 
  3755.                                            Checks    
  3756.                                            Register  
  3757.                                            No checks 
  3758.  
  3759.  
  3760.           Caution! Do not print the Register first.  You must print the
  3761.           paychecks first, or use the "No checks" selection before you can
  3762.           print a register without first printing the paychecks.
  3763.  
  3764.                    START NEW PAYROLL Page 5-22
  3765.  
  3766.          -Select Checks 
  3767.  
  3768.           You will be asked to enter some information about printing your
  3769.           paychecks:
  3770.  
  3771.           Enter the starting check number: XXXX
  3772.  
  3773.             Enter your starting check number and press [Enter].
  3774.  
  3775.           Are your check numbers pre-printed? (Y/N)
  3776.  
  3777.             Type "N" (for No) and press [Enter] if your checks are not pre-
  3778.             printed with check numbers.  ZPAY 3 will print sequential
  3779.             check numbers on your checks, beginning with the starting
  3780.             check number you entered above.
  3781.  
  3782.             Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if your checks are pre-
  3783.             printed with sequential check numbers.  ZPAY 3 will not print
  3784.             check numbers on your checks.
  3785.  
  3786.             
  3787.           Enter a comment if desired:
  3788.  
  3789.             Any comments you type here will be printed on your checks. 
  3790.             The comment will be located beneath the payee's name and
  3791.             address.
  3792.  
  3793.           Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  3794.  
  3795.             Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print
  3796.             these test drive checks on a LaserJet or compatible laser
  3797.             printer.
  3798.  
  3799.             Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print 
  3800.             these test drive checks on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-
  3801.             laser printer. 
  3802.  
  3803.                    START NEW PAYROLL Page 5-23
  3804.  
  3805.          Init string:
  3806.           
  3807.           These are the default initializing codes for Epson dot-matrix
  3808.           printers (non-laser printers).  This "init" code selects compressed
  3809.           print for the printer.
  3810.  
  3811.           The codes for laser printers are built-in to ZPAY 3 and are not
  3812.           displayed.
  3813.  
  3814.          Exit string:
  3815.  
  3816.           These are the corresponding default exit codes for Epson dot-
  3817.           matrix printers.  This "exit" code returns the printer to 10
  3818.           characters per inch (cpi) printing.
  3819.  
  3820.           As for the "init" codes, the ones for laser printers are not
  3821.           displayed.
  3822.  
  3823.  
  3824.           Press [F10] to continue.
  3825.  
  3826.           Now you are asked to select the way you want the paychecks
  3827.           sorted for printing, by employee name, or by employee number.
  3828.  
  3829.             Enter "N" if you want your paychecks printed in
  3830.             order of the employees' last names.
  3831.  
  3832.             Enter "C" if you want your paychecks printed in
  3833.             order of the employees' code numbers.
  3834.  
  3835.           When you enter your choice, ZPAY 3 begins printing your
  3836.           payroll's paychecks.
  3837.  
  3838.           When the printer has finished printing the paychecks, ZPAY 3
  3839.           returns you to the Payroll Reporting Menu.  Press [Enter] to re-
  3840.           display the selections available under Check.
  3841.  
  3842.                    START NEW PAYROLL Page 5-24
  3843.  
  3844.  
  3845.                                Payroll Reporting Menu
  3846.           ---------------------------------------------------------------- 
  3847.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3848.           -----------------------------------|---------------------------- 
  3849.                                            Checks    
  3850.                                            Register  
  3851.                                            No checks 
  3852.  
  3853.           Now, prepare the printer for printing the check register.  Make
  3854.           sure that your printer is loaded with the appropriate print paper
  3855.           for the check register.
  3856.  
  3857.          -Select Register 
  3858.  
  3859.           When you select Register this pay period's paycheck register
  3860.           will begin printing.
  3861.  
  3862.           When the printer has finished printing the check register, ZPAY
  3863.           3 returns you to the Payroll Reporting Menu.
  3864.  
  3865.                                Payroll Reporting Menu
  3866.           ---------------------------------------------------------------- 
  3867.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3868.           ---------------------------------------------------------------- 
  3869.  
  3870.  
  3871.                    START NEW PAYROLL Page 5-25
  3872.  
  3873.      *   Print a Payroll Report
  3874.  
  3875.          Make sure that your printer is loaded with the appropriate print
  3876.          paper for your reports.
  3877.  
  3878.          -Select Period
  3879.  
  3880.                                Payroll Reporting Menu
  3881.           ---------------------------------------------------------------- 
  3882.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3883.           ---|------------------------------------------------------------ 
  3884.            Single  
  3885.            Current 
  3886.            Active  
  3887.            cOmplete
  3888.            Employer
  3889.            cosT
  3890.            Wide current
  3891.            wIde active
  3892.            wiDe complete
  3893.  
  3894.           All the selections under Period are reports for the last pay
  3895.           period entered.  (That's the payroll you just completed.)
  3896.  
  3897.  
  3898.          -Select the reports you want to print.
  3899.  
  3900.           There are various types of reports you can choose.  Refer to the
  3901.           Introduction section of this manual under Menus for explanations
  3902.           about the types of reports you can make with ZPAY 3.
  3903.  
  3904.           When you select a report to be printed, you will be asked to enter
  3905.           some information about the printer you are going to use to print
  3906.           this report:
  3907.  
  3908.           Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  3909.  
  3910.           -  Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print 
  3911.              the report on a LaserJet or compatible laser printer. 
  3912.  
  3913.           -  Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print the 
  3914.              report on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-laser printer. 
  3915.  
  3916.                    START NEW PAYROLL Page 5-26
  3917.  
  3918.           Then you will be asked to select the way you want the records
  3919.           of the report sorted for printing, by employee name, or by
  3920.           employee number.
  3921.  
  3922.              Enter "N" if you want your report printed in order
  3923.              of the employees' last names.
  3924.  
  3925.              Enter "C" if you want your report printed in order
  3926.              of the employees' code numbers.
  3927.  
  3928.           When you enter your choice, ZPAY 3 begins printing your
  3929.           payroll's report.
  3930.  
  3931.           When the printer has finished printing the report, ZPAY 3 returns
  3932.           you to the Payroll Reporting Menu.
  3933.  
  3934.  
  3935.                    START NEW PAYROLL Page 5-27
  3936.  
  3937.                                Payroll Reporting Menu
  3938.           ---------------------------------------------------------------- 
  3939.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3940.           -------------------------------------------------------------|-- 
  3941.                                                                      Stay
  3942.                                                                      Exit
  3943.  
  3944.  
  3945.           If you wish, you can print any other reports before continuing to
  3946.           the next procedure.
  3947.  
  3948.          -Press "E" (to Exit) twice to exit back to the Main Control Menu.
  3949.  
  3950.                                 Main Control Menu
  3951.                      ----------------------------------------- 
  3952.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3953.                      ----------------------------------------- 
  3954.  
  3955.  
  3956.                    START NEW PAYROLL Page 5-28
  3957.  
  3958.      * Back-Up and Save the Payroll
  3959.  
  3960.        Now you will finish up by copying this payroll to a floppy disk for
  3961.        security.
  3962.  
  3963.        Use the Utility File selection from the Main Control Menu to select
  3964.        the Backup utility.
  3965.  
  3966.        - Select Backup.
  3967.  
  3968.                                 Main Control Menu
  3969.                      ----------------------------------------- 
  3970.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3971.                      ---------------------------|------------- 
  3972.                                               Date      
  3973.                                               File      
  3974.                                               Password
  3975.                                               Backup
  3976.                                               Restore
  3977.                                               Export
  3978.  
  3979.          ZPAY 3 will ask you the designation of the floppy drive to which
  3980.          you want to copy the back up files:
  3981.  
  3982.              What drive do you want to backup to? A
  3983.  
  3984.          The "A" floppy drive selection is already displayed for your
  3985.          convenience.
  3986.  
  3987.          -If you want to back-up your files to a different drive, enter the
  3988.           letter of that drive.  Place a floppy disk in that drive.  When you
  3989.           press the [Enter] key, ZPAY 3 will start copying your files to that
  3990.           drive
  3991.  
  3992.          -If you want to back-up your files to the "A" drive, place a floppy 
  3993.           disk in drive "A" and just press the [Enter] key.  ZPAY 3 will start 
  3994.           copying your files to drive "A". 
  3995.  
  3996.                    START NEW PAYROLL Page 5-29
  3997.  
  3998.          ZPAY 3 uses a built-in "archive" program, called "LHARC", to
  3999.          compress your payroll files into smaller ones as they are copied
  4000.          onto the floppy disk.
  4001.  
  4002.          All the individual files that are copied are compressed onto the
  4003.          floppy disk as one file name.  This one file will be less than half
  4004.          the size of the original files combined!  ZPAY 3 automatically
  4005.          names this file using numbers corresponding to the date you make
  4006.          the back-up copy:
  4007.  
  4008.                     MMDDYY.LZH
  4009.                     |||||| |||      
  4010.                     ||||||  \\\_____ 
  4011.                    // || \\         |
  4012.                  //   ||  ||        |
  4013.               Month  Day  Year   Extension             
  4014.                                  Identifies
  4015.                                  LHarc File
  4016.  
  4017.          For example:
  4018.  
  4019.          If the date you make the back-up is March 10th 1991, ZPAY 3 will
  4020.          automatically name the compressed file to be: 031091.LZH
  4021.  
  4022.          When the back-up copy is completed, you will be returned to the
  4023.          Main Control Menu.
  4024.  
  4025.                                 Main Control Menu
  4026.                      ----------------------------------------- 
  4027.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  4028.                      ----------------------------------------- 
  4029.  
  4030.  
  4031.  
  4032.      * You're Done!
  4033.  
  4034.        Press "E" (for Exit) twice to exit out of ZPAY 3 and you will be
  4035.        returned to your computer's DOS prompt.
  4036.  
  4037.                          C:\ZPAY3>
  4038.  
  4039.                    APPENDIX A  Page A-1
  4040.  
  4041.                         Appendix A
  4042.  
  4043.                          Reference
  4044.  
  4045.  
  4046.                         Tax Tables
  4047.  
  4048.                          * Federal
  4049.  
  4050.                           * State
  4051.  
  4052.                           * Local
  4053.  
  4054.  
  4055.  
  4056.  
  4057.                         Main Control Menu
  4058.              ----------------------------------------- 
  4059.             |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  4060.              --------------------|-------------------- 
  4061.                                  |
  4062.                                  |
  4063.                                  |
  4064.                                  |
  4065.                                  |
  4066.                                  |
  4067.                                  |
  4068.                                  |       Data Edit Menu
  4069.                               ---|------------------------------- 
  4070.                              |  Tax     Data files  Utility Exit |
  4071.                               ---|------------------------------- 
  4072.                                 Federal    
  4073.                                 State      
  4074.                                 Local      
  4075.  
  4076.           (APPENDIX A Page A-2 is blank)
  4077.  
  4078.                    APPENDIX A  Page A-3
  4079.  
  4080.                                  Federal
  4081.       -----------------------------------------------------------------
  4082.  
  4083.                           Page One of Three Pages
  4084.  
  4085.  
  4086.                    Federal Exemption Allowance :   XXXX.XX
  4087.  
  4088.                                       Percent     Cut Off
  4089.  
  4090.                    FICA (Employer) :  X.XXX %     XXXXX.XX
  4091.  
  4092.                    FICA (Employee) :  X.XXX %     XXXXX.XX
  4093.  
  4094.                    Fed Unemployment:  X.XXX %      XXXX.XX
  4095.  
  4096.       ----------------------------------------------------------------- 
  4097.  
  4098.      Federal Exemption Allowance :  XXXX.XX
  4099.  
  4100.      This is the maximum amount allowed for each exemption claimed by an
  4101.      employee.
  4102.  
  4103.      Percent
  4104.  
  4105.      This is the column for the percent that is applied to each employee's
  4106.      wages for calculation of the FICA tax.
  4107.  
  4108.      Cut Off
  4109.  
  4110.      This is the maximum of the employee's wage that the percentage (above)
  4111.      can be used to calculate the FICA tax.
  4112.  
  4113.      FICA (Employer) :  X.XXX %    XXXXX.XX
  4114.  
  4115.      This is the percent and cut off calculations for FICA contribution made
  4116.      by the employer.
  4117.  
  4118.      FICA (Employee) :  X.XXX %    XXXXX.XX
  4119.  
  4120.      This is the percent and cut off calculations for FICA contribution made
  4121.      by the employee.
  4122.  
  4123.      Fed Unemployment:  X.XXX %    XXXXX.XX
  4124.  
  4125.      This is the Federal Unemployment tax paid by the employer.
  4126.  
  4127.                    APPENDIX A  Page A-4
  4128.  
  4129.                                  Federal
  4130.       ----------------------------------------------------------------- 
  4131.                           Page Two of Three Pages
  4132.  
  4133.  
  4134.                          Table for Single Persons
  4135.  
  4136.                       Minimum of      Amount to       Percent over
  4137.           Line          Range          Withhold          Minimum
  4138.  
  4139.             1              0.00            0.00        0.000 %
  4140.             2           XXXX.XX            0.00       XX.000 %
  4141.             3          XXXXX.XX         XXXX.XX       XX.000 %
  4142.             4          XXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4143.             5         XXXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4144.             6              0.00            0.00        0.000 %
  4145.             7              0.00            0.00        0.000 %
  4146.             8              0.00            0.00        0.000 %
  4147.  
  4148.       ----------------------------------------------------------------- 
  4149.  
  4150.      This table applies only for employees whose marital status is "single".
  4151.  
  4152.      Minimum of Range
  4153.  
  4154.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4155.      calculating Federal withholding taxes.
  4156.  
  4157.      Amount to Withhold
  4158.  
  4159.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4160.      each range of minimum amount.
  4161.  
  4162.      Percent over Minimum
  4163.  
  4164.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4165.      amounts which are added to the base amounts.
  4166.  
  4167.      Line 1
  4168.      through
  4169.      Line 8
  4170.  
  4171.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4172.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4173.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4174.  
  4175.                    APPENDIX A  Page A-5
  4176.  
  4177.                                   Federal
  4178.       ----------------------------------------------------------------- 
  4179.                           Page Three of Three Pages
  4180.  
  4181.  
  4182.                           Table for Married Persons
  4183.  
  4184.                     Minimum of      Amount to       Percent over
  4185.         Line          Range          Withhold          Minimum
  4186.  
  4187.           1              0.00            0.00        0.000 %
  4188.           2           XXXX.XX            0.00       XX.000 %
  4189.           3          XXXXX.XX         XXXX.XX       XX.000 %
  4190.           4          XXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4191.           5         XXXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4192.           6              0.00            0.00        0.000 %
  4193.           7              0.00            0.00        0.000 %
  4194.           8              0.00            0.00        0.000 %
  4195.  
  4196.  
  4197.       ----------------------------------------------------------------- 
  4198.  
  4199.      This table applies only for employees whose marital status is "married".
  4200.  
  4201.      Minimum of Range
  4202.  
  4203.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4204.      calculating Federal withholding taxes.
  4205.  
  4206.      Amount to Withhold
  4207.  
  4208.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4209.      each range of minimum amount.
  4210.  
  4211.      Percent over Minimum
  4212.  
  4213.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4214.      amounts which are added to the base amounts.
  4215.  
  4216.      Line 1
  4217.      through
  4218.      Line 8
  4219.  
  4220.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4221.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4222.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4223.  
  4224.      APPENDIX A Page A-6 is blank)
  4225.  
  4226.                    APPENDIX A  Page A-7
  4227.  
  4228.                           State
  4229.       ----------------------------------------------------------------- 
  4230.                  Page One of Six Pages
  4231.  
  4232.        Name of State ___________   Abbreviation __
  4233.        Maximum on wages to tax (Y/N)
  4234.        Limit of Unemployment      0.00  Rate  0.000 (Employer only)
  4235.        Is there SDI type Tax (Y/N)__  State withholding (Y/N)__
  4236.        Calculate by Table or Percent (T/P)__
  4237.        Base on Gross or Tax (G/T)__
  4238.        Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4239.      * Single Standard Deduction      Percent     0.000 % 
  4240.      * Married Standard Deduction     Percent     0.000 % 
  4241.        Minimum Standard Deduction     Amount       0.00
  4242.        Maximum Standard Deduction     Amount       0.00
  4243.        Standard Deduction Before or After Calculation (B/A)
  4244.        Single Personal Exemption        0.00
  4245.        Married Personal Exemption       0.00
  4246.        Subtract Personal Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4247.        Exemption Amount per Dependent      0.00
  4248.        Subtract Dependent Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4249.        Deduct FICA (Y/N)    Deduct Federal W/H (Y/N)   All or Half (A/H)
  4250.        Deduct Before or After Calculation (B/A)
  4251.  
  4252.       ----------------------------------------------------------------- 
  4253.      * These are "Percent" entries when "P" is selected above.
  4254.        These are "Amount"  entries when "A" is selected above.
  4255.  
  4256.      Name of State ___________ 
  4257.  
  4258.      This is the name of the state in which your company is located.
  4259.  
  4260.      Abbreviation __
  4261.  
  4262.      This is the two letter abbreviation of the state used in mailing 
  4263.      addresses. 
  4264.  
  4265.      Maximum on wages to tax (Y/N)
  4266.  
  4267.      Some states have a ceiling on the total wages to be taxed.  This can be
  4268.      compared to the procedure used by the Federal FICA tax.
  4269.  
  4270.        - Enter "N" (for No) if your state does not have a maximum level
  4271.          wage that can be taxed.  (You will not be prompted to enter a Cut-
  4272.          off amount.)
  4273.  
  4274.        - Enter "Y" (for Yes) if your state does have a maximum amount of
  4275.          wages that can be taxed.  You will be prompted to enter the Cut-
  4276.          off amount:
  4277.  
  4278.                    APPENDIX A  Page A-8
  4279.  
  4280.          Cut off amount     0.00
  4281.  
  4282.          This is the maximum wage that can be taxed.
  4283.  
  4284.  
  4285.      Limit of Unemployment   0.00   Rate  0.000 (Employer only)
  4286.  
  4287.      This is for states that have State Unemployment Insurance (SUI) tax or
  4288.      State Unemployment Tax (SUTA) return.  This is similar to the Federal
  4289.      FUTA tax.  This is not deducted from the employees pay.  This is
  4290.      reported only for the employer's contribution.
  4291.  
  4292.        Limit
  4293.        Enter the cut off amount of wages,if any.
  4294.  
  4295.        Rate
  4296.        This is the percentage of contribution by the employer.
  4297.  
  4298.  
  4299.      Is there SDI type Tax (Y/N)__ 
  4300.  
  4301.      This is a "State Disability Insurance tax".
  4302.  
  4303.        - Enter "Y" (for Yes) if your state does have SDI.  Be sure to enter
  4304.          the amounts on "Page Two of Six Pages" of this tax table.
  4305.  
  4306.        - Enter "N" (for No) if your state does not have SDI.  (Then you
  4307.          will not need to enter anything on "Page Two of Six Pages" of this
  4308.          table.)
  4309.  
  4310.  
  4311.      State withholding (Y/N)__
  4312.  
  4313.      This is a State Income Tax.
  4314.  
  4315.        - Enter "N" (for No) if your state does not have a State Income Tax.
  4316.  
  4317.          If your state has no state income tax, do not enter any other entries
  4318.          on this page.  Skip to the next page "Page Two of Six Pages".
  4319.  
  4320.        - Enter "Y" (for Yes) if your state has a State Income Tax.  You will
  4321.          need to fill out the rest of the entries on this page:
  4322.  
  4323.                    APPENDIX A  Page A-9
  4324.  
  4325.      Calculate by Table or Percent (T/P)__
  4326.  
  4327.        - Enter "P" (for Percentage) if your State Income Tax is calculated
  4328.          by one percentage rate.  When you enter "P", you will be prompted
  4329.          to enter the percentage rate:
  4330.  
  4331.          Rate  0.000 %
  4332.          Enter the single percentage rate used to calculate your state's State 
  4333.          Income Tax. 
  4334.  
  4335.        - Enter "T" (for Table) if your State Income Tax is calculated using
  4336.          tax tables (similar to the Federal Tax Tables).  Or if it uses one
  4337.          percentage for single persons and a different percentage for married
  4338.          persons, or multiple percentages.
  4339.  
  4340.          When you enter "T", be sure to enter the correct amounts in the
  4341.          tables on "Page Three of Six Pages", "Page Four of Six Pages",
  4342.          and "Page Five of Six Pages" after you have completed this page.
  4343.  
  4344.      Base on Gross or Tax (G/T)__
  4345.  
  4346.        - Enter "G" (for Gross) if your state bases the taxable wages on the
  4347.          gross income.
  4348.  
  4349.        - Enter "T" (for Tax) if your state bases the taxable wages on the
  4350.          Federal Tax amount.
  4351.  
  4352.      Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4353.  
  4354.        - Enter "A" (for Amount) to have a fixed dollar amount deducted
  4355.          using this calculation:
  4356.  
  4357.           Taxable Gross Pay = (Gross Pay) - (Standard Deduction Amount)
  4358.  
  4359.  
  4360.                    APPENDIX A  Page A-10
  4361.  
  4362.          Enter the appropriate deduction amount in only one of the
  4363.          selections below:
  4364.  
  4365.          -   If the employee's marital status is "single", enter the
  4366.              deduction amount to: 
  4367.  
  4368.       "Single Standard Deduction    Amount   0.00".
  4369.  
  4370.              Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4371.              above.
  4372.  
  4373.          -   If the employee's marital status is "married", enter the
  4374.              deduction amount to:
  4375.  
  4376.       "Married Standard Deduction   Amount   0.00".
  4377.  
  4378.              Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4379.              above.
  4380.  
  4381.  
  4382.          This taxable gross amount will be compared against the minimum
  4383.          and maximum standard deduction amounts.
  4384.  
  4385.          - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4386.            deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4387.  
  4388.          - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  4389.            taxable gross amount will become the same as the minimum.
  4390.  
  4391.          - if the amount is more than the maximum standard deduction,
  4392.            the taxable gross amount will become the same as the
  4393.            maximum.
  4394.  
  4395.  
  4396.        - Enter "P" (for Percent) to have a fixed percent deducted using this
  4397.          calculation:
  4398.  
  4399.        Taxable Gross Pay = Gross Pay - (Gross Pay x Standard Deduction %)
  4400.  
  4401.                    APPENDIX A  Page A-11
  4402.  
  4403.          Enter the appropriate deduction percent in only one of the
  4404.          selections below:
  4405.  
  4406.          - If the employee's marital status is "single", enter the deduction
  4407.            percent to: 
  4408.  
  4409.       "Single Standard Deduction    Percent   0.000 %".
  4410.  
  4411.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4412.            above.
  4413.  
  4414.          - If the employee's marital status is "married", enter the
  4415.            deduction percent to:
  4416.  
  4417.       "Married Standard Deduction   Percent   0.00 %".
  4418.  
  4419.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4420.            above.
  4421.  
  4422.        This taxable gross amount will be compared against the minimum and
  4423.        maximum standard deduction amounts.
  4424.  
  4425.        - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4426.          deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4427.  
  4428.        - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  4429.          taxable gross amount will become the same as the minimum.
  4430.  
  4431.        - if the amount is more than the maximum standard deduction, the
  4432.          taxable gross amount will become the same as the maximum.
  4433.  
  4434.  
  4435.      Minimum Standard Deduction     Amount       0.00
  4436.  
  4437.      This is the minimum amount for a standard deduction.
  4438.  
  4439.      Maximum Standard Deduction     Amount       0.00
  4440.  
  4441.      This is the maximum amount for a standard deduction.
  4442.  
  4443.                    APPENDIX A  Page A-12
  4444.  
  4445.      Standard Deduction Before or After Calculation
  4446.      (B/A)
  4447.  
  4448.      This is asking if you want to deduct the exemption before or after the
  4449.      "tax calculation" by either the tables or percentage method.
  4450.  
  4451.        - Enter "B" (for Before) to deduct the standard deduction before the
  4452.          State tax calculation is done.
  4453.  
  4454.        - Enter "A" (for After) to deduct the standard deduction after the
  4455.          State tax calculation is done.
  4456.  
  4457.      Single Personal Exemption        0.00
  4458.  
  4459.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  4460.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  4461.      above.  Enter this if the employee's marital status is "single".
  4462.  
  4463.      Married Personal Exemption       0.00
  4464.  
  4465.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  4466.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  4467.      above.  Enter this if the employee's marital status is "married".
  4468.  
  4469.      Subtract Personal Exemption Before or After
  4470.      Calculation (B/A)
  4471.  
  4472.        - Enter "B" (for Before) to deduct the (single or married) personal
  4473.          exemption before the State tax calculation is done.
  4474.  
  4475.        - Enter "A" (for After) to deduct the (single or married) personal
  4476.          exemption after the State tax calculation is done.
  4477.  
  4478.      Exemption Amount per Dependent      0.00
  4479.  
  4480.      This is a calculated dollar amount derived from this formula:
  4481.                                --                      -- 
  4482.            Taxable    Gross   | Exemption      Number    | 
  4483.            Gross   =  Wages - | Amount per  x  of        | 
  4484.            Wages              | Dependent      Dependents| 
  4485.                                --                      -- 
  4486.  
  4487.                    APPENDIX A  Page A-13
  4488.  
  4489.      Subtract Dependent Exemption Before or After
  4490.      Calculation (B/A)
  4491.  
  4492.        - Enter "B" (for Before) to deduct the dependent exemption before
  4493.          the State tax calculation is done.
  4494.  
  4495.        - Enter "A" (for After) to deduct the dependent exemption after the
  4496.          State tax calculation is done.
  4497.  
  4498.      Deduct FICA (Y/N)
  4499.  
  4500.        - Enter "Y" (for yes) if your State regulations deduct FICA from the
  4501.          gross amount to calculate State taxes.
  4502.  
  4503.        - Enter "N" (for No) if your State regulations do not deduct FICA
  4504.          from the gross amount to calculate State taxes.
  4505.  
  4506.      Deduct Federal W/H (Y/N)   All or Half (A/H)
  4507.  
  4508.        - Enter "Y" (for yes) if your State regulations deduct Federal
  4509.          withholding from the gross amount to calculate State taxes.
  4510.  
  4511.        - Enter "N" (for No) if your State regulations do not deduct Federal
  4512.          withholding from the gross amount to calculate State taxes.
  4513.  
  4514.      Deduct Before or After Calculation (B/A)
  4515.  
  4516.        - Enter "B" (for Before) to deduct the FICA or Federal withholding
  4517.          before the tax State calculation is done.
  4518.  
  4519.        - Enter "A" (for After) to deduct the FICA or Federal withholding
  4520.          after the State tax calculation is done.
  4521.  
  4522.                    APPENDIX A  Page A-14
  4523.  
  4524.                                   State
  4525.       ----------------------------------------------------------------- 
  4526.                             Page Two of Six Pages
  4527.  
  4528.  
  4529.                 SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4530.  
  4531.                 SDI Employer Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4532.  
  4533.       ----------------------------------------------------------------- 
  4534.  
  4535.  
  4536.      SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4537.  
  4538.      This is the State Disability Insurance rate and maximum wage used for
  4539.      calculating the amount for the employee's contributions.
  4540.  
  4541.      SDI Employer Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4542.  
  4543.      This is the State Disability Insurance rate and maximum wage used for
  4544.      calculating the amount for the employer's contributions.
  4545.  
  4546.  
  4547.  
  4548.                      * * *   For CALIFORNIA Only  * * *
  4549.       ----------------------------------------------------------------- 
  4550.                             Page Two of Six Pages
  4551.  
  4552.  
  4553.                 SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4554.  
  4555.                 Training Tax Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4556.  
  4557.       ----------------------------------------------------------------- 
  4558.  
  4559.  
  4560.      SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4561.  
  4562.      This is the California State Disability Insurance rate and maximum wage
  4563.      used for calculating the amount.
  4564.  
  4565.      Training Tax Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4566.  
  4567.      This is the California State training Tax rate and maximum wage used for
  4568.      calculating the amount.  (This is applicable for California ONLY.)
  4569.  
  4570.                    APPENDIX A  Page A-15
  4571.  
  4572.                                    State
  4573.       ----------------------------------------------------------------- 
  4574.                            Page Three of Six Pages
  4575.  
  4576.                           Table for Single Persons
  4577.  
  4578.                       Minimum of      Amount to       Percent over
  4579.           Line          Range          Withhold          Minimum
  4580.  
  4581.             1              0.00            0.00        0.000 %
  4582.             2              0.00            0.00        0.000 %
  4583.             3              0.00            0.00        0.000 %
  4584.             4              0.00            0.00        0.000 %
  4585.             5              0.00            0.00        0.000 %
  4586.             6              0.00            0.00        0.000 %
  4587.             7              0.00            0.00        0.000 %
  4588.             8              0.00            0.00        0.000 %
  4589.             9              0.00            0.00        0.000 %
  4590.             10             0.00            0.00        0.000 %
  4591.             11             0.00            0.00        0.000 %
  4592.             12             0.00            0.00        0.000 %
  4593.  
  4594.       ----------------------------------------------------------------- 
  4595.  
  4596.      This table applies only for employees whose marital status is "single".
  4597.  
  4598.      Minimum of Range
  4599.  
  4600.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4601.      calculating State withholding taxes.
  4602.  
  4603.      Amount to Withhold
  4604.  
  4605.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4606.      each range of minimum amount.
  4607.  
  4608.      Percent over Minimum
  4609.  
  4610.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4611.      amounts which are added to the base amounts.
  4612.  
  4613.      Line 1 through Line 12
  4614.  
  4615.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4616.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4617.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4618.  
  4619.                    APPENDIX A  Page A-16
  4620.  
  4621.                                    State
  4622.       ----------------------------------------------------------------- 
  4623.                            Page Four of Six Pages
  4624.  
  4625.                           Table for Married Persons
  4626.  
  4627.                        Minimum of      Amount to       Percent over
  4628.            Line          Range          Withhold          Minimum
  4629.  
  4630.              1              0.00            0.00        0.000 %
  4631.              2              0.00            0.00        0.000 %
  4632.              3              0.00            0.00        0.000 %
  4633.              4              0.00            0.00        0.000 %
  4634.              5              0.00            0.00        0.000 %
  4635.              6              0.00            0.00        0.000 %
  4636.              7              0.00            0.00        0.000 %
  4637.              8              0.00            0.00        0.000 %
  4638.              9              0.00            0.00        0.000 %
  4639.              10             0.00            0.00        0.000 %
  4640.              11             0.00            0.00        0.000 %
  4641.              12             0.00            0.00        0.000 %
  4642.  
  4643.       ----------------------------------------------------------------- 
  4644.  
  4645.      This table applies only for employees whose marital status is "married".
  4646.  
  4647.      Minimum of Range
  4648.  
  4649.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4650.      calculating State withholding taxes.
  4651.  
  4652.      Amount to Withhold
  4653.  
  4654.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4655.      each range of minimum amount.
  4656.  
  4657.      Percent over Minimum
  4658.  
  4659.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4660.      amounts which are added to the base amounts.
  4661.  
  4662.      Line 1 through Line 12
  4663.  
  4664.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4665.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4666.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4667.  
  4668.                    APPENDIX A  Page A-17
  4669.  
  4670.                                    State
  4671.       ----------------------------------------------------------------- 
  4672.                            Page Five of Six Pages
  4673.  
  4674.                         Table for Heads of Household
  4675.  
  4676.                        Minimum of      Amount to       Percent over
  4677.            Line          Range          Withhold          Minimum
  4678.  
  4679.              1              0.00            0.00        0.000 %
  4680.              2              0.00            0.00        0.000 %
  4681.              3              0.00            0.00        0.000 %
  4682.              4              0.00            0.00        0.000 %
  4683.              5              0.00            0.00        0.000 %
  4684.              6              0.00            0.00        0.000 %
  4685.              7              0.00            0.00        0.000 %
  4686.              8              0.00            0.00        0.000 %
  4687.              9              0.00            0.00        0.000 %
  4688.              10             0.00            0.00        0.000 %
  4689.              11             0.00            0.00        0.000 %
  4690.              12             0.00            0.00        0.000 %
  4691.  
  4692.       ----------------------------------------------------------------- 
  4693.  
  4694.      This table applies only for employees whose marital status is "head of
  4695.      household".
  4696.  
  4697.      Minimum of Range
  4698.  
  4699.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4700.      calculating State withholding taxes.
  4701.  
  4702.      Amount to Withhold
  4703.  
  4704.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4705.      each range of minimum amount.
  4706.  
  4707.      Percent over Minimum
  4708.  
  4709.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4710.      amounts which are added to the base amounts.
  4711.  
  4712.      Line 1 through Line 12
  4713.  
  4714.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4715.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4716.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4717.  
  4718.                    APPENDIX A  Page A-18
  4719.  
  4720.                                     State
  4721.       ----------------------------------------------------------------- 
  4722.                             Page Six of Six Pages
  4723.  
  4724.          --------------------ESTIMATED DEDUCTIONS------------------
  4725.  
  4726.              Amount for each itemized deduction            XXXX.XX
  4727.  
  4728.          --------------------STANDARD DEDUCTIONS-------------------      
  4729.                                     0 or 1  Allowances  2 or more
  4730.  
  4731.            Standard Deduction        XXXX.XX            XXXX.XX
  4732.  
  4733.          -------------------TAX CREDIT TABLE-----------------------      
  4734.                       Table D        0       1       2       Increment
  4735.  
  4736.            Tax credit single         X.XX    XX.XX   XXX.XX    XX.XX
  4737.  
  4738.            Tax credit married        X.XX    XX.XX   XXX.XX    XX.XX
  4739.  
  4740.       ----------------------------------------------------------------- 
  4741.  
  4742.  
  4743.      * * *   This table applies to CALIFORNIA state taxes ONLY.  * * * 
  4744.  
  4745.      ESTIMATED DEDUCTIONS
  4746.  
  4747.      These are for additional withholding allowances claimed by the
  4748.      employee.  If the employee claims any additional withholding allowances
  4749.      for estimated deductions, subtract the amount of the estimated deduction
  4750.      from the employee's wages.
  4751.  
  4752.      Amount for each itemized deduction         0.00
  4753.  
  4754.      This is the fixed dollar amount the employee claims for additional
  4755.      withholding.
  4756.  
  4757.      STANDARD DEDUCTIONS
  4758.  
  4759.      These are for standard withholding allowances claimed by the employee. 
  4760.      Subtract the amount of the standard deduction from the employee's
  4761.      wages.
  4762.  
  4763.      This is the number of allowances claimed by an employee's whose
  4764.      marital status is "Married" or "Unmarried Head of Household".  It is a
  4765.      fixed dollar amount based on the employee's earning period.
  4766.  
  4767.                    APPENDIX A  Page A-19
  4768.  
  4769.      0 or 1 Allowances  2 or more
  4770.  
  4771.      These are the columns for the number of allowances claimed by an
  4772.      employee.
  4773.  
  4774.      - 0 or 1
  4775.  
  4776.      This is the column for the standard deduction amount for none "0" or one
  4777.      "1" allowance claimed by the employee.
  4778.  
  4779.      - 2 or more
  4780.  
  4781.      This is the column for the standard deduction amount for two "2" or
  4782.      more allowances claimed by the employee.
  4783.  
  4784.      Standard Deduction       0.00         0.00
  4785.  
  4786.      This is the amount of the standard deduction corresponding to the column
  4787.      in the Standard Deduction Table.
  4788.  
  4789.      TAX CREDIT TABLE
  4790.  
  4791.      These are for tax credit allowances claimed by the employee.  Subtract
  4792.      the amount of the tax credit from the employee's wages.
  4793.  
  4794.      It is a fixed dollar amount based on the employee's earning period.
  4795.  
  4796.      Table D   0     1     2     Increment
  4797.  
  4798.      These are the columns for the number of tax credits claimed by an
  4799.      employee.
  4800.  
  4801.      - The "0", "1", and "2" are the number of allowances.
  4802.  
  4803.      - The "Increment" is the amount of each step for the next highest pay
  4804.        period.
  4805.  
  4806.                    APPENDIX A  Page A-20
  4807.  
  4808.      Tax credit single    0.00    0.00    0.00    0.00
  4809.  
  4810.      This is the amount of the tax credit for an employee whose marital status 
  4811.      is "Single", corresponding to the column in the Tax Credit Table. 
  4812.  
  4813.      Tax credits married  0.00    0.00    0.00    0.00
  4814.  
  4815.      This is the amount of the tax credit for an employee whose marital status
  4816.      is "Married", corresponding to the column in the Tax Credit Table.
  4817.  
  4818.  
  4819.      (APPENDIX A Page A-21 and A-22 are blank)
  4820.  
  4821.                    APPENDIX A  Page A-23
  4822.  
  4823.                                Local
  4824.       ----------------------------------------------------------------- 
  4825.                         Page One of Three Pages
  4826.  
  4827.        Name of Local Tax
  4828.        Maximum on wages to tax (Y/N)
  4829.        Limit of Unemployment      0.00  Rate  0.000 (Employer only)
  4830.        Local withholding (Y/N)
  4831.        Calculate by Table or Percent (T/P)
  4832.        Base on Gross or Tax (G/T)
  4833.        Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4834.      * Single Standard Deduction      Percent     0.000 %
  4835.      * Married Standard Deduction     Percent     0.000 %
  4836.        Minimum Standard Deduction     Amount       0.00
  4837.        Maximum Standard Deduction     Amount       0.00
  4838.        Standard Deduction Before or After Calculation (B/A)
  4839.        Single Personal Exemption        0.00
  4840.        Married Personal Exemption       0.00
  4841.        Subtract Personal Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4842.        Exemption Amount per Dependent      0.00
  4843.        Subtract Dependent Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4844.        Deduct FICA (Y/N)    Deduct Federal Withholding (Y/N)
  4845.        Deduct Before or After Calculation (B/A)
  4846.       ----------------------------------------------------------------- 
  4847.      * These are "Percent" entries when "P" is selected above.
  4848.        These are "Amount"  entries when "A" is selected above.
  4849.  
  4850.      Name of Local Tax
  4851.  
  4852.      This is the name of the city, municipality, or county that the tax is 
  4853.      for. 
  4854.  
  4855.      Maximum on wages to tax (Y/N)
  4856.  
  4857.      Some local taxes have a ceiling on the total wages to be taxed.  This can 
  4858.      be compared to the procedure used by the Federal FICA tax. 
  4859.  
  4860.        - Enter "N" (for No) if your local tax regulations do not have a
  4861.          maximum level wage that can be taxed.  (You will not be
  4862.          prompted to enter a Cut-off amount.)
  4863.  
  4864.        - Enter "Y" (for Yes) if your local tax regulations do have a
  4865.          maximum amount of wages that can be taxed.  You will be
  4866.          prompted to enter the Cut-off amount:
  4867.  
  4868.      Limit of Unemployment 0.00  Rate 0.000 (Employer only)
  4869.  
  4870.      This is for local tax regulations that have Local Unemployment Insurance. 
  4871.      It is similar to the Federal Unemployment Tax (FUTA) return.  It is not 
  4872.      deducted from the employees pay.  This is reported only for the 
  4873.      employee's contribution. 
  4874.  
  4875.                    APPENDIX A  Page A-24
  4876.  
  4877.        Limit
  4878.        Enter the cut off amount of wages,if any.
  4879.  
  4880.        Rate
  4881.        This is the percentage of contribution by the employer.
  4882.  
  4883.      Local withholding (Y/N)
  4884.  
  4885.      This is a Local Income Tax.
  4886.  
  4887.        - Enter "N" (for No) if your local area does not have a Local Income
  4888.          Tax.
  4889.  
  4890.          If your local area has no local income tax, do not enter any other
  4891.          entries on this page.  Exit the Local Tax Table.
  4892.  
  4893.        - Enter "Y" (for Yes) if your local area has a Local Income Tax. You 
  4894.          will need to fill out the rest of the entries on this page and the 
  4895.          next two pages. 
  4896.  
  4897.      Calculate by Table or Percent (T/P)
  4898.  
  4899.        - Enter "P" (for Percentage) if your Local Income Tax is calculated
  4900.          by one percentage rate.  When you enter "P", you will be prompted
  4901.          to enter the percentage rate:
  4902.  
  4903.          Rate  0.000 %
  4904.          Enter the single percentage rate used to calculate your Local
  4905.          Income Tax.
  4906.  
  4907.        - Enter "T" (for Table) if your Local Income Tax is calculated using
  4908.          tax tables.  Or if it uses one percentage for single persons and a
  4909.          different percentage for married persons, or multiple percentages.
  4910.  
  4911.          When you enter "T", be sure to enter the correct amounts on "Page
  4912.          Two of Three Pages" and "Page Three of Three Pages" of this
  4913.          table after you have completed this page.
  4914.  
  4915.                    APPENDIX A  Page A-25
  4916.  
  4917.      Base on Gross or Tax (G/T)
  4918.  
  4919.        - Enter "G" (for Gross) if your local regulations base the taxable
  4920.          wages on the gross income.
  4921.  
  4922.        - Enter "T" (for Tables) if your local regulations base the taxable
  4923.          wages on the Federal Tax Booklet.
  4924.  
  4925.      Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4926.  
  4927.        - Enter "A" (for Amount) to have a fixed dollar amount deducted
  4928.          using this calculation:
  4929.  
  4930.           Taxable Gross Pay = (Gross Pay) - (Standard Deduction Amount)
  4931.  
  4932.          Enter the appropriate deduction amount in only one of the
  4933.          selections below:
  4934.  
  4935.          - If the employee's marital status is "single", enter the deduction
  4936.            amount to: 
  4937.  
  4938.       "Single Standard Deduction    Amount   0.00".
  4939.  
  4940.            Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4941.            above.
  4942.  
  4943.          - If the employee's marital status is "married", enter the
  4944.            deduction amount to:
  4945.  
  4946.       "Married Standard Deduction   Amount   0.00".
  4947.  
  4948.            Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4949.            above.
  4950.  
  4951.          This taxable gross amount will be compared against the minimum
  4952.          and maximum standard deduction amounts.
  4953.  
  4954.          - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4955.            deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4956.  
  4957.                    APPENDIX A  Page A-26
  4958.  
  4959.          - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  4960.            taxable gross amount will become the same as the minimum.
  4961.  
  4962.          - if the amount is more than the maximum standard deduction,
  4963.            the taxable gross amount will become the same as the
  4964.            maximum.
  4965.  
  4966.  
  4967.  
  4968.        - Enter "P" (for Percent) to have a fixed percent deducted using this
  4969.          calculation:
  4970.  
  4971.        Taxable Gross Pay = Gross Pay - (Gross Pay x Standard Deduction %)
  4972.  
  4973.          Enter the appropriate deduction percent in only one of the
  4974.          selections below:
  4975.  
  4976.          - If the employee's marital status is "single", enter the deduction
  4977.            percent to: 
  4978.  
  4979.       "Single Standard Deduction    Percent   0.000 %".
  4980.  
  4981.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4982.            above.
  4983.  
  4984.          - If the employee's marital status is "married", enter the
  4985.            deduction percent to:
  4986.  
  4987.       "Married Standard Deduction   Percent   0.00 %".
  4988.  
  4989.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4990.            above.
  4991.  
  4992.        This taxable gross amount will be compared against the minimum and
  4993.        maximum standard deduction amounts.
  4994.  
  4995.        - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4996.          deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4997.  
  4998.                    APPENDIX A  Page A-27
  4999.  
  5000.        - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  5001.          taxable gross amount will become the same as the minimum.
  5002.  
  5003.        - if the amount is more than the maximum standard deduction, the
  5004.          taxable gross amount will become the same as the maximum.
  5005.  
  5006.  
  5007.  
  5008.      Minimum Standard Deduction    Amount     0.00
  5009.  
  5010.      This is the minimum amount for a standard deduction.
  5011.  
  5012.      Maximum Standard Deduction    Amount     0.00
  5013.  
  5014.      This is the maximum amount for a standard deduction.
  5015.  
  5016.      Standard Deduction Before or After Calculation (B/A)
  5017.  
  5018.      This is asking if you want to deduct the exemption before or after the
  5019.      "tax calculation" by either the tables or percentage method.
  5020.  
  5021.        - Enter "B" (for Before) to deduct the standard deduction before the
  5022.          Local tax calculation is done.
  5023.  
  5024.        - Enter "A" (for After) to deduct the standard deduction after the
  5025.          Local tax calculation is done.
  5026.  
  5027.      Single Personal Exemption        0.00
  5028.  
  5029.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  5030.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  5031.      above.  Enter this if the employee's marital status is "single".
  5032.  
  5033.      Married Personal Exemption       0.00
  5034.  
  5035.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  5036.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  5037.      above.  Enter this if the employee's marital status is "married".
  5038.  
  5039.                    APPENDIX A  Page A-28
  5040.  
  5041.      Subtract Personal Exemption Before or After
  5042.      Calculation (B/A)
  5043.  
  5044.        - Enter "B" (for Before) to deduct the (single or married) personal
  5045.          exemption before the Local tax calculation is done.
  5046.  
  5047.        - Enter "A" (for After) to deduct the (single or married) personal
  5048.          exemption after the Local tax calculation is done.
  5049.  
  5050.      Exemption Amount per Dependent      0.00
  5051.  
  5052.      This is a calculated dollar amount derived from this formula:
  5053.                                --                      -- 
  5054.            Taxable    Gross   | Exemption      Number    |
  5055.            Gross   =  Wages - | Amount per  x  of        |
  5056.            Wages              | Dependent      Dependents|
  5057.                                --                      -- 
  5058.  
  5059.      Subtract Dependent Exemption Before or After
  5060.      Calculation (B/A)
  5061.  
  5062.        - Enter "B" (for Before) to deduct the dependent exemption before
  5063.          the Local tax calculation is done.
  5064.  
  5065.        - Enter "A" (for After) to deduct the dependent exemption after the
  5066.          Local tax calculation is done.
  5067.  
  5068.      Deduct FICA (Y/N)
  5069.  
  5070.        - Enter "Y" (for yes) if your Local regulations deduct FICA from the
  5071.          gross amount to calculate Local taxes.
  5072.  
  5073.        - Enter "N" (for No) if your Local regulations do not deduct FICA
  5074.          from the gross amount to calculate Local taxes.
  5075.  
  5076.      Deduct Federal Withholding (Y/N)
  5077.  
  5078.        - Enter "Y" (for yes) if your Local regulations deduct Federal
  5079.          withholding from the gross amount to calculate Local taxes.
  5080.  
  5081.        - Enter "N" (for No) if your Local regulations do not deduct Federal
  5082.          withholding from the gross amount to calculate Local taxes.
  5083.  
  5084.      Deduct Before or After Calculation (B/A)
  5085.  
  5086.                    APPENDIX A  Page A-29
  5087.  
  5088.        - Enter "B" (for Before) to deduct the FICA or Federal withholding
  5089.          before the Local tax calculation is done.
  5090.  
  5091.        - Enter "A" (for After) to deduct the FICA or Federal withholding
  5092.          after the Local tax calculation is done.
  5093.  
  5094.                    APPENDIX A  Page A-30
  5095.  
  5096.                                   Local
  5097.       ----------------------------------------------------------------- 
  5098.                            Page Two of Three Pages
  5099.  
  5100.                           Table for Single Persons
  5101.  
  5102.                  Minimum of      Amount to       Percent over
  5103.      Line          Range          Withhold          Minimum
  5104.  
  5105.        1              0.00            0.00        0.000 %
  5106.        2              0.00            0.00        0.000 %
  5107.        3              0.00            0.00        0.000 %
  5108.        4              0.00            0.00        0.000 %
  5109.        5              0.00            0.00        0.000 %
  5110.        6              0.00            0.00        0.000 %
  5111.        7              0.00            0.00        0.000 %
  5112.        8              0.00            0.00        0.000 %
  5113.        9              0.00            0.00        0.000 %
  5114.        10             0.00            0.00        0.000 %
  5115.        11             0.00            0.00        0.000 %
  5116.        12             0.00            0.00        0.000 %
  5117.       ----------------------------------------------------------------- 
  5118.  
  5119.      This table applies only for employees whose marital status is "single".
  5120.  
  5121.      Minimum of Range
  5122.  
  5123.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  5124.      calculating Local withholding taxes.
  5125.  
  5126.      Amount to Withhold
  5127.  
  5128.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  5129.      each range of minimum amount.
  5130.  
  5131.      Percent over Minimum
  5132.  
  5133.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  5134.      amounts which are added to the base amounts.
  5135.  
  5136.      Line 1 through Line 12
  5137.  
  5138.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  5139.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  5140.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  5141.  
  5142.                    APPENDIX A  Page A-31
  5143.  
  5144.                                      Local
  5145.       ----------------------------------------------------------------- 
  5146.                            Page Three of Three Pages
  5147.  
  5148.                            Table for Married Persons
  5149.  
  5150.                   Minimum of      Amount to       Percent over
  5151.      Line          Range          Withhold          Minimum
  5152.  
  5153.        1              0.00            0.00        0.000 %
  5154.        2              0.00            0.00        0.000 %
  5155.        3              0.00            0.00        0.000 %
  5156.        4              0.00            0.00        0.000 %
  5157.        5              0.00            0.00        0.000 %
  5158.        6              0.00            0.00        0.000 %
  5159.        7              0.00            0.00        0.000 %
  5160.        8              0.00            0.00        0.000 %
  5161.        9              0.00            0.00        0.000 %
  5162.        10             0.00            0.00        0.000 %
  5163.        11             0.00            0.00        0.000 %
  5164.        12             0.00            0.00        0.000 %
  5165.       ----------------------------------------------------------------- 
  5166.  
  5167.      This table applies only for employees whose marital status is "married".
  5168.  
  5169.      Minimum of Range
  5170.  
  5171.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  5172.      calculating Local withholding taxes.
  5173.  
  5174.      Amount to Withhold
  5175.  
  5176.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  5177.      each range of minimum amount.
  5178.  
  5179.      Percent over Minimum
  5180.  
  5181.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  5182.      amounts which are added to the base amounts.
  5183.  
  5184.      Line 1 through Line 12
  5185.  
  5186.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  5187.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  5188.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  5189.  
  5190.  
  5191.                    APPENDIX B  Page B-1
  5192.  
  5193.                         Appendix B
  5194.  
  5195.                          Reference
  5196.  
  5197.  
  5198.  
  5199.                         Data Files
  5200.  
  5201.                         * Employer
  5202.  
  5203.                         * Employee
  5204.  
  5205.  
  5206.  
  5207.  
  5208.  
  5209.                                 Main Control Menu
  5210.                      ----------------------------------------- 
  5211.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  5212.                      --------------------|-------------------- 
  5213.                                          |
  5214.                                          |
  5215.                                          |
  5216.                                          |
  5217.                                          |
  5218.                                          |
  5219.                                          |    Data Edit Menu
  5220.                             -------------|--------------------- 
  5221.                            |  Tax     Data files  Utility Exit |
  5222.                             -------------|--------------------- 
  5223.                                       Employer  
  5224.                                       eMployee  
  5225.  
  5226.  
  5227.            (APPENDIX B Page B-2 is blank)
  5228.  
  5229.                    APPENDIX B  Page B-3
  5230.  
  5231.                         * Employer
  5232.  
  5233.       ----------------------------------------------------------------- 
  5234.                   Page One of Three Pages
  5235.  
  5236.  
  5237.                   Company Name: 
  5238.  
  5239.                   Street Address: 
  5240.  
  5241.                   City:                   State:     Zip: 
  5242.  
  5243.                   Federal I.D. Number :
  5244.  
  5245.                   State I.D. number :
  5246.  
  5247.                   Local I.D. number :
  5248.  
  5249.       ----------------------------------------------------------------- 
  5250.  
  5251.      Company Name:
  5252.  
  5253.      This is the legal name of the employer.
  5254.  
  5255.      Street Address:
  5256.  
  5257.      This is the street address of the employer.
  5258.  
  5259.      City:
  5260.  
  5261.      This is the city in which the employer is located.
  5262.  
  5263.      State:
  5264.  
  5265.      This is the name of the state in which the employer is located.
  5266.  
  5267.      Zip:
  5268.  
  5269.      This is the mailing zip code for the address of the employer.
  5270.  
  5271.      Federal I.D. Number:
  5272.  
  5273.      This is the number assigned by the federal government for the employer's
  5274.      business.
  5275.  
  5276.                    APPENDIX B  Page B-4
  5277.  
  5278.      State I.D. Number:
  5279.  
  5280.      This is the number assigned by the state for the employer's business. 
  5281.      (Not all states require this.)
  5282.  
  5283.      Local I.D. Number:
  5284.  
  5285.      This is the number assigned by the city, municipality, or county for the
  5286.      employer's business.  (Not all local areas require this.)
  5287.  
  5288.  
  5289.                    APPENDIX B  Page B-5
  5290.  
  5291.                          * Employer
  5292.       ----------------------------------------------------------------- 
  5293.  
  5294.                      Page Two of Three Pages
  5295.  
  5296.                      Cost label one    :
  5297.                      Cost label two    :
  5298.                      Cost label three  :
  5299.                      Cost label four   :
  5300.                      Cost label five   :
  5301.                      Cost label six    :
  5302.                      Cost label seven  :
  5303.                      Cost label eight  :
  5304.                      Cost label nine   :
  5305.                      Cost label ten    : Non-Employee Workers
  5306.       ----------------------------------------------------------------- 
  5307.  
  5308.      Cost label one    :
  5309.      through
  5310.      Cost label nine   :
  5311.  
  5312.      These are the cost accounting labels your employer uses for different 
  5313.      cost areas of the organization, such as departments.  Examples of these 
  5314.      are: 
  5315.  
  5316.            Administration
  5317.            Domestic Sales
  5318.            Foreign Sales
  5319.            Manufacturing
  5320.            Engineering
  5321.  
  5322.      Cost label ten    :
  5323.  
  5324.      This one is reserved for identifying "Non-employee" workers, such as
  5325.      temporary or contract.
  5326.  
  5327.      Tip:If you place brackets "[ ]" around the description "Non-employee", it 
  5328.          will be printed that way on the reports to highlight that entry as: 
  5329.          [Non-employee]. 
  5330.  
  5331.                          Important!
  5332.                    Any "Non-employee" label must
  5333.                    reside in the last entry!
  5334.  
  5335.      If you do not use "Non-employee" workers, you can use "Cost label ten"
  5336.      as an additional cost area of your organization.
  5337.  
  5338.  
  5339.                    APPENDIX B  Page B-6
  5340.  
  5341.                             * Employer
  5342.       ----------------------------------------------------------------- 
  5343.                      Page Three of Three Pages
  5344.  
  5345.  
  5346.                      Deduction one    : not used
  5347.  
  5348.                      Deduction two    : not used
  5349.  
  5350.                      Deduction three  : not used
  5351.  
  5352.                      Deduction four   : not used
  5353.  
  5354.                      Deduction five   : not used
  5355.  
  5356.                      Deduction six    : Non-Employee Pay
  5357.       ----------------------------------------------------------------- 
  5358.  
  5359.      Deduction one  :
  5360.      through
  5361.      Deduction five :
  5362.  
  5363.      These are categories your employer uses for regular deductions to be
  5364.      applied to the employees.
  5365.  
  5366.      Examples of these are:
  5367.  
  5368.                    Insurance
  5369.                    Medical
  5370.                    Profit Sharing
  5371.                    Pension
  5372.                    United Fund
  5373.  
  5374.      Deduction six    :
  5375.  
  5376.      This one is reserved for identifying "Non-employee" workers, such as
  5377.      temporary or contract.
  5378.  
  5379.      Tip: If you place brackets "[ ]" around the description "Non-
  5380.           employee", it will be printed that way on the reports to highlight
  5381.           that entry as: [Non-employee].
  5382.  
  5383.      If you do not use "Non-employee" workers, you can use "Deduction six"
  5384.      as an additional deduction.
  5385.  
  5386.      (APPENDIX B Page B-7 and B-8 are blank)
  5387.  
  5388.                    APPENDIX B  Page B-9
  5389.  
  5390.                                 * Employee
  5391.       ----------------------------------------------------------------- 
  5392.                            Page One of Three Pages
  5393.  
  5394.      Employee No:        Marital Status Fed :   State:    Pay Period:  0
  5395.  
  5396.      Last Name:                      First Name:
  5397.  
  5398.      Street:                                     Phone: (   )    -
  5399.  
  5400.      City:                      State:    Zip:      -     SSAN:    -  -
  5401.  
  5402.      Date Employed (MM/DD/YY):   /  /         Cost Accounting Code:  0
  5403.  
  5404.      Pay Rate:     0.00 Overtime Rate One:     0.00 Rate Two:     0.00
  5405.  
  5406.      Number of Exemptions Federal: 0 State: 0  California State DE-4: 0
  5407.  
  5408.      Exempt from W/H? (Y/N) FICA:   Federal:   State:   Local:   SDI:
  5409.  
  5410.      Additional W/H Federal:     0.00     Additional W/H State:     0.00
  5411.  
  5412.      Allocated Tips    0.00            Employee Type - H, S, C, N, or U:
  5413.       ----------------------------------------------------------------- 
  5414.  
  5415.      Employee No:
  5416.  
  5417.      This is the code number assigned to an employee.  Acceptable codes may
  5418.      be any alpha-numeric entry, as long as each employee has a different
  5419.      code than any other employee.  For more information about employee
  5420.      numbers, refer to the "Menus" section, "Data Edit Menu", "Data files",
  5421.      "Employee".
  5422.  
  5423.      Marital Status Fed :
  5424.  
  5425.      This is the employee's marital status regarding Federal regulations.  The 
  5426.      only entries acceptable are a single letter: 
  5427.                    S = Single.
  5428.                    M = Married.
  5429.  
  5430.      State:
  5431.  
  5432.      This is the employee's marital status regarding State regulations.  The
  5433.      only entries acceptable are a single letter:
  5434.                    S = Single.
  5435.                    M = Married.
  5436.                    H = Head of Household.
  5437.  
  5438.                    APPENDIX B  Page B-10
  5439.  
  5440.      Pay Period:  0
  5441.  
  5442.      This is the number of pay periods per year for the employee.  The only
  5443.      entries accepted are the numbers:
  5444.                    52 = Weekly
  5445.                    26 = Biweekly
  5446.                    24 = Semimonthly
  5447.                    12 = Monthly
  5448.                    4  = Quarterly
  5449.                    2  = Semiannually
  5450.  
  5451.  
  5452.  
  5453.      Last Name:
  5454.  
  5455.      This is the employee's last name.
  5456.  
  5457.      First Name:
  5458.  
  5459.      This is the employee's first name.
  5460.  
  5461.      Street:
  5462.  
  5463.      This is the residence street address where the employee lives or receives 
  5464.      mail. 
  5465.  
  5466.      City:
  5467.  
  5468.      This is the city in which the employee lives or receives mail.
  5469.  
  5470.      State:
  5471.  
  5472.      This is the state in which the employee lives or receives mail.
  5473.  
  5474.      Zip:     -
  5475.  
  5476.      This is the ZIP code for the address where the employee lives.  Add the
  5477.      ZIP extension if an extension is applicable for the employee's address.
  5478.  
  5479.                    APPENDIX B  Page B-11
  5480.  
  5481.      Phone: (   )   -
  5482.  
  5483.      This is the residence telephone number of the employee.  Include the area
  5484.      code at the beginning.
  5485.  
  5486.      SSAN:   -  -
  5487.  
  5488.      This is the Social Security Account Number of the employee.
  5489.  
  5490.      Date Employed (MM/DD/YY):  /  /
  5491.  
  5492.      This is the date the employee was hired.  Enter the date in the numerical
  5493.      form MM/DD/YY:
  5494.  
  5495.                    MM = Month
  5496.                    DD = Day of the month
  5497.                    YY = Year
  5498.  
  5499.      For example, if an employee were hired on June 1, 1990, you would
  5500.      enter: 06/01/90.
  5501.  
  5502.      Cost Accounting Code:  0
  5503.  
  5504.      This is the Cost Accounting Code of the department (or part of the
  5505.      company) in which the employee is working.
  5506.  
  5507.      The only code numbers acceptable are:
  5508.  
  5509.                    "1" through "10".
  5510.  
  5511.      (These are the number codes for the "Cost label" entries in your
  5512.      "Employer" data, "Page Two of Three Pages".)
  5513.  
  5514.      You must have an entry in this data area for employees' as it would cause 
  5515.      some of the reports to print erroneous results.  If you are not using the 
  5516.      cost accounting feature just enter the number "1". 
  5517.  
  5518.                    APPENDIX B  Page B-12
  5519.  
  5520.      Pay Rate  0.00
  5521.  
  5522.      This is the rate of pay amount for the employee.
  5523.  
  5524.      Hourly paid employees:
  5525.  
  5526.      Enter the amount of pay the employee receives per hour.
  5527.  
  5528.      For hourly paid employees, you must also enter their pay rates for
  5529.      overtime pay:
  5530.  
  5531.          -Enter the pay rate for "Overtime Rate One" (commonly 1.5 times
  5532.           the regular hourly rate).
  5533.  
  5534.          -Then enter the pay rate for "Rate Two" (commonly 2.0 times the
  5535.           regular hourly rate).
  5536.  
  5537.      For example, for an hourly paid employee who has a regular hourly rate
  5538.      of $10 per hour, you would enter:
  5539.  
  5540.       Pay Rate: 10.00 <------------ The hourly rate
  5541.       Overtime Rate One: 15.00 <--- 1.5 times the hourly rate
  5542.       Rate Two: 20.00 <------------ 2.0 times the hourly rate
  5543.  
  5544.      Salary paid employees:
  5545.  
  5546.      Enter the amount of pay the employee receives per salaried period.  This
  5547.      pay rate usually does not receive any overtime pay rates.
  5548.  
  5549.      For example, for a salary paid employee who is regularly paid $300 per
  5550.      week, you would enter:
  5551.  
  5552.       Pay Rate: 300.00 <-------------- The salaried rate
  5553.       Overtime Rate One: 0.00 <------- None
  5554.       Rate Two: 0.00 <---------------- None
  5555.  
  5556.      A salary paid employee may also receive a commission pay rate.
  5557.  
  5558.                    APPENDIX B  Page B-13
  5559.  
  5560.      Commission paid employees:
  5561.  
  5562.      Do not enter anything here unless:
  5563.  
  5564.          -The employee also receives in addition to a commission, a salary
  5565.           rate of pay.
  5566.  
  5567.           If so, enter the rate of pay the employee receives in addition to
  5568.           a commission.
  5569.  
  5570.      For example, for a commission paid employee who also receives a base
  5571.      salary of $150 you would enter:
  5572.  
  5573.       Pay Rate: 150.00 <------------ The amount of salary
  5574.       Overtime Rate One: 0.00 <----- None
  5575.       Rate Two: 0.00 <-------------- None
  5576.  
  5577.      For example, for a commissioned paid employee who is paid by
  5578.      commission ONLY and does NOT receive any other pay, you would enter:
  5579.  
  5580.       Pay Rate: 0.00 <--------------- None
  5581.       Overtime Rate One: 0.00 <------ None
  5582.       Rate Two: 0.00 <--------------- None
  5583.  
  5584.  
  5585.      Non-employee
  5586.  
  5587.      Do not enter anything here.  The non-employee compensation workers
  5588.      rates are to be left blank.
  5589.  
  5590.       Pay Rate: 0.00 <--------------- None
  5591.       Overtime Rate One: 0.00 <------ None
  5592.       Rate Two: 0.00 <--------------- None
  5593.  
  5594.      Overtime Rate One:  0.00
  5595.  
  5596.      This is the rate of pay the hourly paid employee receives for hours 
  5597.      worked beyond the "Regular" hours worked.  This is not applicable for all 
  5598.      employees.  Refer to the "Pay Rate 0.00" above for entry information. 
  5599.  
  5600.                    APPENDIX B  Page B-14
  5601.  
  5602.      Rate Two:    0.00
  5603.  
  5604.      This is the rate of pay the hourly paid employee receives for hours
  5605.      worked beyond "Overtime One" hours worked.  Refer to the "Pay Rate
  5606.      0.00" above for entry information.
  5607.  
  5608.      Number of Exemptions Federal :  0
  5609.  
  5610.      This is the number of exemptions the employee claims under Federal
  5611.      Regulations.
  5612.  
  5613.      State: 0
  5614.  
  5615.      This is the number of exemptions the employee claims under State
  5616.      Regulations (if State Regulations are applicable).
  5617.  
  5618.      Local:  0
  5619.  
  5620.      This is the number of exemptions the employee claims under Local
  5621.      Regulations (if Local Regulations are applicable).
  5622.  
  5623.      Exempt From W/H? (Y/N) FICA:__ Federal:__ State:__ Local:__ SDI:__
  5624.  
  5625.      This is asking if the employee is exempt from having withholding
  5626.      amounts deducted from his or her pay.  The only acceptable entries are
  5627.      "Y" or "N".
  5628.  
  5629.          -Enter "Y" (for Yes) if the employee is exempt from withholding
  5630.           (does not have withholding deducted).
  5631.  
  5632.           Also, enter "Y" (for Yes) as exempt for all these entries for Non-
  5633.           employees.
  5634.  
  5635.          -Enter "N" (for No) if the employee is not exempt from
  5636.           withholding (does have withholding deducted).
  5637.  
  5638.          FICA:__
  5639.          This is for federal income tax deduction from pay.
  5640.  
  5641.                    APPENDIX B  Page B-15
  5642.  
  5643.          Federal:__
  5644.          This is any additional federal deduction from pay.
  5645.  
  5646.          State:__
  5647.          This is for state income tax deduction from pay.
  5648.  
  5649.          Local:__
  5650.          This is for local income tax deduction from pay.
  5651.  
  5652.          SDI:__
  5653.          This is for State Disability Insurance deduction from pay.
  5654.  
  5655.      Additional W/H Federal:  0.00
  5656.  
  5657.      This is for any additional Federal Withholding deduction amount for the
  5658.      employee (if applicable).
  5659.  
  5660.      Additional W/H State: 0.00
  5661.  
  5662.      This is for any additional State Withholding deductions for the employee
  5663.      (if applicable).
  5664.  
  5665.      Allocated Tips: 0.00
  5666.  
  5667.      This is for tips reported by the employer when employees do not report 
  5668.      enough in tips.  It is entered only at the end of the year before 
  5669.      printing the W-2 forms. 
  5670.  
  5671.      Employee Type - H, S, C, N, or U:
  5672.  
  5673.      This is the pay rate basis for the employee.  The only acceptable entries 
  5674.      are: 
  5675.  
  5676.          H = Paid by an hourly rate.
  5677.          S = Paid by a fixed salary.
  5678.          C = Paid by commission.
  5679.          N = Paid by a Non-standard category.
  5680.          U = Unemployed.  (Use this to delete employees from the active
  5681.              payroll until they are permanently removed at the end of the
  5682.              year.)
  5683.  
  5684.                    APPENDIX B  Page B-16
  5685.  
  5686.                               * Employee
  5687.       ----------------------------------------------------------------- 
  5688.                         Page Two of Three Pages
  5689.  
  5690.                   Constant    Period    M.T.D.    Q.T.D.    Y.T.D.
  5691.      EARNINGS 
  5692.      Gross Pay:                  0.00      0.00      0.00      0.00
  5693.      Bonus paid:                 0.00      0.00      0.00      0.00
  5694.      Reported Tips:              0.00      0.00      0.00      0.00
  5695.      Collected Tips:             0.00      0.00      0.00      0.00
  5696.      Vacation Pay:               0.00      0.00      0.00      0.00
  5697.      Net Check Paid:             0.00      0.00      0.00      0.00
  5698.      DEDUCTIONS
  5699.      Federal Tax:                0.00      0.00      0.00      0.00
  5700.      FICA Tax:                   0.00      0.00      0.00      0.00
  5701.      State Tax:                  0.00      0.00      0.00      0.00
  5702.      Local Tax:                  0.00      0.00      0.00      0.00
  5703.      SDI Deduction:              0.00      0.00      0.00      0.00
  5704.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5705.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5706.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5707.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5708.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5709.      Non-Employee Pay: 0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5710.       ----------------------------------------------------------------- 
  5711.  
  5712.      Constant    Period    M.T.D.    Q.T.D.    Y.T.D.
  5713.  
  5714.      These columns are arranged to record the various categories according to
  5715.      different time periods.
  5716.  
  5717.      Constant
  5718.  
  5719.      This column is for records that are the same regardless of the employee's
  5720.      earnings.  It is usually applied to deductions.
  5721.  
  5722.      Period
  5723.  
  5724.      This is the current pay period.
  5725.  
  5726.      M.T.D.
  5727.  
  5728.      This is the accumulation of entries logged for the Month-To-Date.
  5729.  
  5730.      Q.T.D.
  5731.  
  5732.      This is the accumulation of entries logged for the Quarter-To-Date.
  5733.  
  5734.                    APPENDIX B  Page B-17
  5735.  
  5736.      Y.T.D.
  5737.  
  5738.      This is the accumulation of entries logged for the Year-To-Date.
  5739.  
  5740.  
  5741.      EARNINGS
  5742.  
  5743.      This groups all the categories of income to be totaled together for the
  5744.      employee.
  5745.  
  5746.      Gross Pay:
  5747.  
  5748.      This is a record of the employee's pay amount based on pay rate before
  5749.      any deductions are subtracted from it.
  5750.  
  5751.      Bonus paid:
  5752.  
  5753.      This is a record of any bonus amount added to the employee's pay.
  5754.  
  5755.      Reported Tips:
  5756.  
  5757.      This is  a record of tips reported by the employee.
  5758.  
  5759.      Collected Tips:
  5760.  
  5761.      This is a record of tips collected by the employer for the employee.
  5762.  
  5763.      Vacation Pay:
  5764.  
  5765.      This is a record of pay to the employee for vacation time.
  5766.  
  5767.      Net Check Paid:
  5768.  
  5769.      This is a record of the net amount paid to the employee after all the
  5770.      deductions have been subtracted from the total pay.
  5771.  
  5772.                    APPENDIX B  Page B-18
  5773.  
  5774.      DEDUCTIONS
  5775.  
  5776.      This record groups all the categories of deductions to be totaled 
  5777.      together for the employee. 
  5778.  
  5779.      Federal Tax:
  5780.  
  5781.      This is a record of the federal income tax withholding deduction.
  5782.  
  5783.      State Tax:
  5784.  
  5785.      This is a record of the state income tax withholding (if applicable for
  5786.      your state).
  5787.  
  5788.      Local Tax:
  5789.  
  5790.      This is a record of the local income tax withholding (if applicable for
  5791.      your local area).
  5792.  
  5793.      SDI Deduction:
  5794.  
  5795.      This is a record of the State Disability Insurance deduction (if 
  5796.      applicable for your state). 
  5797.  
  5798.      not used:
  5799.  
  5800.      These are reserved for user-determined categories.  You can use these to
  5801.      enter categories such as: Medical, Profit Sharing, etc.
  5802.  
  5803.      Non-employee Pay:
  5804.  
  5805.      This is a record of the category for Non-employees pay.  Non-employees
  5806.      are such as: temporary workers, contract workers, etc.
  5807.  
  5808.                    APPENDIX B  Page B-19
  5809.  
  5810.                             * Employee
  5811.       ----------------------------------------------------------------- 
  5812.                        Page Three of Three Pages
  5813.                                 
  5814.      Regular Hours Worked:       0.000      0.000      0.000      0.000
  5815.  
  5816.      Overtime One Hours Worked:  0.000      0.000      0.000      0.000
  5817.  
  5818.      Overtime Two Hours Worked:  0.000      0.000      0.000      0.000
  5819.  
  5820.      Vacation Hours:             0.000      0.000      0.000      0.000
  5821.  
  5822.      Commission Paid:            0.00       0.00       0.00       0.00
  5823.       ----------------------------------------------------------------- 
  5824.  
  5825.      This page is for the accumulation of hours recorded for the employee. 
  5826.      The columns correspond to the columns on the previous page.  They are: 
  5827.  
  5828.                   Period    M.T.D.    Q.T.D.    Y.T.D.
  5829.  
  5830.      Regular Hours Worked:
  5831.  
  5832.      This is a record of the accumulation of regular hours logged to the
  5833.      employee for the year.
  5834.  
  5835.      Overtime One Hours Worked:
  5836.  
  5837.      This is a record of the accumulation of Overtime One hours logged to the
  5838.      employee for the year.
  5839.  
  5840.      Overtime Two Hours Worked:
  5841.  
  5842.      This is a record of the accumulation of Overtime Two hours logged to
  5843.      the employee for the year.
  5844.  
  5845.      Vacation Hours:
  5846.  
  5847.      This is a record of the accumulation of vacation hours logged to the
  5848.      employee for the year.
  5849.  
  5850.      Commission Paid:
  5851.  
  5852.      This is a record of the accumulation of commissions logged to the
  5853.      employee for the year.
  5854.  
  5855.                    APPENDIX C  Page C-1
  5856.  
  5857.                         Appendix C
  5858.  
  5859.                          Reference
  5860.  
  5861.                              
  5862.  
  5863.  
  5864.  
  5865.                         Calculator
  5866.  
  5867.  
  5868.  
  5869.                ---------------------------- 
  5870.               |                            |
  5871.               |  ------------------------  |
  5872.               | |                      0 | |
  5873.               |  ------------------------  |
  5874.               |                            |
  5875.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5876.               | | 7 |  | 8 |  | 9 |  | / | |
  5877.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5878.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5879.               | | 4 |  | 5 |  | 6 |  | * | |
  5880.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5881.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5882.               | | 1 |  | 2 |  | 3 |  | - | |
  5883.               |  ----   ---    ---    ---  |
  5884.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5885.               | | 0 |  | · |  | = |  | + | |
  5886.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5887.               |  ---    ---    ---   ----  |
  5888.               | | C |  |cE |  | % | |Move| |
  5889.               |  ---    ---    ---  |<-->| |
  5890.               |                      ----  |
  5891.               |  Esc Quits - F10 to Paste  |
  5892.               |                            |
  5893.                ---------------------------- 
  5894.  
  5895.  
  5896.  
  5897.  
  5898.                    APPENDIX C  Page C-2
  5899.  
  5900.      Calculator
  5901.  
  5902.      When you are in the "edit" mode of numerical entries that may require 
  5903.      calculation of some data files, you can pop up a handy calculator on the 
  5904.      screen.  (If the entry does not require calculated numbers, the 
  5905.      calculator will not be available.) 
  5906.  
  5907.      To pop up the calculator:
  5908.  
  5909.                     Press the [F3] key.
  5910.  
  5911.      The calculator will display on the screen (over your ZPAY 3 edit page).
  5912.  
  5913.  
  5914.                ---------------------------- 
  5915.               |                            |
  5916.               |  ------------------------  |
  5917.               | |                      0 | |
  5918.               |  ------------------------  |
  5919.               |                            |
  5920.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5921.               | | 7 |  | 8 |  | 9 |  | / | |
  5922.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5923.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5924.               | | 4 |  | 5 |  | 6 |  | * | |
  5925.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5926.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5927.               | | 1 |  | 2 |  | 3 |  | - | |
  5928.               |  ----   ---    ---    ---  |
  5929.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5930.               | | 0 |  | · |  | = |  | + | |
  5931.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5932.               |  ---    ---    ---   ----  |
  5933.               | | C |  |cE |  | % | |Move| |
  5934.               |  ---    ---    ---  |<-->| |
  5935.               |                      ----  |
  5936.               |  Esc Quits - F10 to Paste  |
  5937.               |                            |
  5938.                ---------------------------- 
  5939.  
  5940.      It is very similar in appearance to any generic hand-held calculator you 
  5941.      are familiar with.  It functions much the same way except you press the 
  5942.      number keys on your computer's keyboard instead of the calculator's. 
  5943.  
  5944.  
  5945.                    APPENDIX C  Page C-3
  5946.  
  5947.      Calculator Functions
  5948.  
  5949.      Window
  5950.      The window displays the numbers you enter and the results of
  5951.      calculations.  Numbers displayed in the calculator's window can be
  5952.      transferred ("pasted") to the ZPAY 3 entry on which the cursor is
  5953.      residing.
  5954.  
  5955.      Key Pad
  5956.      The key pad functions the same as that on a hand-held calculator. 
  5957.      However, a few of the keys on the key pad use symbols that correspond to 
  5958.      characters found on your computer's keyboard.  The key for multiplication 
  5959.      is the asterisk [*] character (instead of "x") and division is the 
  5960.      forward slash [/] character (instead of "÷"). 
  5961.  
  5962.      Number Keys - 0 through 9
  5963.      Use these keys on your computer's keyboard to enter numbers.  You can
  5964.      use the number keys located above the alphabet keys, or the keypad
  5965.      number keys if your computer is equipped with them.  As you press each
  5966.      number key, that number is displayed to the right of the previous number
  5967.      in the calculator's window.
  5968.  
  5969.      Example:
  5970.      When you type the number 5, then 2, then 7, (for the number 527) the
  5971.      window displays:
  5972.  
  5973.                ---------------------------- 
  5974.               |                            |
  5975.               |  ------------------------  |
  5976.               | |                    527 | |
  5977.               |  ------------------------  |
  5978.               |                            |
  5979.  
  5980.      This number will remain displayed until you type another number, clear
  5981.      the entry or display, or continue with some math function such as add,
  5982.      subtract, multiply, or divide.
  5983.  
  5984.                    APPENDIX C  Page C-4
  5985.  
  5986.      The Decimal [.] Character
  5987.      The period is the decimal character. Use it to place a decimal in your
  5988.      numbers.
  5989.  
  5990.      Example:  To enter 25.4 in the calculator:
  5991.  
  5992.      Type 2, 5, the decimal character [.], then 4.  The calculator's window
  5993.      displays "25.4".
  5994.  
  5995.  
  5996.      The Equal [=] Character
  5997.      The equal is the equal character.  Use it after you have entered a math 
  5998.      function ([+], [-], [*], [/]) and its number to get the math function 
  5999.      result. 
  6000.  
  6001.  
  6002.      The Division [/] Math Function Character
  6003.      The forward slash is the division character.  Use it after the number you 
  6004.      want to be divided. 
  6005.  
  6006.      Example: To take 27 and divide it by 3:
  6007.  
  6008.      Type 27, press the divide character [/], then type the number to divide 
  6009.      by, 3.  When you press [=] (or [Enter]) the result "9" will be displayed 
  6010.      in the calculator's window. 
  6011.  
  6012.  
  6013.      The Multiplication [*] Math Function Character
  6014.      The asterisk is the multiplication character.  Type it after the number 
  6015.      you want to be multiplied. 
  6016.  
  6017.      Example: To multiply 25 by 4:
  6018.  
  6019.      Type 25, press the multiplication character [*], then type the number to
  6020.      multiply it, 4.  When you press the equals character [=] (or [Enter]) the 
  6021.      result "100" will be displayed in the calculator's window.
  6022.  
  6023.                    APPENDIX C  Page C-5
  6024.  
  6025.      The Subtraction [-] Math Function Character
  6026.      The minus is the subtraction character.  Type it after the number you
  6027.      want to be subtracted by another number.
  6028.  
  6029.      Example: To take 25 and subtract 5 from it:
  6030.  
  6031.      Type 25, press the subtraction character [-], then type the number to be
  6032.      subtracted, 5.  When you press the equals character [=] (or [Enter]) the 
  6033.      result "20" will be displayed in the calculator's window.
  6034.  
  6035.  
  6036.      The Addition [+] Math Function Character
  6037.      The plus is the addition character.  Type it after the number you want to
  6038.      be added by another number.
  6039.  
  6040.      Example: To take 25 and add 5 to it:
  6041.  
  6042.      Type 25, press the addition character [+], then type the number to add, 
  6043.      5.  When you press the equals character [=] (or [Enter]) the result 
  6044.      "30" will be displayed in the calculator's window.
  6045.  
  6046.  
  6047.      The Clear [C] Character
  6048.      The [C] character (either upper or lower case) is the clear key.  Use it 
  6049.      to clear the calculator of any previous numbers or functions.  It will 
  6050.      erase all previous and existing numbers and functions and reset the 
  6051.      calculator to zero "0". 
  6052.  
  6053.      Example:  To clear previous calculations and the existing display:
  6054.  
  6055.      Press the clear character [C].  The existing numbers in the display are
  6056.      erased and the display is changed to zero "0".
  6057.  
  6058.                    APPENDIX C  Page C-6
  6059.  
  6060.      The Clear Entry [E] Character
  6061.      The [E] character (either upper or lower case) is the clear entry key.  
  6062.      Use it to clear only the existing entry and continue with an existing 
  6063.      math function.  All previous entries of a math function before this one 
  6064.      are retained. 
  6065.  
  6066.      Example:  To clear an erroneous entry in a math function "5 + 2":
  6067.  
  6068.      Press 5, then 2 (but you press "3" instead of "2"), then press [E].  The
  6069.      "3" is erased, then press "2", and continue with [=] for the result "7".
  6070.  
  6071.  
  6072.      The Percent [%] Character
  6073.      The [%] character is the percent key.  Use it to calculate a percentage 
  6074.      of a previously entered number. 
  6075.  
  6076.      Example:  To calculate 30% of 200:
  6077.  
  6078.      Type 200, type the multiplication character [*], then type 30, then press 
  6079.      the [%] key.  The result "60" will be displayed in the calculator's 
  6080.      window. 
  6081.  
  6082.  
  6083.                    APPENDIX C  Page C-7
  6084.  
  6085.      The [<-] and [->] Arrow Keys (Move Calculator)
  6086.      The right and left arrow cursor keys will move the calculator across the
  6087.      screen.  Use them to move the calculator to one side or the other to be
  6088.      able to see any part of your ZPAY 3 screen that may have been covered
  6089.      by the calculator.
  6090.  
  6091.        --- --- --- --- --- --- ---  ---------------------------- 
  6092.       |   |   |   |   |   |   |    |                            |
  6093.       |   |   |   |   |   |   |    |  ------------------------  |
  6094.       |   |   |   |   |   |   |    | |                      0 | |
  6095.       |   |   |   |   |   |   |    |  ------------------------  |
  6096.       |   |   |   |   |   |   |    |                            |
  6097.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6098.       |   |   |   |   |   |   |    | | 7 |  | 8 |  | 9 |  | / | |
  6099.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6100.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6101.       |   |   |   |   |   |   |    | | 4 |  | 5 |  | 6 |  | * | |
  6102.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6103.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6104.       |   |   |   |   |   |   |    | | 1 |  | 2 |  | 3 |  | - | |
  6105.       |   |   |   |   |   |   |    |  ----   ---    ---    ---  |
  6106.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6107.       |   |   |   |   |   |   |    | | 0 |  | · |  | = |  | + | |
  6108.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6109.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---   ----  |
  6110.       |   |   |   |   |   |   |    | | C |  |cE |  | % | |Move| |
  6111.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---  |<-->| |
  6112.       |   |   |   |   |   |   |    |                      ----  |
  6113.       |   |   |   |   |   |   |    |  Esc Quits - F10 to Paste  |
  6114.       |   |   |   |   |   |   |    |                            |
  6115.        --- --- --- --- --- --- ---  ---------------------------- 
  6116.  
  6117.  
  6118.                    APPENDIX C  Page C-8
  6119.  
  6120.      The Escape [Esc] Key
  6121.      The [Esc] key is the "quit" key.  Use it to quit using the calculator and 
  6122.      return to the ZPAY 3 edit screen.  You can quit using the calculator at 
  6123.      any time by pressing [Esc].  However, if you have not cleared the 
  6124.      calculator's display first by pressing [C], the next time you pop-up the 
  6125.      calculator (in the same ZPAY 3 session) it will have the last figures 
  6126.      displayed in its window.  When you exit out of ZPAY 3 to DOS, the 
  6127.      calculator will be automatically reset to zero "0" the next time you 
  6128.      start up ZPAY 3 and use the calculator. 
  6129.  
  6130.  
  6131.      The Paste Key [F10]
  6132.      The [F10] key will transfer (paste) the numbers currently displayed in 
  6133.      the calculator's window to the entry field in your ZPAY edit screen.  You 
  6134.      can use it to transfer any calculations to an edit or pay screen field.  
  6135.      The field will be the field your cursor resided when you popped up the 
  6136.      calculator. 
  6137.  
  6138.      Example: We can use the example from the Test Drive for calculating
  6139.               a commission for an employee's pay.
  6140.  
  6141.      Display the "Pay" edit screen.  Move the cursor to the "Commission
  6142.      Paid" entry field.
  6143.  
  6144.      Press [F3] to pop up the calculator on the screen.  In this example, 
  6145.      let's say this employee has $15,000.00 in sales, and gets a commission of 
  6146.      4%. 
  6147.  
  6148.      In the calculator, enter "15000", press the multiplication character [*] 
  6149.      and then enter "4", press the percent character [%] for the result.  You
  6150.      will see a result of "600" in the calculator window.
  6151.  
  6152.      Now all you have to do to paste this answer in the "Commission Paid" 
  6153.      entry (the field where your cursor resides) is to press the paste key 
  6154.      [F10]. The calculator disappears and 600 dollars will be transferred to 
  6155.      the "Commission Paid" field. 
  6156.  
  6157.      When the calculator disappeared, it had not been cleared.  So be sure to
  6158.      clear the calculator if you pop it up again during this ZPAY 3 session.
  6159.  
  6160.  
  6161.                    APPENDIX D  Page D-1
  6162.  
  6163.                         Appendix D
  6164.  
  6165.                          Reference
  6166.  
  6167.  
  6168.  
  6169.  
  6170.                    Forms Used By ZPAY 3
  6171.  
  6172.  
  6173.                      *  Checks
  6174.  
  6175.                      *  W-2 Forms
  6176.  
  6177.                      *  1099-MISC Forms
  6178.  
  6179.  
  6180.  
  6181.                    APPENDIX D  Page D-2
  6182.  
  6183.                           Checks
  6184.  
  6185.      The checks used for the ZPAY 3 Payroll System are a "general
  6186.      purpose" check form used by many accounts payable programs.
  6187.  
  6188.      We recommend this supplier for these forms:
  6189.  
  6190.      Deluxe Computer Forms
  6191.      1275 Red Fox Road
  6192.      P.O. Box 64046
  6193.      St. Paul, MN 55164-0046
  6194.  
  6195.      Call toll-free telephone number: 1-800-328-0304
  6196.      FAX number: 1-800-336-1112
  6197.  
  6198.      In Minnesota call collect: 1-612-631-8500
  6199.      FAX number: 1-612-631-9043
  6200.  
  6201.      Pin Feed Checks: # 1013
  6202.  
  6203.      Laser Form Checks: # 081013
  6204.  
  6205.      When ordering give ZPAY Payroll Systems Order Code Number:
  6206.      L02231 to insure getting the proper forms.
  6207.  
  6208.  
  6209.                    APPENDIX D  Page D-3
  6210.  
  6211.                          W-2 Forms
  6212.  
  6213.      The W-2 Forms used with ZPAY 3 are standard forms available from
  6214.      many computer supply firms.
  6215.  
  6216.      We recommend this supplier for the W-2 Forms (and the 1099 Forms):
  6217.  
  6218.  
  6219.      Nelco, Inc.
  6220.      3130 South Ridge Road
  6221.      P.O. Box 10208
  6222.      Green Bay, WI 54307-0208
  6223.      Voice telephone number: (414) 337-1000
  6224.      Fax telephone number:   (414) 336-5130
  6225.  
  6226.  
  6227.  
  6228.  
  6229.  
  6230.                       1099-MISC Forms
  6231.  
  6232.      The 1099-MISC Forms used with ZPAY 3 are standard forms
  6233.      available from many computer supply firms.
  6234.  
  6235.      See "W-2 Forms" above for the supplier we recommend for these
  6236.      1099-MISC forms.
  6237.  
  6238.  
  6239.                    APPENDIX E  Page E-1
  6240.  
  6241.                         Appendix E
  6242.  
  6243.                          Reference
  6244.  
  6245.  
  6246.  
  6247.  
  6248.                            LHarc
  6249.  
  6250.                      Archiving Program
  6251.  
  6252.  
  6253.  
  6254.                    APPENDIX E  Page E-2
  6255.  
  6256.      LHarc
  6257.  
  6258.      Unlike ZPAY 3 which is a program that requires payment, LHarc is a
  6259.      "public domain" program that anyone may copy and use without any
  6260.      payment.  The author has magnanimously placed this program in the
  6261.      public domain for others to use.
  6262.  
  6263.      You don't have to do anything special to use the LHarc file compression
  6264.      while you are using ZPAY 3.  ZPAY 3 utilizes LHarc in a way that is
  6265.      transparent to the ZPAY 3 user.  You just select the back-up option from
  6266.      the ZPAY 3 menu, and ZPAY 3 operates LHarc without your having to
  6267.      do anything else.
  6268.  
  6269.      However, LHarc is a useful tool for compressing files even when you are
  6270.      not using ZPAY 3.  You do not have to use ZPAY 3 to be able to use
  6271.      LHarc.  You will need to have a working knowledge of your computer's
  6272.      DOS command usage and how to navigate among different drives and
  6273.      directories of your computer.
  6274.  
  6275.      You can copy the LHarc program file to any disk or directory you want. 
  6276.      Refer to your computer's DOS manual for the procedure to copy a file
  6277.      from one place to another.
  6278.  
  6279.  
  6280.      LHarc Manual On-Disk
  6281.  
  6282.      There is a file named "LHARC.MAN" included with your ZPAY 3
  6283.      program files.  This file is an on-disk manual for the LHarc program.  It
  6284.      was written by the author of LHarc.  It contains in-depth explanations of
  6285.      all the ways you can use LHarc externally of ZPAY 3.
  6286.  
  6287.      For your convenience, on the next few pages we have included a few
  6288.      abbreviated examples of a couple of the most popular uses of LHarc. 
  6289.  
  6290.      These examples are not intended to replace the on-disk manual for
  6291.      LHarc, but are intended just to give you a head start in using it.
  6292.  
  6293.  
  6294.                    APPENDIX E  Page E-3
  6295.  
  6296.      How To Use LHarc
  6297.  
  6298.      LHarc uses the DOS command line with a variety of operating functional
  6299.      switches.
  6300.  
  6301.      If you just type "LHARC" and press [Enter], a help screen will be 
  6302.      displayed with descriptions of the various command line switches.
  6303.  
  6304.      Here is a representation of the help screen displayed by LHarc:
  6305.  
  6306.                     LHarc  version 1.00
  6307.  
  6308.          Copyright(c) Haruyasu Yoshizaki, 1988-89
  6309.  
  6310.      <<< High-performance file compression program >>> 
  6311.  
  6312.                           Usage:
  6313.  
  6314.      LHarc [<command>] [/<switches>[-|+|2|<optional>]]
  6315.      <archive> [<drive name>: | <base directory>\] [path
  6316.      name> ...]
  6317.  
  6318.               a:Add files to archive
  6319.               f:Freshen files in archive
  6320.             e,x:EXtract files from archive
  6321.               d:Delete files from archive
  6322.               s:make Self-extract archive
  6323.               u:Update files to archive
  6324.               m:Move new files into archive
  6325.               p:disPlay files in archive
  6326.             l,v:View List of files in archive
  6327.  
  6328.                       << switches >>
  6329.  
  6330.               r:Recursive collection of files
  6331.               x:allow eXtended file names
  6332.               p:Precise comparison of names
  6333.               a:allow any Attributes of files
  6334.               w:assign Work directory
  6335.               m:no Message for query
  6336.               c:ignore Comparison of times
  6337.               v:View files by another utility
  6338.  
  6339.  
  6340.                    APPENDIX E  Page E-4
  6341.  
  6342.      Examples
  6343.  
  6344.  
  6345.  
  6346.      An Example for Compressing One File
  6347.  
  6348.  
  6349.               LHARC A A:LETTERS C:\DOCS\MYFILE.TXT
  6350.  
  6351.  
  6352.      LHARC = command.
  6353.  
  6354.      A = Add file to the archive.
  6355.  
  6356.      A: = The drive you want your compressed file to be placed.
  6357.  
  6358.      \LETTERS = The name of the file to contain the file to be
  6359.                 compressed.
  6360.  
  6361.      C: = Drive designation containing the file you want to compress.
  6362.  
  6363.      \DOCS = The directory containing the file you want to compress.
  6364.  
  6365.      \MYFILE.TXT = The name of the file you want to compress.
  6366.  
  6367.  
  6368.                    APPENDIX E  Page E-5
  6369.  
  6370.      An Example for Compressing Several Files Into One File
  6371.  
  6372.  
  6373.               LHARC A A:LETTERS C:\DOCS\*.TXT
  6374.  
  6375.  
  6376.      LHARC = command.
  6377.  
  6378.      A = Add files to the archive.
  6379.  
  6380.      A: = The drive you want your compressed file to be placed.
  6381.  
  6382.      LETTERS =  The name of the file to contain all the files to be
  6383.                 compressed that have the extension ".TXT".
  6384.  
  6385.      C: = Drive designation containing the files you want to compress.
  6386.  
  6387.      \DOCS =    The directory containing all the ".TXT" files you want to
  6388.                 compress.
  6389.  
  6390.      \*.TXT =   All the files that have and extension ".TXT" that you
  6391.                 want to compress.
  6392.  
  6393.  
  6394.                    APPENDIX E  Page E-6
  6395.  
  6396.      An Example for Un-Compressing a Compressed File
  6397.  
  6398.  
  6399.               LHARC X A:LETTERS.LZH C:\DOCS
  6400.  
  6401.  
  6402.      LHARC = command.
  6403.  
  6404.      X =  Extract (un-compress) each of the compressed files from the file
  6405.           containing the compressed files.
  6406.  
  6407.      A: = Drive designation containing the compressed files.
  6408.  
  6409.      LETTERS.LZH = The file name of the compressed file.
  6410.  
  6411.      C: = The drive you want your un-compressed files to be placed.
  6412.  
  6413.      DOCS =  The name of the directory you want your un-compressed files
  6414.              to be placed.
  6415.  
  6416.  
  6417.                    INDEX 
  6418.  
  6419.                           Index
  6420.  
  6421.  
  6422.      1099 forms  3-16
  6423.      1099 totals  3-16
  6424.      1099-MISC forms  D-3
  6425.  
  6426.                              A
  6427.  
  6428.      Active  3-15
  6429.      Add  4-12, 5-12, 5-13
  6430.      Add & post  3-22, 4-23, 5-18
  6431.      Additional W/H federal  B-15
  6432.      Additional W/H state  B-15
  6433.      Allocated tips  B-15
  6434.      Allowances  A-19
  6435.      Amount for each itemized deduction  A-18
  6436.      Amount to withhold  A-4, A-5, A-15, A-16, A-17, A-30, A-31
  6437.  
  6438.                              B
  6439.  
  6440.      Back up  4-31, 5-28
  6441.      Back up data files  3-4
  6442.      Base on gross  A-9
  6443.      Base on gross or tax  A-25
  6444.      Base on tax  A-9
  6445.      Bonus paid  B-17
  6446.  
  6447.                              C
  6448.  
  6449.      Calculate by percent  A-9
  6450.      Calculate by table  A-9
  6451.      Calculate by table or percent  A-24
  6452.      Calculator  4-11, C-2
  6453.      California  4-6, A-14
  6454.      Changing the password  3-4
  6455.      Check register  3-17, 4-28
  6456.      Checks  3-16, 5-20
  6457.           Comments  4-26
  6458.           No checks  3-17
  6459.           Pre-printed check numbers  4-26
  6460.           Register  3-17, 4-28
  6461.           Sorting  4-27
  6462.           Starting check number  4-26
  6463.      Checks (forms)  D-2
  6464.      Collected tips  B-17
  6465.      Comment  5-22
  6466.      Comments  4-26
  6467.      Commission paid  B-19
  6468.      Commission paid employees  B-13
  6469.      Commissioned employee  4-20
  6470.      Complete  3-15
  6471.      Constant  B-16
  6472.  
  6473.                    INDEX 
  6474.  
  6475.      Copy local  3-7
  6476.      Copy state  3-7
  6477.      Cost  3-15
  6478.      Cost accounting code  B-11
  6479.      Cost labels  B-5
  6480.      CPA's   5-17
  6481.      Current  3-15
  6482.      Customer support  1-12
  6483.      Cut off amount  A-8
  6484.      Cut-off date  4-2
  6485.  
  6486.                              D
  6487.  
  6488.      Data  5-10
  6489.      Data Edit Menu  3-7
  6490.      Data file
  6491.           Employer  4-30
  6492.      Data files  3-8, 4-8
  6493.           Add  4-12
  6494.           Backup  3-4
  6495.           Calculator  4-11
  6496.           Department numbers  3-8
  6497.           Edit  4-10
  6498.           Employee  3-8, 4-10
  6499.           Employee numbers  3-8, 3-9, 3-10
  6500.           Employer  3-8, 4-9, B-3
  6501.           Export  3-4
  6502.           next  4-10
  6503.           Quit  4-15
  6504.           Restore  3-4
  6505.      Date  3-11, 3-17, 3-22, 5-3
  6506.           Cut-off date  4-2
  6507.      Date employed  B-11
  6508.      Deduct federal withholding  A-28
  6509.      Deductions  B-6, B-18
  6510.           Amount for each itemized  A-18
  6511.           Estimated  A-18
  6512.           Standard  A-18
  6513.      Department numbers  3-8
  6514.  
  6515.                              E
  6516.  
  6517.      Earnings  B-17
  6518.      Edit  4-10
  6519.      Editing controls  1-9
  6520.           Function keys  1-15
  6521.      Employee  3-8, 4-10, 5-11
  6522.      Employee data files  B-9
  6523.           Employee type - H,S,C,N,U  B-15
  6524.           Marital status federal  B-9
  6525.      Employee numbers  3-8, 3-9, 3-10
  6526.      Employee type - H,S,C,N,U  B-15
  6527.  
  6528.                    INDEX 
  6529.  
  6530.      Employees data files
  6531.           Additional W/H federal  B-15
  6532.           Additional W/H state  B-15
  6533.           Allocated tips  B-15
  6534.           Bonus paid  B-17
  6535.           Collected tips  B-17
  6536.           Commission paid  B-19
  6537.           Commission paid employees  B-13
  6538.           Constant  B-16
  6539.           Cost accounting code  B-11
  6540.           Deductions  B-18
  6541.           Earnings  B-17
  6542.           Exempt from W/H  B-14
  6543.           Federal tax  B-18
  6544.           Gross pay  B-17
  6545.           Hourly paid employees  B-12
  6546.           Local tax  B-18
  6547.           M.T.D.  B-16
  6548.           Marital status state  B-9
  6549.           Net check paid  B-17
  6550.           Non-employee  B-13
  6551.           Non-employee pay  B-18
  6552.           not used  B-18
  6553.           Number of exemptions federal  B-14
  6554.           Number of exemptions local  B-14
  6555.           Number of exemptions state  B-14
  6556.           Overtime one hours worked  B-19
  6557.           Overtime rate one  B-13
  6558.           Overtime two hours worked  B-19
  6559.           Pay period  B-10
  6560.           Pay rate  B-12
  6561.           Period  B-16
  6562.           Q.T.D.  B-16
  6563.           Rate two  B-14
  6564.           Regular hours worked  B-19
  6565.           Reported tips  B-17
  6566.           Salary paid employees  B-12
  6567.           SDI deduction  B-18
  6568.           SSAN  B-11
  6569.           State tax  B-18
  6570.           Vacation hours  B-19
  6571.           Vacation pay  B-17
  6572.           Y.T.D.  B-17
  6573.      Employer  3-8, 3-15, 4-9, 4-30, 5-10
  6574.      Employer data files  B-3
  6575.           Cost labels  B-5
  6576.           Deductions  B-6
  6577.           Federal I.D. number  B-3
  6578.           Local I.D. number  B-4
  6579.           State I.D. number  B-4
  6580.      End printing with  3-13, 5-20
  6581.      Enter  3-22, 4-18, 5-15, 5-16
  6582.      Estimated deductions  A-18
  6583.  
  6584.                    INDEX 
  6585.  
  6586.      Exemption
  6587.           Amount per dependent  A-28
  6588.           Married  A-12, A-27
  6589.           Per dependent  A-12
  6590.           Single  A-12, A-27
  6591.           Subtract after calculation  A-12, A-28
  6592.           Subtract before calculation  A-12, A-28
  6593.      Exemptions
  6594.           Federal  B-14
  6595.           Local  B-14
  6596.           State  B-14
  6597.           Withholding  B-14
  6598.      Exit  3-11, 3-18, 3-22
  6599.           Exit  3-22
  6600.           Stay  3-22
  6601.      Exit string  3-14, 4-27, 5-23
  6602.      Export data files  3-4
  6603.  
  6604.                              F
  6605.  
  6606.      F1 key  5-12
  6607.      F10 key  5-13
  6608.      F2 key  5-12
  6609.      F3 key  5-13
  6610.      Features  1-2
  6611.      Federal exemption allowance  A-3
  6612.      Federal I.D. number  B-3
  6613.      Federal tax  4-5, B-18
  6614.      Federal tax tables  A-3
  6615.      Federal unemployment tax  A-3
  6616.      FICA  A-3, A-13, A-28, B-14
  6617.      File  3-11, 4-3, 5-4
  6618.      File name  3-17, 4-3
  6619.      File names  3-4
  6620.      Files missing  5-5
  6621.      Find  5-16
  6622.      First record  5-20
  6623.      Forms
  6624.           1099-MISC forms  D-3
  6625.           Checks  D-2
  6626.           W-2 forms  D-3
  6627.      Function keys
  6628.           Editing controls  1-15
  6629.  
  6630.                              G
  6631.  
  6632.      Gross pay  B-17
  6633.  
  6634.                              H
  6635.  
  6636.      Hourly employee  4-21
  6637.      Hourly paid employees  B-12
  6638.  
  6639.                    INDEX 
  6640.  
  6641.                              I
  6642.  
  6643.      Index  3-11
  6644.      Init string  3-14, 4-26, 5-23
  6645.      Installing ZPAY 3  2-22
  6646.  
  6647.                              J
  6648.  
  6649.                              K
  6650.  
  6651.                              L
  6652.  
  6653.      Labels  3-17
  6654.      Last record  5-20
  6655.      LHarc compression  5-29, E-2
  6656.           Example for compressing one file  E-4
  6657.           Example for compressing several files  E-5
  6658.           Example for un-compressing files  E-6
  6659.           How to use LHarc  E-3
  6660.           Manual (on-disk)  E-2
  6661.      LHarc file compression  4-31
  6662.      Limit of unemployment  A-8, A-23
  6663.      Local I.D. number  B-4
  6664.      Local tax  4-7, B-18
  6665.      Local tax tables  A-23
  6666.      Local withholding  A-24
  6667.      Long  3-17
  6668.  
  6669.                              M
  6670.  
  6671.      M.T.D.  B-16
  6672.      Mail  3-17
  6673.      Married personal exemption  A-12, A-27
  6674.      Married standard deduction  A-25, A-26
  6675.      Married tax credits  A-20
  6676.      Maximum on wages to tax  A-7, A-23
  6677.      Maximum standard deduction  A-11, A-27
  6678.      Menus
  6679.           Backup  3-4
  6680.           Checks  3-16
  6681.           Copy Local  3-7
  6682.           Copy State  3-7
  6683.           Data Edit Menu  3-7
  6684.           Data files  3-8
  6685.           Date  3-4, 3-11
  6686.           Employee  3-8
  6687.           Employer  3-8
  6688.           End printing with  3-13
  6689.           Exit  3-4, 3-11, 3-18, 3-22
  6690.           Export  3-4
  6691.           Federal tax  3-7
  6692.           File  3-4, 3-11
  6693.           File name  3-3
  6694.  
  6695.                    INDEX 
  6696.  
  6697.           Index  3-11
  6698.           Local tax  3-7
  6699.           Main Control Menu  3-3
  6700.           Menu selections  3-12
  6701.           Misc  3-17
  6702.           Month  3-16
  6703.           Navigating  1-8, 3-2
  6704.           Password  3-4
  6705.           Pay  3-4, 3-21
  6706.           Payroll Entry Menu  3-21
  6707.           Payroll Reporting Menu  3-13
  6708.           Period  3-15
  6709.           Quarter  3-16
  6710.           Register  3-17
  6711.           Reports  3-4
  6712.           Restore  3-4
  6713.           Rework  3-11
  6714.           Start printing with  3-13
  6715.           State taxes  3-7
  6716.           Stay  3-4, 3-11, 3-18
  6717.           Tax  3-7
  6718.           Utilities  3-22
  6719.           Utility  3-4, 3-11, 3-17
  6720.           Year  3-16
  6721.      Minimum of range  A-4, A-5, A-15, A-16, A-17, A-30, A-31
  6722.      Minimum standard deduction  A-11, A-27
  6723.      Misc  3-17
  6724.           Labels  3-17
  6725.           Long  3-17
  6726.           Mail  3-17
  6727.           Phone  3-17
  6728.           Short  3-17
  6729.      Missing files  5-5
  6730.      Month  3-16
  6731.      Mouse  1-12
  6732.  
  6733.                              N
  6734.  
  6735.      Naming files  3-4
  6736.      Net check paid  B-17
  6737.      Next  4-10, 5-16, 5-18
  6738.      No checks  3-17
  6739.      Non-employee  4-9, 4-22, B-13
  6740.      Non-employee pay  B-18
  6741.      Non-employees  5-17
  6742.      Not used  B-18
  6743.      Note for CPA's  5-17
  6744.      Number of exemptions federal  B-14
  6745.      Number of exemptions local  B-14
  6746.      Number of exemptions state  B-14
  6747.      Numbers  3-10
  6748.           Order of sorting  3-9, 3-10
  6749.  
  6750.                    INDEX 
  6751.  
  6752.                              O
  6753.  
  6754.      Overtime one hours worked  B-19
  6755.      Overtime rate one  B-13
  6756.      Overtime rate two  B-14
  6757.      Overtime two hours worked  B-19
  6758.  
  6759.                              P
  6760.  
  6761.      Paper torn  5-20
  6762.      Password  1-7, 5-3, 4-2
  6763.      Pay  3-21, 4-16, 5-14
  6764.           Add & post  3-22
  6765.           Enter  3-22
  6766.           Prepare  3-21
  6767.      Pay period  B-10
  6768.      Pay rate  B-12
  6769.      Paychecks
  6770.           Print  4-25
  6771.      Payroll
  6772.           Add& post  4-23
  6773.           back up  4-31
  6774.           Commissioned employee  4-20
  6775.           Enter  4-18
  6776.           Hourly employee  4-21
  6777.           Non-employee  4-22
  6778.           pay  4-16
  6779.           Period  4-29
  6780.           Prepare  4-17
  6781.           Report  4-29
  6782.           Salaried employee  4-19
  6783.      Payroll cut-off date  4-2
  6784.      Payroll data  5-10
  6785.      Payroll Entry menu  3-21
  6786.      Payroll name  5-4
  6787.      Payroll period  4-16
  6788.      Payroll Reporting Menu  3-13
  6789.      Percent over minimum  A-4, A-5, A-15, A-16, A-17, A-30, A-31
  6790.      Period  3-15, 4-29, B-16
  6791.           Active  3-15
  6792.           Complete  3-15
  6793.           Cost  3-15
  6794.           Current  3-15
  6795.           Employer  3-15
  6796.           Single  3-15
  6797.           Wide active  3-15
  6798.           Wide complete  3-15
  6799.           Wide current  3-15
  6800.      Phone  3-17
  6801.      Pre-printed check numbers  4-26, 5-22
  6802.      Prepare  3-21, 4-17, 5-15
  6803.      Previous  5-16
  6804.      Print paychecks  4-25, 5-21
  6805.      Print report  5-25
  6806.  
  6807.                    INDEX 
  6808.  
  6809.      Print reports  4-25
  6810.      Printer
  6811.           Daisy wheel  3-14
  6812.           Dot-matrix  3-14
  6813.      Printers  4-26, 5-22
  6814.           Exit string  4-27
  6815.           Init string  4-26
  6816.           LaserJet  3-14
  6817.  
  6818.                              Q
  6819.  
  6820.      Q.T.D.  B-16
  6821.      Quarter  3-16
  6822.           Tax  3-16
  6823.      Quit  4-15, 5-16, 5-18
  6824.  
  6825.  
  6826.                              R
  6827.  
  6828.      Range of records printed  5-20
  6829.      Rate two
  6830.           Rate  B-14
  6831.      Register  3-17, 4-28
  6832.      Regular hours worked  B-19
  6833.      Reimbursements  5-17
  6834.      Report  4-29, 5-25
  6835.      Reported tips  B-17
  6836.      Reports  5-20
  6837.           Print  4-25
  6838.      Restore data files  3-4
  6839.      Rework  3-11
  6840.  
  6841.                              S
  6842.  
  6843.      Salaried employee  4-19
  6844.      Salary paid employees  B-12
  6845.      SDI
  6846.           Employee rate  A-14
  6847.           Employer rate  A-14
  6848.      SDI deduction  B-18
  6849.      SDI tax  A-8
  6850.      Short  3-17
  6851.      Single  3-15
  6852.      Single personal exemption  A-12, A-27
  6853.      Single standard deduction  A-25, A-26
  6854.      Single tax credit  A-20
  6855.      Sorting  4-27
  6856.      SSAN  B-11
  6857.      Standard deduction
  6858.           After calculation  A-12, A-27
  6859.           Amount  A-9, A-25
  6860.           Before calculation  A-12, A-27
  6861.           Married  A-25, A-26
  6862.  
  6863.                    INDEX 
  6864.  
  6865.           Maximum  A-11, A-27
  6866.           Minimum  A-11, A-27
  6867.           Percent  A-9, A-25
  6868.           Single  A-25, A-26
  6869.      Standard deductions  A-18
  6870.      Start a new payroll
  6871.           Back-up the payroll files  5-28
  6872.           Print report  5-25
  6873.      Start printing with  3-13, 5-20
  6874.      Start ZPAY 3  5-3  4-2
  6875.      Starting a new payroll
  6876.           At-A-Glance  5-1
  6877.           Create tax tables  5-5
  6878.           Enter payroll data  5-10
  6879.           Password  5-3
  6880.           Payroll date  5-3
  6881.           Print checks and reports  5-20
  6882.           Print paychecks  5-21
  6883.           Procedure in detail  5-2
  6884.           Run the payroll  5-14
  6885.      Starting check number  4-26, 5-22
  6886.      State I.D. number  B-4
  6887.      State tax  4-6, B-18
  6888.      State tax tables  A-7
  6889.           California only  A-14
  6890.      State withholding  A-8
  6891.      Stay  3-11, 3-18, 3-22
  6892.      Subtract dependent exemption  A-28
  6893.      Subtract personal exemption  A-28
  6894.      System requirements  1-4
  6895.           Memory  1-4
  6896.  
  6897.                              T
  6898.  
  6899.      Table for heads of household  A-17
  6900.      Table for married persons  A-5, A-16, A-31
  6901.      Table for single persons  A-4, A-15, A-30
  6902.      Tax  3-16
  6903.           Base on gross  A-25
  6904.           Base on tax  A-25
  6905.           Calculate by percent  A-24
  6906.           Calculate by table  A-24
  6907.           Credit single  A-20
  6908.           Credit table  A-19
  6909.           Credits married  A-20
  6910.           Federal tax tables  A-3
  6911.           Maximum on wages to tax  A-23
  6912.           SDI  A-8
  6913.           State tax tables  A-7
  6914.      Tax credit table  A-19
  6915.      Tax tables  4-6, 5-5
  6916.           California (only)  4-6
  6917.           Federal tax  4-5
  6918.  
  6919.                    INDEX 
  6920.  
  6921.           Local tax  4-7
  6922.           State tax  4-6, 4-4
  6923.      Test drive  4-1
  6924.           Start ZPAY 3  4-2
  6925.      Torn paper  5-20
  6926.      Training tax rate (California)  A-14
  6927.  
  6928.                              U
  6929.  
  6930.      Unemployment tax  A-3
  6931.      Utilities  3-22
  6932.           Date  3-22
  6933.           File Name  3-22
  6934.      Utility  3-11, 3-17, 4-3, 5-4
  6935.           Date  3-17
  6936.           File name  3-17
  6937.  
  6938.                              V
  6939.  
  6940.      Vacation hours  B-19
  6941.      Vacation pay  B-17
  6942.  
  6943.                              W
  6944.  
  6945.      W2 forms  3-16, D-3
  6946.      Warranty  1-12
  6947.      Wide active  3-15
  6948.      Wide complete  3-15
  6949.      Wide current  3-15
  6950.      Withholding  A-28
  6951.           Additional W/H federal  B-15
  6952.           Additional W/H state  B-15
  6953.           Deduct after calculation  A-13, A-29
  6954.           Deduct before calculation  A-13, A-29
  6955.           Federal  A-13
  6956.           Local  A-24
  6957.           State  A-8
  6958.  
  6959.                              X
  6960.  
  6961.                              Y
  6962.  
  6963.      Y.T.D.  B-17
  6964.      Year  3-16
  6965.           1099 forms  3-16
  6966.           1099 totals  3-16
  6967.           W2 forms  3-16
  6968.           Yearly  3-16
  6969.      Yearly  3-16
  6970.  
  6971.                              Z
  6972.  
  6973.  
  6974.       
  6975.  
  6976.